基于服務鏈的檔案管理一站式服務探索

朱黎琴

漯河市城市建設檔案館，河南漯河 462000

1 檔案管理應用系統的現狀分析

目前，多數城建檔案館大多都開展了相關的業務系統，檔案館的很多業務都實現了計算機辦公，并開展了一些電子檔案的業務，但是在構建城建檔案館的業務系統的過程中，沒有讓信息共享和協同辦公參與進來。其主要表現在：多數業務系統都不是同一個時間段制作的，不同業務系統也是獨立建設、獨立運行。沒有一個整體的規劃和設計，這就是信息相對孤立，不能進行橫向連接，制約了信息的共享。另外，在設計之初的設計理念也不夠先進，只考慮了管理者即檔案館的業務，并沒有整合所有參與者的需求，導致軟件應用起來信息不對稱。

城建檔案服務需要的的應用系統應該是既兼顧管理也能兼顧服務的復雜的系統，所以，系統的建設必須遵循城建檔案的工作流程和方法進行規劃和實施。避免考慮不全面，顧此失彼，從而實現應用系統能夠發揮最好的效果，達到利益最大化。因此，文章通過深入的研究論證，引入“服務鏈”的理論，探索城建檔案管理“一站式服務”的思路。

2 服務鏈的引用

政府的基本職能就是服務公眾，政府的一切發展都是以這個為目標的。檔案館也應遵循這個目標，為工作提供全方位、全過程的服務。這樣既滿足了公眾的需求，同時也為檔案館塑造了良好的形象。

城建檔案的服務過程可以分為以下幾個階段：服務鏈的第一個階段是提供一些政務信息、項目信息、公共指導及政策法規等信息；服務鏈的第二階段是為建設單位、施工單位提供網上報建、責任書下載、材料上傳、申請現場指導、上傳電子檔案等服務；服務鏈的第三階段是提供主管部門的線上指導、審核、驗收等職能；服務鏈的第四階段是為公眾提供檔案的查詢、利用等服務；第五階段是檔案館內部對于館藏檔案的統計分析，為政府提供數據分析。只有將上述幾個階段結合起來，才能形成完整的服務鏈，從而來共同支持檔案館、質監站、建設單位、施工單位、監理單位和公眾。

檔案館、質監站等即為“商戶”，公共大眾、建設單位、監理單位和施工單位等即為“客戶”。“商戶”的最終目的是為“客戶”提供更加優質的服務，為了達到這個目的，必須建立一個城建檔案管理整體系統。城建檔案服務鏈示意圖如圖1所示。

圖1 城建檔案服務鏈示意圖

3 檔案館電子檔案一站式服務的含義

檔案館電子檔案一站式服務的含義一共包括三層：第一，城建檔案館將城建檔案電子化，使城建檔案利用率達到最大化；第二，利用計算機和互聯網等現代化信息技術，推動業務水平，實現在線服務；第三，需要對各個協作單位和各個部門的業務流程和工作方式進行優化組合，便于管理和實現優質服務。所以，一站式服務不僅是將檔案館內部管理和運作進行電子化，也是將傳統的業務管理模式在一站式服務的基礎上進行改造。隨著信息技術的發展和成熟，城建檔案的一站式服務也是大勢所趨，是未來發展的必然方向。

4 先進案例分析

我們對幾個現行的檔案管理系統軟件進行了調查研究，發現大多數的這類系統都有著這樣那樣的不足之處，關鍵集中在整體工作流程不閉合，邏輯不清晰，不能突出檔案館的服務功能。有的系統還是比較可取的，開發理念也比較先進，比較符合現在的流程要求和服務功能。下面結合漯河市城市建設檔案館的情況，闡述下基于服務鏈的城建檔案管理和服務的建設方案。

4.1 系統概況

系統設計時應按照檔案的全生命周期理論，從檔案的形成抓起，重在提高檔案的質量，一直到檔案后期的查檔利用、統計分析、數據挖掘，直至檔案內容級的大數據分析來完成。目標是改變目前檔案館的被動式的查檔服務模式，力求做到主動給相關部門提供數據服務的模式，充分利用檔案館的寶貴財富。產品線可自成體系，從工程的報建、電子檔案制作、電子檔案接收審核、電子檔案查詢、統計分析一直到檔案數據挖掘等形成一站式的服務系統。

