國企秘書工作理念及能力要求探討

[摘 要]秘書作為企業(yè)內(nèi)部溝通的“橋梁”，在企業(yè)中起到了舉足輕重的作用，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，國有企業(yè)規(guī)模的進一步擴大，企業(yè)對秘書的要求也越來越高。本文從秘書的工作理念著手，深入分析國有企業(yè)秘書應(yīng)該具備的各項能力，希望能為國有企業(yè)秘書提供指導(dǎo)和參考。

[關(guān)鍵詞]國企；秘書；工作理念；能力

作為全民所有制企業(yè)，國企的經(jīng)營規(guī)模相對于民營企業(yè)和私人企業(yè)更大，這就意味著國有企業(yè)的工作較之其他企業(yè)更為復(fù)雜繁瑣，也就是說國有企業(yè)的秘書只有樹立正確的工作理念，具備出色工作能力才能及時扮演好溝通橋梁的角色，溝通協(xié)作好企業(yè)內(nèi)部的工作，及時的交流信息，確保企業(yè)順利運行。

1 秘書的工作理念和角色定位

1.1 工作理念

秘書作為一種協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理大小事務(wù)的職業(yè)，在整個企業(yè)當(dāng)中有著不可忽視的地位，在某種層面上，秘書甚至決定了企業(yè)發(fā)展的好壞，只有秘書擁有正確的工作理念和價值觀，才能協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的工作，進而促進企業(yè)的發(fā)展。而秘書要擁有正確的工作理念，第一步便是樹立包括窗口、協(xié)作、超前、主動和保密在內(nèi)的五種意識。

1.1.1 窗口意識

秘書在國有企業(yè)中不僅發(fā)揮著“橋梁”的作用，還發(fā)揮著“窗口”的作用，在工作中，秘書不僅代表了他個人，還代表了領(lǐng)導(dǎo)甚至是整個企業(yè)的形象，在特定的時間場合，秘書的形象好，別人就對企業(yè)的印象就好，秘書的形象不好，別人對企業(yè)的印象也會較差，因而秘書在工作當(dāng)中要格外注意自己的儀容儀表，務(wù)必使得自己著裝得體，切莫使自己衣冠不整、油頭粉面，拉低企業(yè)的整體形象，除此之外，秘書在接聽電話時，語氣要熱情，表達要盡可能清晰明了，盡最大可能提高工作效率和質(zhì)量，從而帶動國有企業(yè)整體發(fā)展。

1.1.2 超前意識

秘書這個職業(yè)，說難也難，說簡單也簡單，說簡單是因為秘書這個職業(yè)專業(yè)技能要求不高，說難是因為秘書這一職業(yè)相對于其他職業(yè)對于員工的靈活性和變通性要求更高，它要求員工隨時更新觀念和知識，具備超前意識，只有這樣才有可能成為一名優(yōu)秀的秘書，而要成為一名優(yōu)秀的秘書，尤其是國有企業(yè)的優(yōu)秀秘書，不僅要將領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好，還要學(xué)會把領(lǐng)導(dǎo)沒有交代的事情做好[1]，做領(lǐng)導(dǎo)所想，想領(lǐng)導(dǎo)所不能想，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，學(xué)會用發(fā)展的眼光全面的看待問題，不僅要做到“錦上添花”，還要做到“雪中送炭”，只有做到以上種種，才能稱之為具有專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀秘書。

1.1.3 保密意識

保守秘密應(yīng)該是每個人都應(yīng)該遵守的道德規(guī)范，對于秘書來說尤其如此，秘書的主要工作是傳遞信息，這就意味著相比其他員工秘書接觸的信息更多，因而秘書更要嚴(yán)格的要求自己，遵守法律法規(guī)、道德規(guī)范，樹立保密意識，切莫逞一時口舌之快，私自透漏他人的秘密或者商業(yè)機密，要時刻提醒自己，管好自己的嘴，在必要的時候，做到“左耳朵進，右耳朵出”養(yǎng)成保密的習(xí)慣。

1.1.4 協(xié)作意識

協(xié)作可以從字面意思理解為協(xié)調(diào)和合作。對于秘書來說，協(xié)作代表著識大局，得大體，意味著秘書做事情不能只顧著自己的利益，只想著自己的功勞，而要和其他部門的員工合作，將企業(yè)的利益作為根本利益，個人利益永遠服從全局利益。此外由于國有企業(yè)的規(guī)模大，工作相比其他企業(yè)更加繁瑣，因而只有全體員工各盡其能、各司其職，相互支持和配合，才能減少誤會和分歧，進一步提高工作效率，而當(dāng)員工之間在工作中產(chǎn)生矛盾時，秘書要履行好自己的協(xié)調(diào)責(zé)任，輔助領(lǐng)導(dǎo)及時處理內(nèi)部矛盾，將大事化小，小事化了。此外，各個部門之間的秘書也要加強合作，在做好自己分內(nèi)事情的同時，也要協(xié)助其他秘書進行溝通交流協(xié)調(diào)，確保企業(yè)內(nèi)部和諧統(tǒng)一，在關(guān)鍵時刻可以互相分享信息，提高企業(yè)的工作效率，促進企業(yè)的全面發(fā)展。

