創新機關事業單位檔案管理的重要性及途徑

王芳

【摘要】隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經不能適應現有機關事業單位高效運轉的需要。針對傳統檔案管理中存在的各種問題，機關事業單位應積極開展檔案的信息化建設工作，這對提高檔案資源的有效利用率，提高各部門的工作效率等方面都有重要的意義。本文在分析了信息化時代對機關事業單位檔案管理的重要影響基礎上，提出了創新檔案管理的主要途徑。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理；信息化

檔案作為一種特殊的信息資源，是事業單位寶貴的資源和財富。它包含了很多重要的信息資料，記錄著機關單位的發展歷史、人事關系、人事檔案、工作流程等重要信息，檔案為機關單位的未來發展提供了重要依據。因此，檔案管理在機關事業單位的發展中具有十分重要的作用。但是，目前我國很多機關事業單位仍然使用傳統的檔案管理模式，這種管理方式存在著檔案存放條件不達標、缺少檔案存放場地、檔案缺失等很多問題，因此，采用紙質檔案存放的方式已經不能滿足機關事業單位工作的需要。目前，隨著信息技術的發展以及網絡技術的進步，檔案管理工作的信息化、電子化已經成為發展潮流。在這種背景下，機關檔案管理工作也面臨著巨大的壓力和挑戰，如何創新機關事業單位的檔案管理工作，已經成為當前檔案工作者研究的重要內容和使命。

一、提高機關事業單位檔案管理信息化的重要性

機關事業單位的檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，同時，實現檔案的信息化管理，也可以提高機關單位檔案管理的效率，這對促進機關事業單位的可持續發展具有重要的意義。

（一）檔案存放載體越來越便捷。目前，很多機關事業單位的檔案通常以紙質的形式保存，每天機關事業單位都會形成很多的檔案信息，如果這些檔案資源以紙質的形式保存，就勢必要整理出專門的存儲地點，即便配備了專門的檔案室，每天也需要不斷入藏新的檔案，這樣就會造成檔案存放空間減少的現象。而檔案信息一旦丟失或者損毀，不僅對機關單位而且對當事人都會造成巨大損失，因此，紙質保存檔案的方式存在很多的問題。而目前隨著網絡信息化的進步和發展，機關單位的電子文件也不斷增加，一些新興的信息存儲技術提高了檔案信息存儲的容量，改變了傳統檔案資源存儲的載體，例如，一些重要文件可以通過光盤、U盤、云存儲等形式進行保存，這種存儲方法具有簡單操作、存儲時間長等優勢。

（二）提高了檔案資源信息的利用率。由于紙質檔案在被查閱時要受到時間和地點的限制，并且需要花費很長的時間才能查找到所需的資料。然而在信息化時代，檔案部門可以通過網絡技術以及計算機技術建立起適合單位的信息化檔案室，整合各個部門的資料，將檔案信息歸入統一的管理中，有效實現檔案資源的配置和共享，從而使檔案查詢人隨時隨地都可以進入檔案管理系統查閱自己所需的資料，這種方式準確高效，節省了寶貴的時間，也更容易被檔案使用者所接受。

二、加強機關事業單位檔案管理的主要途徑

在網絡信息時代，通過加強對機關事業單位檔案資源的開發和管理，提高檔案資源的有效共享和合理使用，這對促進機關單位的可持續發展具有重要的作用，主要可以通過以下途徑提高檔案管理工作：

（一）提升機關領導干部對檔案管理工作的認識。檔案管理工作越來越受到各個單位的重視，人們也越來越認識到檔案管理在單位發展中所起到的重要作用。因此，在信息化不斷發展的新時代，機關事業單位的領導和干部更要充分認識到信息化已經是一種發展潮流，檔案管理工作必須擺脫傳統的管理方式，只有積極參與到各項工作的信息化建設中，為單位的檔案管理信息化提供有效的檔案配備、經費等方面的保障，才能為實現本單位檔案管理信息化打下堅實的基礎。

（二）提升檔案工作人員的綜合素質。隨著檔案工作的信息化開展，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，機關單位要注重培養具有計算機技術、網絡技術等在內的專業檔案管理人員。一方面針對已有的檔案人員要鼓勵他們自學檔案管理的相關專業知識和理論實踐，提高自身的工作質量，另一方面機關單位也要不斷開展各種關于檔案管理的講座，積極參加各種檔案管理的信息化培訓活動，提高檔案人員的信息化意識，才能保證檔案管理信息化建設的開發和實現，從而促進機關事業單位的健康發展。

（三）做好檔案信息管理系統的開發與建設。機關事業單位要想實現檔案管理的信息化，就要做好檔案信息管理系統的開發與建設工作。因此，各個機關事業單位要根據自身的實際情況，了解目前單位檔案管理的現狀，開展檔案信息管理系統所需要的經費、檔案配置、人員情況等具體內容，從而針對單位的現狀開發一套適合自身發展的信息檔案管理系統，才能真正解決檔案管理存在的各種問題，最終提高機關單位的檔案管理水平。

三、結束語

隨著網絡信息技術的發展，檔案管理工作也進入了全新的發展時期。提高機關檔案管理工作，對機關事業單位具有重要的影響和意義：一方面，加強檔案管理信息化工作能夠促進事業單位的全面發展，不斷滿足事業單位的檔案工作需求；另一方面，加強檔案管理的信息化建設才能充分發揮檔案資源的價值，為檔案使用者提供最真實、最可靠的數據來源，提高檔案資源的使用率，最終提高機關事業單位的運轉效率。

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