信息化條件下優化醫院行政檔案管理的策略

楊洋

【摘要】醫院檔案是對醫院各項活動的真實記錄，是醫院文化的彰顯，在醫院發展過程中起著重要作用。然而，隨著社會的發展，醫院管理模式逐漸向信息化、現代化轉變，醫院行政檔案管理中存在問題越發明顯。在該種情況下，加強現代信息技術在檔案管理中的應用，推動檔案管理的系統化與效率化成為醫院發展的重點，文章就此進行探討。

【關鍵詞】信息化；醫院；行政檔案管理；策略

信息化時代，互聯網逐漸成為醫院正常運行的重要部分，醫院運行過程中產生的各種信息資料逐漸向數字化、信息化轉變，為檔案管理工作帶來新的挑戰。文章主要介紹了醫院行政檔案管理的概念與重要意義，當前醫院行政檔案管理工作中存在的問題，并以信息化建設為主，提出幾點策略，以求提高醫院行政檔案管理工作的效率，加強檔案的應用，推動醫院健康發展。

一、醫院行政檔案的概念與重要意義

醫院行政檔案，又被稱之為文書的檔案，在醫院行政管理活動中，相關人員想要展開某項工作，需要經過請示、批復等步驟才能進行，而在這一過程中，所產生的行政公文將會直接轉化為檔案存儲，便于醫院查詢、管理。可以說，醫院行政檔案大多是在醫院組織活動、管理等過程中形成的資料，能夠有效幫助行政人員做好管理工作，是醫院開展后續工作必不可少的依據，因此，在醫院運行過程中，醫院行政檔案管理工作占據重要地位。

醫院行政檔案是醫院各項事件、活動、管理的記錄人，其存在能夠有效提高醫院文化內涵，其高效管理對醫院發展有重要意義。須知，醫院行政檔案在醫院建設初期就已經存在，一定程度上作為醫院發展史存在，隨著醫院的發展，行政檔案不斷增多，其中記錄了醫院發展的重要節點，傳承了醫院文化，提高了醫院醫護人員的凝聚力與向心力，穩定了醫院人員的思想。另外，多數時候，醫院行政檔案是醫院各項工作開展的參考依據，具有重要指導意義，推動著醫院正確決策、健康發展。以醫院人事檔案為例：醫院人事檔案記錄著醫院人才隊伍的發展與完善，為人事工作提供了詳細數據庫，并且，人事檔案為醫院醫護人員考評、升職、評職稱提供了參考依據，提高了其公平性，降低了人才的流失。由此可見，醫院行政檔案對醫院發展具有重要意義。

二、當前醫院行政檔案管理中存在問題

筆者認為，信息化時代下，醫院行政管理主要存在以下問題：

（一）管理體制仍然存在一定漏洞。隨著人們對身體健康程度的重視，醫院發展迅速，市場競爭日益激烈，為在市場上搶占一席之地，醫院管理體制在不斷完善中，尤其是檔案管理體制。然而，信息時代，與醫院各種信息技術發展相比，檔案管理體制的完善速度稍顯遜色，檔案管理體制不斷在補足漏洞、出現新漏洞這一過程中向前發展。

（二）管理觀念落后。上級領導的重視度直接影響著下級部門的重視度。在醫院發展中，醫療能力作為醫院發展的核心，醫療人員招收、培養是醫院最為重視的部分，相對而言，對醫院檔案管理的重視度不足，檔案效用難以發揮。

（三）檔案管理人員參差不齊。在醫院行政檔案管理過程中，必然存在管理能力較高以及管理能力不足的人員，而管理能力不足主要表現在以下幾點：對最新出現的信息技術了解不足、網絡安全意識不高、行政檔案管理存在一定缺陷，降低了檔案管理效率。

三、優化醫院行政檔案管理的策略

（一）加強行政檔案管理的信息化建設。加強檔案管理的信息化建設，提高行政檔案管理效率。信息技術的引入，行政檔案管理人員可直接利用現代化系統與設備對電子文件與紙質文件分別存檔，保障檔案的完整性與規范性。加強檔案管理信息化建設，對不同檔案分類存放，若文件、資料具有重大價值，應永久保存。對醫院一般性工作活動，可選擇長期保存，可選擇3-5年的保存時間，為醫院決策提供參考意見；對短期內具有利用價值的檔案文件，可短期保存，定時刪除，以此提高檔案管理的效率與可利用率，推動醫院更好發展。

（二）轉變醫院管理人員行政檔案管理理念。提高醫院高層、行政檔案管理人員甚至全體員工對檔案重要性的認知，能夠有效保障檔案的完整性，提高檔案管理效率。對醫院來講，諸多檔案資料具有重大價值，如：人事檔案關系著醫護人員的調動、升職、加薪等問題；患者檔案關系著醫患和諧問題；病例檔案關系著患者的健康以及后續同樣患者的治愈。因此，醫院應健全激勵機制，提高檔案管理人員的積極性，提高行政檔案的質量與效率。

（三）提高醫院行政檔案管理人員業務水平。現代化條件下，應積極提高檔案管理人員計算機安全意識與操作能力。積極吸收計算機水平較高的檔案管理人才；提高醫院現有檔案管理人員計算機水平與網絡安全意識，通過熟練掌握軟件技能，系統學習網絡安全知識，提高行政檔案管理工作。

四、總結

當前，醫院管理逐漸向信息化轉變，提高了管理效率，推動了醫院發展。然而，在醫院行政檔案管理工作中，仍存在諸多問題，行政檔案難以發揮應有效用，抑制了醫院發展。對此，加強行政檔案管理的信息化建設，轉變醫院管理人員行政檔案管理理念，提高醫院行政檔案管理人員業務水平，提高醫院行政檔案管理的效率與安全性，推動醫院可持續發展。

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