基于用戶需求的咨詢設計企業人員證書檔案管理系統設計

袁衛平

摘 要：人員證書檔案因其在企業生產經營活動中的重要性，已成為咨詢設計企業檔案資源的重要構成部分和無形資產，也逐漸成為咨詢設計企業參與市場競爭的重要手段。本文以某咨詢設計企業為例，在對用戶需求進行調研分析的基礎上，闡述了人員資質證書檔案管理系統設計的原則、功能模塊和操作流程，并分析了該系統設計的優點和存在的不足，進而提出了系統改進的一些建議，以為類似實踐提供參考。

關鍵詞：用戶需求；咨詢設計企業；人員證書檔案；管理系統；設計

咨詢設計企業人員證書是指咨詢設計企業人員為從事咨詢設計行業通過考試、評審等方式所獲取的相關證書，主要包括員工崗位資格證書、職業技能等級證書、專業技術資格證書及其他執業資格證書等。由于這些證書是相關人員在實踐活動中形成的能夠證明自身專業能力、從業資格和資質等方面的原始記錄，也是咨詢設計企業進行招投標、人員備案等經營生產活動頻繁利用的文件，因此，人員證書往往被咨詢設計企業視為人員證書檔案保存在檔案部門進行集中統一管理和利用。當前，人員證書檔案因其在企業生產經營活動中的重要性，已成為咨詢設計企業檔案資源的重要構成部分和無形資產，也逐漸成為咨詢設計企業開展市場競爭的重要手段。

1 人員證書檔案管理系統設計的必要性

1.1 企業信息化發展的客觀要求。當前，咨詢設計企業的信息化建設得到快速推進，“線上辦事”已成為該類企業日常工作開展的新常態，傳統的人員證書檔案手工管理不僅效率低，且很難融入整個企業的信息化建設，不加以改變很可能成為企業發展的阻礙之一。

1.2傳統管理方式和模式存在諸多弊端。（1）從申請角度而言，目前很多企業都在各地設立子公司和分部，而人員證書檔案一般集中統一保存在總部的檔案部門，相關人員如需借用，則要到檔案部門實地查詢和辦理借用手續，借用人員的時間和精力消耗較大，易影響正常生產經營工作。

（2）從審批角度而言，因人員證書檔案借用申請需相關部門領導審批，線下申請需借用人員當面找領導進行審批簽字，而一旦領導出差在外，將無法完成審批簽字。

（3）從管理角度而言，對于大中型咨詢設計企業而言，檔案部門需管理的人員證書檔案數量多，工作量大，而手工管理在編目、檢索、查詢等方面的效率低，且容易出錯，給相關工作帶來較大影響。此外，人員證書檔案手工管理不利于利用數據的統計和分析，檔案部門難以掌握利用的特點和規律，對企業工作的支撐力度有限。

隨著咨詢設計企業信息化建設的不斷推進和企業經營生產環境的變化，傳統的人員證書檔案手工管理方式和線下借用模式已難以滿足企業的需求，其各種弊端開始顯現。基于此，在當前信息網絡技術快速發展的背景下，某咨詢設計企業檔案部門為了更好服務于企業生產經營活動，已開始探索利用信息網絡技術構建人員證書檔案管理系統，以促進人員證書檔案的管理效率和服務水平的提升。

2 用戶需求調研分析

人員證書檔案管理系統的設計需建立在對用戶需求調研分析的基礎上，因此，某咨詢設計企業對用戶進行了調研和分析，并從三個維度來分析總結了用戶需求及其特點。

2.1 證書借用申請角度——企業經營、人力資源管理等部門人員。（1）可在系統中簡單快速地檢索到所需人員證書檔案的信息：證書檔案的狀態（是否在庫）、名稱、類型、所屬人、有效期等。

（2）可瀏覽、下載所需人員證書檔案的電子掃描件。

（3）可在線申請借用人員證書檔案的原件，并可以跟蹤申請流程和辦理情況。

（4）在分部的借用申請人員，無需奔赴總部的檔案部門去取證書檔案的原件，希望檔案部門能以最快的速度送達所需證書檔案。

2.2 證書借用審批角度——相關部門領導人員。（1）出差在外也可以通過網絡和移動端進行在線審批。

（2）查閱審批記錄，掌握相關的經營生產動態。

2.3 證書管理角度——檔案管理人員。（1）可在線管理人員證書檔案：將歸檔接收的人員證書檔案的相關信息錄入到系統中，并可以進行“添加”“刪除”“修改”“審批”等操作，對系統中的信息進行動態管理。

（2）在線辦理借還。

（3）在線查詢以往的借用記錄信息，并可對記錄信息進行統計分析，為企業決策提供數據支撐。

3 人員資質證書檔案管理系統設計——以某咨詢設計企業為例

3.1 系統設計的原則。（1）全程在線：將人員證書檔案的申請、審核審批和借用管理等全部流程進行線上辦理，是人員證書檔案系統設計的初衷，也是人員證書檔案管理未來的發展趨勢。

