智能化發(fā)展在檔案管理中的應(yīng)用

鄭穎

中圖分類號(hào)：6271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-278-01

摘要 當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)都在追求效率，只有效率的提升才能夠滿足現(xiàn)代人們的需要，檔案管理工作也是如此。只有提升檔案查找的效率，提升檔案管理的效果才能夠滿足社會(huì)公眾的需求。隨著生活節(jié)奏的加快，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，為了能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化。檔案管理人員需要智能化應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中。本文通過(guò)對(duì)比以往檔案管理以及現(xiàn)代檔案管理的不同效果，突出智能化管理的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞 智能化 檔案管理 應(yīng)用

智能化的應(yīng)用和普及為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了諸多的便利，不僅提升了工作效率，同時(shí)降低了工作中的失誤率。檔案管理是一項(xiàng)較為繁復(fù)的工作，智能化計(jì)算機(jī)應(yīng)用之前，檔案管理工作完全依靠人工進(jìn)行管理，不僅工作量大，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤，給檔案管理工作帶來(lái)諸多不變。智能化計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工：作中之后，檔案管理的效率以及效果有了大幅度的提斤，由此可見(jiàn)，智能化計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升具有重要意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作量大，效率低

傳統(tǒng)檔案管理需要檔案管理人員一一對(duì)檔案信息進(jìn)行登記和記錄，由于檔案信息較多，檔案管理人員的工作量較大。不僅如此由于所有的檔案登記、查找工作都是由人工進(jìn)行操作，因而導(dǎo)致檔案管理效率相對(duì)較低。傳統(tǒng)檔案管理在沒(méi)有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用之時(shí)，聽有的工作只能靠工作人員來(lái)完成。

（二）檔案管理安全性差

傳統(tǒng)的檔案管理通常是依靠管理人員進(jìn)行檔案資料的保管，由于檔案資料眾多，在管理的過(guò)程中應(yīng)用由于管理人員的失誤導(dǎo)致檔案丟失，因而檔案管理的安全性較低。除此之外，之前的檔案通常是由紙質(zhì)而成，在管理的過(guò)程中經(jīng)常面臨檔案被雨水淋濕的風(fēng)險(xiǎn)，因而檔案導(dǎo)致檔案管理的安全性較差。

（三）檔案信息查找困難

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之前，所有的檔案信息查詢都是靠人工去完成，由于檔案信息多，在查找的過(guò)程中往往浪費(fèi)較多的時(shí)間。同時(shí)在查找的過(guò)程中還面臨檔案信息陳舊、破損等方面的問(wèn)題，因而導(dǎo)致檔案信息的查找極為困難。

二、智能化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）提升檔案管理的效率

智能化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用大大提升了檔案管理的效率，檔案管理人員可以將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并且會(huì)根據(jù)識(shí)別的結(jié)果對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的分類。不僅如此智能化計(jì)算計(jì)的運(yùn)用還可以一次性的處理所有的檔案信息，大大提升了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（二）提升檔案管理的安全性

智能化計(jì)算機(jī)的應(yīng)用可以提升檔案的安全性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先將檔案信息輸人計(jì)算機(jī)之后，計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)備份。當(dāng)紙質(zhì)檔案丟失或者損毀之后，仍然可以從計(jì)算機(jī)當(dāng)中將檔案調(diào)取出來(lái)。提升檔案信息的安全性。不僅如此，電子版的檔案信息還具有加密功能，在未經(jīng)檔案管理人員授權(quán)之時(shí)，任何人都無(wú)法瀏覽檔案中的信息，智能計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用提升了檔案信息的保密性，增強(qiáng)了檔案信息的安全性。除此之外，智能化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用可以避免紙質(zhì)檔案被雨水毀壞的幾率，檔案的安全性也隨之提升。

（三）檔案信息查找更方便

智能化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案信息查找的便利性。人們可以根據(jù)檔案信息中的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)輸人的關(guān)鍵詞為其提供檔案信息。如此可以減少人們翻閱查找的時(shí)間，提升檔案信息查找的便利性。不僅如此智能化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，打破了查閱地點(diǎn)的局限性。在此之前，人門若箱查閱關(guān)于檔案信息中的內(nèi)容，需要實(shí)際到檔案管理處進(jìn)行查詢，而將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之后，人們可以在任何地方查找所需的的檔案信息。由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)在檔案管理的中的應(yīng)用，使得人們?cè)诓檎覚n案信息時(shí)變得更加靈活和方便。人們不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷更新，人們對(duì)工作效率的追求也在逐漸提升。高效的工作效果不僅可以為人們解決大量的時(shí)間，同時(shí)還能夠減輕工作人員的壓力。而要做到提升工作質(zhì)量以及工作效果，只依靠人為的力量是難以做到的。因而需要運(yùn)用智能化計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用，幫助檔案管理人員解決了諸多難題，管理人員不需要丙擔(dān)憂檔案的保存以及安全性等問(wèn)題，通過(guò)將檔案信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，就可以解決所有問(wèn)題，不僅方面檔案管理人員對(duì)檔案的管理，同時(shí)方便人們進(jìn)行檔案信息的查閱。

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