不懂跟進 工作等于白做

文/林正剛

職場的運行，有些時候并非由明面的規則一一列舉清楚。

比如，一個人是否足夠靠譜，往往不是“能力單一論”，更多是看他做事的習慣和思路，包括協作，也包括進度管理。

這也是很多職場人的痛點——暗地里累死累活，但少了明面上的溝通和跟進，以至于合作方和內部都是怨聲載道，抱怨“這人不靠譜”。

對于這類人，最需解決的事有兩個：對外及時跟進，對內進度管理。

有效溝通的前提是認識到“溝通”就是做事情的一部分，其次將“跟進”作為一種職場基因來培養，這種狀態不僅讓自己在工作中更游刃有余，也會讓整個團隊的效力大幅提升。

而進度管理，更多是為個人架構一個長遠的格局觀，能夠在雜亂無章、周而復始的工作中找到“提高效率、處事泰然”的突破點。如此良性循環，也會為自己贏得更多“自我增值”的時間。

歸根結底，一個人是否值得依靠的核心，是他如何定義做好一件事。

以下，請判斷：在職場上，你重視溝通和跟進嗎？還是“老板不問，你就不說”？

事情不跟進是不會有進展的

信息的及時傳遞對一項工作的重要性不言而喻，但是職場中很多人都會忽略工作跟進的重要性。

老板不問，下屬不說；下屬不說，老板不問。

于是使得上下級雙方之間的信息不對稱，對工作的正常開展造成很大的阻礙。

在國外工作時，我養成了一個“follow up”（跟進）的做事習慣。

如果我約好一個人兩周后見面，我首先將時間鎖定在我的日程表上，然后到兩天前，日程表會提醒我再去確認這個會議。

在我多年的工作經驗中，好像很少會出現會議最后有變化或取消這類事情。每次見面，我必然會約好下次的見面時間，然后到約會前一兩天再去確認。

就像我上面說的，我喜歡主動，更重要的是，事情不跟進是不會有進展的。

“溝通”就是工作本身

我一個共事多年的同事就有一個壞習慣，總是不會做跟進的溝通。當事情交給他后，會很久沒有聲音。

過了幾個星期我突然想起來，就問他到底怎樣了，他說：“完成了。”

他可能還以為有分加，誰知道在我心里已經減了兩分。

首先，因為一直沒有反饋，我不能將此事放下，就是說這件事一直還是我的責任，所以扣一分。

然后做完都不說，讓我繼續想著這件事情，又扣一分。如果讓我從別的渠道聽到他已經將事情做好了，而我這個直屬上司還傻傻不知情，這個絕對又要扣一分。

我們的績效是五分滿分，一分就出局，就算這個同事從滿分開始，因為不重視溝通，他也已經差不多要出局了。

這可能也是一個價值觀問題。我覺得這個同事認為“溝通”是額外的事情，不應該占用做事情的時間。如果有人說“最近真是太忙了，都沒有時間與我的團隊溝通了”，那這個人絕對是一個不注重溝通的人。

我以前培養基層銷售人員時，會要求他們每天一次電話匯報，就是要培養一個溝通的習慣。我還會教他們怎樣匯報，如果碰到問題我們可以馬上一起解決。到后來我要改為每周匯報，有很多員工還舍不得呢。

我認為沒有天生的溝通高手，要變成一個溝通達人，首先要認識到“溝通”就是做事情的一部分，而且還是很重要的一部分。如果事情做完但沒有同相關人等溝通，對他們來說，你可能還沒有開始做。

有了這個意識后，行為上才可能開始改變。

有效的溝通能讓7分工作變10分

我再分享一下我過去的助理是怎樣做事情的。

如果助理安排我出差去參加一個活動，特別是一些大型活動，決定下來之后，她就會安排每周有一個15分鐘—30分鐘的電話會議，請所有安排活動的人來做溝通。

通常在安排中會有很多動態的事情要處理，我在聽到進展情況后也可能會有不同想法。一直到出差前兩天，一切都定下來了，她就會給我詳細的細節安排，細到什么時候在什么地方做什么事情。