（2）簡單易用：由于人員證書檔案的借用需求具有緊迫性和時效性，而經營等部門的借用人員又沒有過多時間和精力去學習掌握較為復雜的系統及流程，因此，系統的設計在操作方面要簡單易用，盡可能節約學習的時間。

（3）響應快速：如上所述，人員證書檔案的借用需求具有急迫性和時效性，因此系統響應要盡可能及時，避免因系統響應過慢而影響借用工作，進而對咨詢設計企業的經營等工作產生不良影響。

（4）安全性：人員證書檔案對企業和證書所有人來說至關重要，它不僅體現了企業和證書所有人的專業水準，還包含了企業的商業機密，因此，該系統的設計要在安全上有所保障，避免人員證書檔案信息被非法攻擊和泄露。

3.2系統設計的模型和操作流程

3.2.1 系統模塊及功能。某咨詢設計企業檔案部門根據用戶需求調研和分析的結果，并依據系統設計的原則，設計了涵蓋申請、審批和管理等功能模塊的咨詢設計企業人員證書檔案管理系統。

（1）申請模塊。申請模塊是指可供相關人員根據工作需求在系統中填寫所借用申請的功能模塊。一般由相關人員根據生產經營任務，借用所要參與項目咨詢設計人員的相關證書檔案。申請模塊作為該系統的第一個模塊，是審批模塊和管理模塊的前提和基礎。該模塊主要包含申請人及申請借用信息的填寫功能、選擇所需人員證書檔案添加到借用申請單的功能、將申請單發送至相關部門進行審批的功能。此外，申請人員在填寫申請的時候，還應選借用類型是“原件”還是“電子掃描件”。

（2）審批模塊。審批模塊能夠滿足相關部門領導對人員證書檔案借用申請信息進行審核審批的需求，主要是一種對申請信息進行審批的功能，審批意見主要包括同意借用（點擊“執行下一步”，流轉到檔案部門辦理）和不同意借用（將申請連同意見一起返回給申請人員）兩種。

（3）管理模塊。管理模塊主要有以下功能：

一是人員證書檔案管理的功能。檔案部門能夠對人員證書檔案系統的相關信息進行添加、上傳、修改、刪除等管理操作。一般而言，企業人力資源部每年會將相關人員證書歸檔到檔案部門，由檔案部門集中統一管理和提供利用。檔案部門接收到人員證書檔案后，會將證書信息（證書名稱、類別、歸檔時間、所屬人等）錄入到系統中，同時對證書檔案原件進行高清掃描，將電子掃描件上傳至系統，可供企業相關人員瀏覽和下載。

二是人員證書檔案借用申請辦理功能。檔案人員還可以對人員證書檔案的借用申請進行借還辦理。檔案部門在線接收借用申請任務，并根據相關申請調出原件或下載電子掃描件，送至申請人員處。人員證書檔案歸還后，消除記錄登記，將人員證書檔案歸還入庫。

三是查詢統計的功能。檔案人員通過系統的檢索功能，隨時查詢系統中的數據，并可對以往借用申請記錄和利用情況進行統計。

3.2.2系統操作流程。圖1是某咨詢設計企業人員證書檔案管理系統的操作流程，具體步驟如下：

（1）人員證書檔案借用申請。申請人員進入申請模塊后，系統會自動顯示申請人的基本信息（如姓名、所在部門、借用日期等）。申請人只需填寫“預計歸還日期”“審批部門”“用途”等申請。申請信息填寫完整后，申請人點擊“添加”按鈕，可從系統中的人員證書檔案庫中依次檢索和調取所需人員的證書信息，并可進行多次添加，如果操作錯誤，可以隨時點擊“移除”按鈕，將選擇的人員證書檔案從申請單中移除。添加完畢后，申請人可點擊“送審批部門”，此時，電子申請單便流轉到相關審批部門，由部門領導進行審批。

（2）人員證書檔案借用審批。在審批模塊中，相關部門領導能夠對人員證書檔案借用申請信息進行審核審批。相關部門領導接到申請后，判斷申請是否符合相關要求和工作任務需求，從而做出“同意”或“不同意”的批示和操作。相關部門領導如果認為申請信息有問題，則會填寫審批意見，返回給申請人，由申請人重新申請。如果同意申請，則會點擊“執行下一步”，該申請信息則會流轉到檔案部門，由檔案部門進行借用辦理。

