芻議檔案管理工作的重要性

龍艷玲

【摘要】隨著國家政策的完善，檔案管理工作也被越來越重視，檔案的丟失、散亂會(huì)給政府、社會(huì)、公民帶來極大的麻煩，而有序的檔案管理能為以后的工作提供方便。另外，就目前的形勢(shì)而言，全國參加高考的人數(shù)越來越多，因此，極其嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，就必須搭配一定得當(dāng)?shù)墓芾恚诰蜆I(yè)檔案管理工作方面，檔案管理工作就更加重要，它關(guān)系民生，是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；就業(yè)檔案；重要性；措施

一、檔案貫通古今的內(nèi)涵

什么是檔案呢？簡(jiǎn)而言之，就是對(duì)重要事件的一個(gè)記錄，中國自古以來就有檔案之類的記載，但歷朝歷代的名稱不同。比如《史記》，記錄下來留給了后人，算是一筆珍貴的財(cái)富。“檔案”這個(gè)名稱直到清代才被確立下來。縱觀古今，那么可以得出結(jié)論，檔案管理工作至關(guān)重要，為當(dāng)代也為后代提供依據(jù)和借鑒。

二、現(xiàn)今檔案管理工作的現(xiàn)狀及其重要性

越來越多的檔案面臨許多的現(xiàn)實(shí)問題，由于許多檔案是紙質(zhì)記錄，隨著時(shí)間的歷練，紙質(zhì)檔案不易保存，極易老化，甚至紙張變黃，變脆變質(zhì)，最后不能使用，所以檔案管理?xiàng)l件不足，而管理庫房是達(dá)不到保存檔案標(biāo)準(zhǔn)的，而復(fù)制的工作量太多，也容易將資料弄亂弄混。所以要從實(shí)踐看來，檔案管理工作迫在眉睫，一方面要延長(zhǎng)資料檔案的壽命，一方面也更要完善檔案管理機(jī)制。

檔案管理中心，包括就業(yè)檔案管理中心的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的安全與完整。以就業(yè)資料的方面看來，檔案管理工作只有保證了完整性，才能保證查詢資料的輕易便捷，而不是發(fā)現(xiàn)查無可證，甚至是資料丟失，那么這個(gè)檔案管理就失去了意義。二是檔案管理的保密性，特別是就業(yè)檔案，它涉及機(jī)密，如果泄露就會(huì)引起社會(huì)的混亂，管理工作也會(huì)加大難度。

檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義和后世借鑒意義。在就業(yè)檔案管理中，有序的資料管理和整合，是就業(yè)管理工作的重要保證。在一項(xiàng)工作中，如果能及時(shí)調(diào)出所需資料，既能節(jié)約時(shí)間，又能體現(xiàn)出工作的效率性，這樣保證了當(dāng)前工作的效率，還能降低工作的難度。像古書記載一樣，檔案館里的歷史性對(duì)后代有極大的借鑒作用，國家倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展觀，資源的循環(huán)利用，如果檔案管理得當(dāng)，保存時(shí)間長(zhǎng)，后代可以根據(jù)記載尋找所要探求的規(guī)律，這樣可以少走許多的彎路。

三、檔案管理的幾點(diǎn)借鑒措施

新時(shí)代的中國檔案管理工作取得了極大的突破，現(xiàn)代檔案管理部門越來越多，這是一個(gè)單位的正確認(rèn)識(shí)，并且事業(yè)單位在檔案管理部門上下了很多工夫來保證整個(gè)單位的有序運(yùn)行。但從實(shí)際想來，檔案管理工作還是有些許不足，值得大家去改進(jìn)和提升。

首先是要加大檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，增強(qiáng)政府有關(guān)事業(yè)管理部門對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門作為一個(gè)管理機(jī)構(gòu)的重要的分支部門，檔案管理屬于后臺(tái)，不易引起上級(jí)的高度重視，因?yàn)闄n案的管理工作不需要擺在臺(tái)面上，不會(huì)被外界看見，因此管理部門對(duì)檔案管理的工作的方面經(jīng)費(fèi)投入較少。但從上述檔案管理工作的重要性，以及最終投入經(jīng)費(fèi)較少的結(jié)果看來，檔案管理工作具有十分重要的性質(zhì)，比如紙質(zhì)稿的管理檔案就可以借鑒實(shí)行電子檔案，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)加電子科技，把檔案輸入電子系統(tǒng)，可以增加檔案的備份數(shù)量，需要閱讀的人就不用等待前面閱讀的人歸還書本了，需要閱讀的人就可以在網(wǎng)絡(luò)即時(shí)閱讀。更多的經(jīng)費(fèi)投入要用在關(guān)鍵點(diǎn)上，有效幫助更好地管理檔案，這樣紙質(zhì)稿的一些缺陷就能夠得到充分的彌補(bǔ)。

還有很重要的是要提升檔案管理，和工作人員的職業(yè)素質(zhì)。這大致可以從兩方面入手，一個(gè)是招聘高學(xué)歷的工作人員。當(dāng)然，這也需要足夠的經(jīng)費(fèi)去支持。另外就是開設(shè)專門的培訓(xùn)班，從而提升管理人員的素質(zhì)，這樣對(duì)口對(duì)專業(yè)的培訓(xùn)，更能夠有針對(duì)性地去對(duì)檔案進(jìn)行管理，特別是就業(yè)管理部門的檔案管理，因?yàn)樗婕暗矫裆婕暗絿窠?jīng)濟(jì)發(fā)展，所以專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)是極其重要的。

提高檔案管理工作的信息化程度，除了使用電子檔案之外，管理系統(tǒng)也可以通過電子系統(tǒng)管理。檔案管理工作部門應(yīng)當(dāng)建立自己的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，配齊所必需的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等等。只有當(dāng)電子系統(tǒng)更加完備，跟得上時(shí)代信息化的發(fā)展，那么才能夠?qū)n案進(jìn)行有效的運(yùn)用，才能深入民情，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)需要提取一定的檔案材料時(shí)，就可以通過電子系統(tǒng)簡(jiǎn)單提取省時(shí)省力，而不需要到圖書館或檔案室去，挨個(gè)查看紙質(zhì)資料。

提高管理部門的創(chuàng)新意識(shí)，針對(duì)問題尋找新的創(chuàng)新，解決問題的角度。時(shí)代的步伐在緊追不舍，所以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)也應(yīng)適當(dāng)結(jié)合創(chuàng)新思維。要善于提出檔案管理工作方面的不足，并且提出一些可行的措施，那么檔案管理工作就可以不斷發(fā)展。

最重要的一點(diǎn)，從制度方面著手，就是要建立健全就業(yè)檔案管理工作部門的制度。基本都是怎樣管理檔案的制度，還有建立懲戒獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)提出有利建議的工作人員，給予獎(jiǎng)金和獎(jiǎng)品的鼓勵(lì)，對(duì)于泄露檔案資料的工作人員予以批評(píng)甚至開除。

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