這些細節都會在我的日程表里面出現，盡量做到我對任何的活動細節都有機會預演一次。

但是我曾經也有些助理將我丟了也不知道的情況，出差前沒有細節安排，到了機場可能機票也沒有安排好……

我覺得這個分別是在于兩個助理怎樣定義做好一件事。

舉個例子，老板后天要飛北京，靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京，然后順利地接回來。

整個過程她會先走一遍，在自己的腦海里先走一次流程，連老板沒有碰上的她都給想到了。

這種助理的小心程度遠遠超過了你，這樣你才能完全放心。不然你整天在想她會漏掉什么，這種助理就不是增值的，反而成為負擔了。

但不要以為不靠譜的助理不想將工作做好，他們往往也是熱心的好員工，只是總愛丟三落四。我覺得其中一個很重要的原因是在定義“事情”上面出現偏差。

比如請她去訂一張機票，她就馬上去訂了，訂完之后，又馬上去干別的了，而你作為老板，一直就不知道機票訂了沒有。

一個靠譜的助理會定義“訂機票”包括兩步：一是問清楚航班的型號、時間、座位的要求；二是訂好機票后，將一切確定的信息反饋給當事人，讓他知道這件事情已經結束。

任何事情必然有溝通的部分。我常常說，不到位的溝通，可能你做了8分工作，最后給扣了4分；但如果溝通有效，7分工作變成10分。

必須要重視溝通。溝通讓你出色，但也可能讓你出局，必須要十分重視。

掌握“跟進”主動權

但如果你的上司不善溝通，還反過來怪你溝通不足，那怎么辦？

如果你是下屬，你可以利用SMART來將溝通“機制”搭好。

SMART中，S指的是Specific（具體的），M指的是Measurable（可衡量的），A指的是Achievable（可行的），R 指的是 Relevant（相關的），而T指的是Time（時限）。

當上司將他對你的期望說完之后，你可以用SMART作為一個反饋工具，下面的對話就是SMAT的對話，為什么沒有R呢？

因為是老板要求你做的，你的假設就是老板已經考慮好這個項目與他的方向是相關聯的了。

“老板，我聽到你對我的要求了，我怕聽錯了，還是重復一次讓你確認一下比較好。我具體聽到的是……你是否同意？”

“同意。”

“要衡量這件事情是否做成功，我覺得還是要沿用你一直在推動的KPI機制。你看看我建議這個KPI是否可行，或者你有其他KPI的建議？”

“沒有問題，這個KPI可以。”

“我想與老板分享一下我聽懂你的要求后我的一個判斷。我認為這件事情絕對是可行的，但是以我目前手上的資源來說，我可能要放慢一下我另外一個項目的速度，如果你可以接受的話，我們可以馬上開始這個項目。”

“這樣吧，另外一個項目不要放慢，我多調動點資源給你，讓你將這兩件事都辦了。”

“好的，老板，沒有問題。有了額外資源，事情就好辦了。

“如果這些資源下周能到位，我估計這個項目能夠在6個月內完成，這個也是你原來的要求。還有我希望能夠每兩個星期給你一個簡單的進度匯報，就給你發一條微信，有必要時再開會。

“我主要是想確保你知道項目還是跟著計劃前進，如果有什么變化，我也可以及時通知你，你覺得這樣可以嗎？”

老板心里很滿意，因為他知道每兩周會收到一個進度匯報，那這件事就算徹底移交了。

“很好，我們就按這樣去辦，我等你微信。”

溝通一開始就不能停下來，持續的溝通是任何關系改善必經的環節。必須要將“跟進”作為一種職場基因來培養，“等待”的心態一定不會讓你在職場有太順利的發展。