企業檔案信息化建設對策研究

張燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-272-01

摘要 在企業的管理與經營中，檔案管理發揮著非常顯著的重要作用，其不但能夠為企業的各項決策工作提供必要的信息支撐，同時，還能通過檔案資料的整合與利用，采為企業的經營與發展奠定基礎等。因此，加快企業檔案管理的信息化建設，是企業檔案管理的一個重要發展要求，其對于企業的發展與進步起著非常重要的影響作用。所以說，我們必須要強化企業檔案管理的信息化建設，進一步促進檔案管理工作效率和質量的提升。基于此，本文主要對企業檔案信息化建設對策進行了分析。

關鍵詞 企業檔案 信息化建設 對策研究

隨著信息時代的到來，企業檔案管理手段及管理模式等發生了深刻的變化，企業檔案信息化勢在必行。企業檔案作為企業重要信息資源，在企業信幾息化建設中具有重要作用。

一、企業檔案信息化建設的必要性

（一）有助于提高檔案管理的工作效率

檔案信息化的應用可以避免紙質檔案收集、整理等方面的弊端，降低了檔案管理人員花費的時間和精力，減輕工作人員的負擔，提高了工作效率。同時，檔案的變動都可以通過計算機記錄、調整等，使企業領導能及時根據實際情況作出正確決策。

（二）檔案更便于保存

紙質檔案材料內容繁多，不利于長時間保存，而計算機技術可以使檔案材料以多種形式保存起來，一定程度上避免檔案材料的丟失和損壞。同時，通過信息技術建立的電子檔案，可以規范檔案管理，能夠將不同類別的檔案按其特點保存。

（三）提升檔案檢索效率

企業檔案的利用通過綜合應用管理系統，可以實現多途徑多方式的利用檢索，工作的效率會提高很多。當然，企業檔案的信息要達到此目的，必須要按照檔案管理規律和規范，設計構建出一套科學的網絡檔案管理流程和程序。

二、企業檔案信息化建設對策

（一）領導者要轉變觀念，加大重派賜到更

在當今網絡化和數字化背景下，企業領導者要認清形勢，看到檔案信息化的重要性，從而運用信息化手段來加強檔案管理工作。首先，企業的檔案部門要對自身有明確的定位，不能因為領導忽視而產生消極懈怠情緒，要及時加強與領導者的溝通，讓領導者明白做好檔案信息化工作的深遠意義。其次，領導者自身要與關注社會發展主流，學習先進的管理理念，利用信息技術提高檔案管理水平，從而不斷加大信息化建設的資金投入，為檔案信息化建設提供物質和資金基礎。

（二）檔案管理制度

企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全電子檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。落實好各項保障措施，根據電廠檔案的特點，執行相關技術標準，規范電子檔案的數據格式，實現電子檔案的全程管理。企業應保證電子檔案真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的電子檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關電子檔案與紙質檔案的一致性。

（三）網絡基拙設施

網絡是檔案信息系統得以實施的基礎。檔案信息化必項要建立在.個可靠、穩定、安全的網絡環境中。關鍵線路主要實現雙鏈路，增強網絡交換能力，優化內部網絡布線。網絡檔案管理功能可以在現有的網絡基礎上進一步開發，實現檔案信息化。

（四）硬件配備叉數據庫系繞開發

根據企業實際情況對數據庫的運行模式，服務器的型號、數量及工作模式，存儲設備、存儲地點和存儲方式進行分析比較，選擇最佳配置方案。

（五）完善的安全體系

建設成果是企業生存和發展立于不敗之地的關鍵，保障企業檔案信息不被泄露，是企業檔案管理人員的重要任務。建立檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息和系統安全，保證歸檔電子文件真實、完整、有效的必要措施。要強化對檔案辦公計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備、應用系統必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統與互聯網采取物理隔離，涉密計算機嚴禁連接互聯網且不能通過互聯網傳遞企業的涉密信息，并通過相應的獎懲制度約束職業行為。

（六）做好檔案信息化人才隊伍建設

隊伍結構、能力、水平要與企業信息化建設相匹配，與社劊言息化發展水平相適應。主要包括系統分析人員、仟發人員、測試人員和管理人員，加強在職培訓和業務學習，提高其自身綜合素質。同時，企業要著重建立一支以復合型人才為核心、管理型人才為基礎的隊伍來滿足企業檔案信息化建設日益增長的需求。

三、結語

互聯網技術向各個行業滲透是一個趨勢，檔案管理引入互聯網信息技術也是一個必然的發展過程中選擇，借助互聯網信息技術建設的檔案信息管理系統能夠幫助部門提高檔案管理的效率。一方面，能夠打破時間和空間上的限制，方便用戶對檔案信息進行共享。另一方面。能夠對檔案進行及時的信息溯源和更新，方便刊一些特殊的項目檔案信息進行及時的歸檔存儲。

參考文獻：

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