（3）人員證書檔案借用辦理。檔案部門接收到經相關部門領導審批的借用申請后，會對相關信息進行核對，經核對無誤后，則會點擊“接受申請”。如果申請人借用的是電子掃描件，則由檔案人員下載后發送給申請人；如果申請人借用的是原件，檔案人員將會按照申請單從庫中調出原件，送至申請人處，若是子公司或分部工作人員借用的，檔案部門則會安排公司班車送達。人員證書檔案借出后，檔案人員會將庫中的人員證書檔案的狀態由“在庫”改為“不在庫”，同時登記借用申請人、借用時間、審批部門（人員）等信息。最后，當申請人將證書原件歸還至檔案部門，檔案人員會隨之將相關人員證書檔案的信息進行登記修改，并將原件按照固定順序放回庫中。至此，整個借用流程完全閉合。

4 系統設計的優點、應用效果和不足

4.1 系統設計的優點和應用效果。該系統一期項目自2016年2月開始籌建，于2017年2月基本建設完成，已在全企業范圍內運行將近一年的時間。在系統運行和應用中，該系統體現了以下設計優點和效果。

（1）全流程在線辦理，打破時空限制，提高服務效率。從系統設計和操作流程可以看出，該系統可滿足人員證書檔案的在線借閱、在線審批和在線借用處理等，可謂是全程在線辦理。與傳統的人員證書檔案借用辦理模式相比，打破了時間和空間上的限制，避免了異地借用、審批等帶來的不便，不僅降低了借用人員、審批部門領導的時間和精力成本，還大大提高了辦事效率，最大限度地保障了企業經營等業務的順利完成。例如，按照傳統的方式，從相關人員申請借用到最終獲取證書，一般需要幾個小時甚至幾天的時間，而通過該系統辦理，總部人員完成整個流程一般只需十幾分鐘，子公司和分部也只需1-3個小時。

（2）實現了數字化和網絡化管理，提高了人員證書檔案的管理水平。人員證書檔案具有數量大、種類多和利用頻繁等特點，傳統手工管理方式和線下管理模式，不僅管理效率低，且容易出錯。該系統的設計和運用，實現了人員證書檔案的數字化和網絡化管理，不僅降低了管理的復雜性，而且給人員證書檔案的歸檔、編目、檢索和統計等工作帶來了極大的便利，提升了人員證書檔案的管理水平。

（3）便于檔案部門掌握人員證書檔案的利用規律，助力企業市場競爭力的提升。該系統具有查詢和統計借用記錄的功能，可供檔案部門查詢和統計以往的借用記錄，包括借用的人員、部門、證書、證書類型和借用的用途。通過對這些數據的統計分析，檔案部門可以掌握哪些部門和人員經常借用人員證書檔案，哪些人員證書檔案以及哪些類型的人員證書檔案會被經常借用，借用的人員證書檔案經常用于什么事項。通過對這些數據的查詢和統計，可以幫助檔案部門了解和掌握人員證書檔案的利用特點和規律，從而為企業的經營和生產提供決策支撐，最終有助于提升檔案部門的影響力和咨詢設計企業的市場競爭力。2018年3月份，該企業檔案部門利用該系統的查詢統計功能，快速調取了2017年的借用記錄和數據，形成了《某咨詢設計企業2017年人員證書檔案利用統計報告》，并上報至企業生產經營領導班子，為領導決策提供檔案服務。

（4）在一定程度上保障了人員證書檔案原件的安全。人員證書檔案具有唯一性，一旦丟失和損壞，難以補辦。人員證書檔案企業經營的基礎資源，經營人員外出投標要經常借用，借用頻率高，原件一旦保護不善，容易丟失和損壞。而人員證書檔案管理系統的設計，可以滿足電子掃描件的上傳，在招標單位不要求原件的前提下，借用人員可申請借用電子掃描件，既方便攜帶和展示，又較大程度上保護了原件的安全。據統計，2017年某咨詢設計企業的人員證書檔案原件被借用了311人次總計756件，較2016年下降了約38%，而人員證書檔案電子掃描件被下載借用了107人次總計322件，而2016年未提供電子掃描件的借用服務。原件借用頻率的降低和電子掃描件借用的激增，確保了人員證書檔案原件的安全。

4.2 系統設計存在的不足和改進。由于該系統尚處于初步運行階段，人員證書檔案尚未全部錄入到系統中，所以系統的人員證書檔案信息還不夠全面。目前，為了滿足企業對人員證書檔案的需求，該咨詢設計企業的檔案部門正抓緊時間進行錄入，相信在不久的將來即可確保人員證書檔案信息的完整齊全。

此外，隨著當前手機移動媒體的快速發展，該咨詢設計企業相關人員提出了利用手機客戶端實現人員證書檔案的在線申請、審批和辦理等需求。稍顯遺憾的是，由于條件的限制，目前該系統還只能在PC客戶端運行。不過，當前該咨詢設計企業已著手系統的二期建設，重點開發手機移動客戶端，滿足手機在線辦理的需求。一旦實現該項功能，無論是借用申請人員、審批領導，還是檔案人員，都可隨時隨地在手機移動客戶端開展相關工作，工作效率也將得到進一步提升。

（作者單位：鄭州市水利建筑勘測設計院 來稿日期：2018-06-01）