信息化環境中檔案管理的創新策略

張杰

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-271-01

摘要 隨著信息化社會的到來以及互聯網的普及，傳統檔案管理工作的弊端逐漸顯現。新環境、新技術也給檔案管理工作帶來前所未有的機遇。鑒于此，本文對信息化環境中檔案管理的創新策略進行探討，希望能全面提升檔案管理水平。

關鍵詞 信息化環境 檔案管理 創新策略

信息化社會的到來促使檔案管理工作向著科學化、規范化方向邁進。信息技術的突飛猛進一方面拓寬了檔案管理的內涵，一方面為檔案管理提供了新的條件和途徑。在信息化環境中，積極探究檔案管理的創新策略，具有重要指導意義。

一、傳統檔案管理的不足

（一）檔案管理工作量大

傳統檔案管理工作量大、內容復雜，包含圖紙、圖表、原始文件等多種資料，而巨各種資料需要反復查閱，文檔種類多、數量多，傳統庫存管理檔案的方式不僅給工作人員帶來巨大工作壓力，還容易出現各種錯誤。可以說，傳統檔案管理工作已經無法更好地滿足時代發展討檔案管理的需求。

（二）檔案利用難度大

檔案是非常重要的資源，在企業、社會發展中起著重要作用。在傳統檔案管理過程中，檔案利用誰度大，對檔案資源的仟發利用不足。傳統檔案管理的重心是保管，將各種檔案資源靜止的保管起來，對檔案的開發利用不到位。再加上檔案管理硬件條件不佳，查閱資料需要花費大量的時伺、精力，檔案開發利用難度大。

（三）難以實現信息共享

檔案資源種類多、用戶范圍廣，部分檔案資源有著相互借鑒和資料共享的可能。但是，傳統人工檔案管理的方式很難實現檔案信息資源的有效共享，檔案資源的利用很容易受到時間、地點、人為等因素的影響。

二、信息化環境中檔案管理的創新策略

（一）樹立信息化檔案思維

隨著社會的不斷進步和發展，掃描儀、打印機等設備得到了廣泛運用，這也使得傳統辦公模式向著無紙化時代邁進，故而，檔案管理工作也應朝著信息化、科技化方向邁進。新形勢下，檔案工作人員必須樹立信息化檔案思維，真正認識到信息化檔案管理的重要性，全面思考、改革傳統檔案管理的內容、形式，徹底改變傳統被動的檔案管理工作模式，積極、主動的開展信息化檔案管理工作。檔案管理人員必須具備全新的信息化思維意識，重新審視高新技術對檔案管理方式、檔案流轉環節、檔案用戶體驗以及檔案文化傳播渠道等帶來的變化，以共享、開放、合作的視角思考檔案管理工作。信息化檔案管理人員還要全面提高自身綜合素質，主動收集各種信息、優化卷宗質量，全面提升檔案管理水平，充分挖掘檔案價值，真正發揮檔案管理的重要作用。另外，檔案管理工作人員還要加強學習與培訓，尤其是要加強對計算機基礎等信息化技術的學習力度，全面提升自己的信息化素養，從而更好地滿足新形勢下檔案管理的需求。與此同時，企業領導應加強對信息化檔案管理工作重要性的認識，并給予信息化檔案管理足夠的經費、人員支持。

（二）創新檔案管理機制

檔案管理工作的良性運轉能促使企業健康、和i皆發展。但是，信息化檔案管理工作面廣、涉及因素多，很容易受到各種因素的影響。故而，在新形勢下，企業必須創新檔案管理機制，全面提買脂息化檔案管理水平。企業要結合自己發展的實際情況，制定科學合理的崗位職責、工作細則、規章制度，將信息化檔案管理直接納入企業日常管理工作中去，集中進行統一管理，并進行全面的監督檢查。與此同時，加強目標責任考核，按照誰主管、誰負責的原則責任到人、獎罰分明，還要細化崗位職責，制定明確的績效指標和工作目標，充分調動檔案管理人員的工作積極性，使其自覺履行自身責任與義務。

（三）健全檔案管理標準

為了更好地加強信息化檔案管理質量，必須建立健全完善的檔案管理標準，從而使得各項信息化檔案管理工作有章可循。檔案管理部門應使用統一標準的檔案管理系統和格式結構，各種檔案資料必須有序管理，從文件備份、分類整理、交接手續等小細節人手，嚴格歸檔材料要求。另外，還需要創建標準的檔案管理信息平臺，根據這一系統進行檔案運作，通過檔案管理信息平臺進行查閱、借閱和歸檔，并全程跟蹤檔案利用全過程。

（四）確保電子檔案安全

確保電子檔案的安全性是加強檔案管理的基礎，具體可從如下方面人手：1.加強檔案管理系統的安全性，保障數據庫的安全。2.對數據庫中的信息進行加密處理，并對各種數據信息進行全過程監督，保證各項信息數據的安全性和真實性。3.及時備份。對數據庫中的信息資料進行備份，保障各項檔案數據的安全性與完整性。4.動態監控檔案調動全過程，并對檔案調動過程進行全程記錄，以便檔案檢查。5.全面提高檔案管理人員的安全意識，使其真正認識到檔案安全的重要性，加強信息檔案管理硬件設備與軟件管理，不泄露各種檔案信息。

三、結語

綜上所述，本文以傳統檔案管理的不足為切入點，從信息化檔案思維、管理機制、管理標準、檔案安全等角度，詳細論述了信息化環境中檔案管理的創新策略，多角度人手，旨在為 錢工作提供理論指導。

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