1.1.5 主動意識

主動不僅是一種工作態(tài)度，還是一種工作方式，甚至可以延伸為個人的品質(zhì)。一般情況下，秘書的直接服務(wù)對象都是領(lǐng)導(dǎo)，秘書的工作是以領(lǐng)導(dǎo)的工作為核心，隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的變動而變動，也就是說秘書的工作具有很強被動性，但被動的工作終究不是長久之計，一方面會降低秘書的工作熱情，另一方面也會降低秘書工作的效率，因而秘書要想工作效率和質(zhì)量得以提高，就必須樹立主動意識，秘書的主動意識并不是具體指的哪一點，而是體現(xiàn)在工作中的方方面面，其中一個方面就是秘書的工作時間不能低于領(lǐng)導(dǎo)的工作時間，不能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)上班了，秘書還沒有上班，領(lǐng)導(dǎo)沒有下班，秘書就提前下班的情況，秘書的工作時間要盡可能和領(lǐng)導(dǎo)的工作時間保持一致性，甚至延長工作時間，以便領(lǐng)導(dǎo)的召喚；此外，秘書在待人接物時，不能因為對方的身份地位高，就熱情對待，對方的身份地位低，就冷若冰霜，應(yīng)該一視同仁，平等對待。

1.2 角色定位

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書工作的核心，秘書的所有工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作時，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容的不同，秘書需要扮演不同的角色，有時候領(lǐng)導(dǎo)唱紅臉就需要秘書唱白臉，有時候領(lǐng)導(dǎo)唱白臉就需要秘書唱紅臉[2]，但是不管是哪一種角色，秘書都切莫居功自傲，狐假虎威，得理不讓人，要做到不卑不亢，謙虛謹(jǐn)慎，只有這樣才會給領(lǐng)導(dǎo)留下好的印象。

2 秘書應(yīng)具備的各種能力

隨著國有企業(yè)規(guī)模的進一步擴大，秘書在企業(yè)中的地位也越來越重要，因而秘書只有不斷提高自己的能力，才能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。優(yōu)秀的秘書通常具備學(xué)習(xí)、溝通、響應(yīng)以及改進等四種能力。

2.1 學(xué)習(xí)能力

秘書的工作性質(zhì)決定了它在知識儲備方面的高要求，它要求秘書有較為豐富的知識面，只有這樣才能在工作中旁征博引，博采眾長，最終才能達到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的目的。而秘書要想具備豐富的知識儲備，除了要從書本上學(xué)習(xí)之外，還要經(jīng)常向身邊的同事請教[3]，同時由于國有企業(yè)性質(zhì)較為特殊，國有企業(yè)的秘書相比于其他企業(yè)的秘書更要保持高度的敏感性和政治性，要時刻關(guān)注我國的大事小事，要加強政治學(xué)習(xí)，要學(xué)會透過現(xiàn)象看本質(zhì)，抽絲剝繭般找出問題的核心，不斷提高自己的學(xué)習(xí)能力和工作效率。

2.2 溝通能力

秘書的工作說白了其實主要就是溝通，和領(lǐng)導(dǎo)溝通，和同事溝通，雖然都是溝通，但是由于溝通的對象不同所使用的溝通策略也會有所不同，當(dāng)秘書和領(lǐng)導(dǎo)直接溝通時，通常有兩種情況，第一種即領(lǐng)導(dǎo)向秘書交代任務(wù)，這種情況下，秘書對于能夠辦到的事情應(yīng)該用肯定的語氣回答，對于不能辦到的事情應(yīng)該用商量和請求的語氣，第二種情況即秘書向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，在匯報之前秘書就要先組織好語言和內(nèi)容，做到有條有理的匯報，同時也要做好回答領(lǐng)導(dǎo)提問的準(zhǔn)備。當(dāng)秘書和同事進行溝通時，秘書要根據(jù)事情的輕重緩急，及時向領(lǐng)導(dǎo)報備，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行處理。然而不管和誰溝通，秘書都要謹(jǐn)記一個原則：不卑不亢，坦誠相待。

2.3 響應(yīng)能力

國有企業(yè)相比其他企業(yè)事情更多、更雜，如果秘書不能履行好自己的職責(zé)，及時的上傳下達，將會使得整個企業(yè)辦事效率低下，因而國有企業(yè)的秘書必須具備一定的響應(yīng)能力，按照事情的重要程度統(tǒng)籌兼顧國有企業(yè)的大小事情，只有這樣才能達到事半功倍的效果。此外對突發(fā)事件的處理能力也是國有企業(yè)的秘書必須具備的技能之一，秘書在遇到突出事件時，除了向領(lǐng)導(dǎo)報備之外，在領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，也可以根據(jù)公司的制度和流程對事件進行處理，做到公平公正公開，不偏不倚，只有這樣才能服眾，也才能進一步讓領(lǐng)導(dǎo)肯定秘書的能力。

2.4 改進能力

國有企業(yè)的秘書大多是些年輕人，而這些年輕人由于參加工作的時間不長，積累的經(jīng)驗也不夠，對于業(yè)務(wù)知識也缺乏了解，這一系列原因都使得國有企業(yè)的秘書在工作初期會出現(xiàn)難以避免的失誤，出現(xiàn)失誤不可怕，只要國有企業(yè)的秘書具備改進能力，注重自我改進，在工作中不斷的提升自己，最終也能夠成長為一名優(yōu)秀的秘書。

國有企業(yè)的秘書在國有企業(yè)中起著上傳下達，承上啟下的作用，因此國有企業(yè)的秘書務(wù)必要樹立正確的工作理念，不斷提升自己的工作能力，最終促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]賴紅群. 國有企業(yè)秘書工作探討[J]. 企業(yè)科技與發(fā)展， 2014（8）：113-114.

[2]董建華， 余紅. 秘書應(yīng)善變[J]. 秘書， 2003（1）：22-23.

[3]范永興. 國企秘書工作理念及能力要求探討[J]. 企業(yè)改革與管理， 2017（11）：98-99.

[作者簡介]王波 （1986—），男，漢族，陜西神木人，大學(xué)本科秘書，助理政工師，研究方向：行政管理。