新形式下檔案管理工作存在的問題和對策研究

劉小琴

【摘要】檔案是信息的重要載體，檔案管理是十分重要的工作，管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。為了更好地完善檔案管理工作，加強檔案管理和解決檔案管理工作中的問題，本文針對性地提出解決措施，以保障檔案管理工作順利進行。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策；研究

隨著現代經濟的快速發展，檔案管理的有效性與公共機構的競爭力有關，人們更關注檔案管理的有效性，研究新形式下檔案管理存在的問題和對策具有非常重要的意義。

一、檔案管理中的問題分析

（一）檔案管理制度不健全，缺乏規范性管理。很多企事業單位目前因為缺乏檔案管理相關的規范性制度，使得其檔案管理工作不夠規范，缺少相應的設備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準確性和時效性，無法給予企業的工作、決策和發展提供有效的服務。雖然檔案管理人員的社會要求不斷提高，但是檔案管理人員的素質還沒有普遍提高，部分事業單位檔案管理效率低下，使得檔案管理人員的素質不能適應檔案管理的要求。

（二）管理意識不強，檔案管理的方法落后。在現代社會的企事業單位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍處于傳統的手工管理模式，采用手工采集、整理、編輯、檢索文件?，F代信息技術的使用使得檔案管理符合現代社會的發展，搜索過程復雜且容易出錯。在降低工作效率的過程中，文件信息的準確性不能保證，這對企事業單位是不利的。盡管許多組織對文件管理的重視程度越來越高，但在實際的文件管理工作中，由于工作人員對文件管理的理解不夠，在收集和整理數據的過程中經常會遇到很多困難。

（三）檔案硬件投入不足，創新觀念落后。創新是檔案事業可持續發展的保障，檔案事業的可持續發展意味著其社會功能的改善和提高，要把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。檔案工作是黨和國家的重要事業，但檔案室建設不規范不標準，檔案柜陳舊，存儲條件差，為此，要以時代發展為基礎，要實現檔案的可持續發展，必須不斷創新檔案管理工作。這也是檔案管理社會性和開放性的必然要求。

二、改進檔案管理中常見問題的對策

（一）信息技術在檔案管理中的運用。主要是檔案管理相關軟件的開發和使用，使得檔案管理更加便捷、準確。要用現代信息技術手段管理檔案，加強對檔案管理人員現代信息技術技能的培訓，使檔案管理人員能夠有效地將這項技術應用到檔案管理工作中。利用檔案管理相關軟件，對檔案信息的輸入、檢索等進行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時候更加快速和準確，提升單位檔案管理的效率。

（二）加強工作人員對檔案管理的認識。在正確理解檔案管理意義的同時，按照檔案管理的相關規定開展管理工作，定期對檔案管理工作進行監察。還要經常培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續性的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。

（三）檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準確性。檔案管理是一個專業性和規范性的工作，必須嚴格按照《檔案法》的規范性要求來進行檔案管理，該規范性文件明確了檔案管理的職責、范圍、方式、權利和義務等，并提出檔案管理必須規范化、科學化、制度化。因此，各企事業單位應該加大對檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規范化建設、檔案管理設備的齊全、檔案室的安全等。堅持系統實施的嚴肅性。檔案部門不僅是制定檔案規章制度的主管部門，還是規章制度的執行部門。在實施規章制度時，必須要充分體現制度的權威性。

（四）檔案管理工作中出現很多難題。主要問題是檔案管理工作人員的素質不高，甚至出現了一崗多職的情況，人員的缺少是需要時間來改變的，需要提升檔案管理工作人員的整體素質，這種素質是建立在專業化的培訓和學習的基礎之上的，并且在加強業務素質的同時，也要教導員工在其職終其事的素質，服從企事業單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確性和時效性。

三、實現檔案管理工作創新的途徑

（一）思想觀念的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

（二）服務方式的創新。更好地創新服務方式，需要我們不斷發現新的文件需求和服務方式，更好地滿足實踐需求。在工作中，要加強和改進檔案業務的主動性、針對性和時效性。

（三）加大資金投入。檔案管理信息化建設需要投入大量的資金，建設的前提就是館藏檔案的數字化，檔案部門在硬件設備方面應該積極引進必需的應用設備，通常工作人員應該借助先進科學的硬件設備，轉化、掃描、補充、整理館藏檔案資源，注重各環節的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數據庫，保障檢索服務的高效性；或者是建立各類網絡安全防護系統，注重數據信息的備份與加密等工作。

四、結語

事業單位的檔案管理屬于一項基礎型和職能型的管理工作，在信息化建設過程中還存在一系列問題，必須立足實際，加強檔案管理與信息技術相結合，注重檔案信息管理建設，提高人員綜合素質，加大資金投入，落實科學規范化，通過信息化方法管理檔案，最大限度地發揮檔案工作在管理和服務方面的潛在優勢。

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