系統設計時應實現網上服務與實體服務相結合、線上服務與線下服務相結合的一體化新型服務模式，通過體系搭建最終能夠實現各類業務審批及電子數據在軟件平臺的集中管理、匯總與共享。

4.2 系統的構成

4.2.1 電子檔案的生成與報驗

（1）電子檔案的編制。為了實現對前端電子檔案的管控，應對電子檔案的編制進行統一的管理，給建設、施工、監理等單位提供方便，為他們提供統一電子檔案的編制系統，系統中的表格應滿足國家及地方對檔案的管理要求，包含現行規范的各種表格，以滿足對各個應用單位的現實需求。按照項目級、工程級、案卷級和文件級、內容級五級結構，實現的電子檔案的收集、整理、組卷。

（2）電子檔案報驗。利用信息化的手段，搭建與建設工程主體單位零距離服務的信息資源共享的系統，在實現工程檔案的規范化和標準化的同時，保障工程檔案與施工同步形成。做到及時形成文件，既可以做到實時上傳、實時指導，還可以按照工程階段上報，做到分階段審核。保障檔案的接收質量，為城市建設信息資源的積累打下良好基礎。

（3）主管部門對電子檔案的協同審核。在一個系統中，多部門系統協同辦公，根據檔案形成的階段，可實現監理單位、質監站和檔案館的多方對電子檔案的審核。將所有主管部門集合到一個系統，實現了“服務鏈”的理念，為相關單位減少了很多繁瑣線下工作，并且能夠跟蹤及管理檔案的收集進度和審核進度，以便更好地服務社會。

4.2.2 城建檔案綜合信息集中式管理

通過業務管理系統實現檔案的檔案整理、編目、統計、鑒定、保管、查詢、檔案編研等檔案管理全過程的計算機集成化管理。并實現電子檔案的接收審核及電子檔案的自動導入，實現電子檔案的零著錄。

4.2.3 數據動態統計和信息統計分析

應實現全市各種檔案信息的統計分析，如：城建檔案工作基本情況；城建檔案利用情況；城建檔案工作基本情況；城建檔案館藏檔案分類統計；城建檔案移出、銷毀情況；城建檔案鑒定情況統計；檔案進館率；檔案員年齡分布情況、檔案員從業時間分段統計等，統計式樣靈活，可以包含表格、餅狀圖、柱狀圖等，并且便于導出。

同時，還應提供諸如：一段時間內、一定區域內的工程的建筑面積、造價統計；某區域的停車位統計；綠色建筑統計；房屋使用年限統計（可以分民用、）商用、公用等各個類型；建筑物高度、層數統計。

4.2.4 城建檔案的對外展示與服務

城建檔案信息網承擔著對外展示與服務的功能，應提供城建檔案政策法規、新聞等信息發布、信息檢索、信息查詢、預約查檔、在線查檔等功能，方便百姓辦事。

4.2.5 移動服務

充分利用先進的理念，構建“掌上檔案館”，協同其他相關系統，最終實現“最多跑一次”的政府的服務理念，通過手機應可實現以下目標：

（1）為社會提供公告公示、辦事指南、相關規范等信息查看，達到了信息公示的目的；

（2）通過和其他系統進行數據關聯，提供檔案驗收進度、網上業務咨詢、在線指導等服務內容，從而為相關工作人員提供信息交互的便捷平臺；

（3）提供預約查檔以及在線查檔，提高查檔效率。

5 結語

構建城建檔案服務管理的終極目標，就是為社會提供以“服務鏈”為紐帶的一站式服務。這就需要通過網絡和信息技術對原有的工作機制進行改進，研發出能為公眾提供一系列便利服務的城建檔案管理服務體系。本文通過對“服務鏈”的引申和對實際例子的探究，為城建檔案管理提供了全新的思路。本文提出的實例系統，實現了各種載體（紙質、電子、聲像檔案）在管理過程中的集中、協調與動態監控，即實現建設工程的報建登記、業務指導、業務審核、預驗收、檔案收集與移交、檔案整理、數字化、編目、統計、鑒定、保管、檔案查詢、利用、銷毀等檔案管理全過程的計算機集成化管理，優化了管理，從而更好地為社會服務。