淺談醫院后勤設備檔案的建設和管理

王學廉

【摘要】新形勢下醫院后勤設備檔案管理工作的重點在于規范管理制度、落實設備檔案建設、強化設備檔案管理意識。所采用的主要手段包括合理配置檔案管理人員以及相關部門、統一檔案管理歸口、建立動態化的信息網絡平臺與數據庫平臺，其根本目的在于將設備檔案的作用最大程度上發揮出來，促進醫院的全面發展。

【關鍵詞】信息化；動態管理；設備檔案管理

隨著我國現代化、城鎮化建設的不斷發展，人們的生活水平日益提高，對于醫療服務的需求正處于快速增長的重要階段。許多醫療機構也開始進一步深化改革，大力推動現代化醫院建設，在不斷提高醫療科研水平的同時，既改善了醫護人員的工作環境，也提升了患者的醫療服務體驗。除了住院大樓、門診大樓等硬件的升級之外，醫院也加大了各種新型設備與醫療技術的投入力度，電梯、制氧供氣、鍋爐熱力以及配電樓等硬件設施一應俱全，種類繁多并且數量龐大。為了能夠有效維護相關硬件設施的正常運行，后期部門需要綜合運用各種技術與管理手段，主動發揮信息化檔案管理技術的重大優勢，不斷提高管理水平與建設質量。

一、設備檔案概述

設備檔案指的是設備在維修、使用、安裝以及購置等過程中所產生的歷史信息資料，這些資料具有十分重要的保存價值與參考價值，是設備能夠得到正確使用與正常維護的重要基礎。對于整個使用周期中一直投入使用的設備來說，設備檔案匯集了所有的信息記錄，管理人員在信息記錄的指標下對設備進行查證、調研與管理。另外，設備檔案還精確記錄了設備的檢修記錄、安裝位置以及型號規格等重要信息，這對于判斷設備是否需要更新、是否需要報廢以相關的維護工作均有重要的參考價值。

二、設備建檔的重要性

科學合理地建立設備檔案將會對于醫學服務質量的提升起到不可替代的促進使用，它是醫院正常后勤保障的重要指標材料，其核心作用在于對所有投入使用的醫院設備信息進行詳細的記錄。醫療機構是救死扶傷的重要機構，本身就有一定的特殊性，使醫護人員在施救的過程中離不開后勤部門的支持，尤其依賴冷暖電氣等動力設備。醫院后勤設備內外協作關系復雜、一次性投資大，管理環節多并且使用周期長，在檔案管理工作過程中將會形成多種形式的檔案，雖然有著極高的利用與保存價值，但數量規模卻極為龐大。這些檔案既服務于后勤設備的管理與維修，同時也服務于醫院的醫療事業和經濟建設，為技術調研、糾紛查證以及歷史追溯提供重要材料。由此可知，醫療機構需要在日常經營中不斷強化自身的后勤檔案建設工作。

三、設備建檔的主要目的

以水電氣冷暖為主的動力供應為例，由于醫院在建設初期所使用的后勤設備型號各異，并且來自不同的廠商，管理者需要通過各種手段將這些設備用好，降低設備故障概率，提高有效使用率水平，增加各項設備的使用壽命。建設設備檔案的核心意義在于為設備管理、設備維修以及設備采購提供基礎資料，比如根據設備檔案資料中的維修記錄，采取更多的預防性維護手段來延長貴重設備的使用年限。在各項準備工作落實充分的情況下，能夠有效降低停機檢修的概率，避免對醫療工作的正常運行造成嚴重的影響，要將事故隱患控制在最低限度，同時也要最大程度上節約維修費用，這也足以說明設備建檔的必要性。

四、當前醫院后勤設備管理所體現出來的不足之處

現階段我國許多醫療機構已經深入開展設備建檔以及相關的管理工作，從設備的安裝、高度、維護，甚至是報廢、拍賣都要相關的操作流程與規章制度，無論是監督還是管理均落實的十分到位。然而在設備建檔方面卻存在著許多不足之處。設備建檔水平代表著一所醫療機構的軟實力，由于設備建設是一項典型的“后臺”工作，許多醫院在對先進醫療機構進行觀摩與學習時往往忽略了這一方面，對于設備建檔工作的研究也不夠深入，對于設備建檔的重視力度遠低于設備本身的采購與維護。即使全面開展設備建檔工作，仍然會受限于當前的技術水平與管理能力，所采用的工作模式普遍存在規范化、現代化不足的問題。若設備建檔的問題僅僅體現在檔案的管理與數據采集上，那么通過借閱、查找也能夠加以應對，然而在面臨設備故障并且需要在較短時間內投入正常運行的情況下，則檔案資料的應用效率會顯得格外低下，嚴重影響醫療工作的正常開展。

（一）資料收集不完整，設備檔案意識有待加強。由于部分醫院沒有分配專業的檔案管理人員和管理部門，部分檔案被臨時寄存在設備供應商手中，醫院在完成整體項目后也沒有對檔案資料進行及時的存檔與整理，造成建設后所采用到的各項資料不夠完整。另外，后勤人員工作團隊的流動性普遍較大，人員穩定性不足，負責檔案資料管理的人員變動相對較大，給部門內部的人事銜接造成了比較大的困難，檔案管理工作所依循的相關制度并沒有對每一名工作人員的責任與職權進行明顯的表述，檔案管理人員得以置身事外，既不清楚檔案資料的流向，甚至會丟失檔案資料。

（二）缺乏工作流程與管理制度。醫院沒有根據后勤部門的工作需求建立一套完整的檔案制度，相關的檔案管理工作流程缺乏規范性與系統性，沒有形成一套行之有效的資料交接標準，歸口管理缺乏統一性。院區建設完成后，后期部門所接收的資料完全來自于基建部門，部分資料中所記錄的數據基于與設備的實際情況之間存在著較大的差異，部分情況下也存在設備資料空白的問題，在對醫療設備進行使用與維護的過程中可能根本無法得到現有資料的任何支持，造成這些問題的根本性原因在于設備資料不夠完整、不夠真實。對于一些十分特殊、十分重要的醫療設備，后勤部門也沒有給予充分的重視，在權責不明確的情況下，一旦在交接工作方面存在任何的疏失都很難追究責任。建檔工作缺乏統一的歸檔程序與編制要求，即缺乏系統性與規范性。這將造成檔案資料無法完全對應實際記錄的信息，嚴重影響檔案資料的實用性。檔案管理人員本身的專業能力不足，在檔案資料的借閱和接收方面缺少具體規定，一旦出現資料長期擱置、存放位置轉移以及當事人員變化等情況，將會給檔案資料的二次整理造成十分嚴重的阻礙。

（三）信息化水平有待加強。信息化是當前我國醫院機構提升市場競爭能力、謀求可持續發展的重要途徑。然而，當前我國許多醫院的設備檔案管理仍然采用十分傳統的手動操作模式，相關的管理與歸檔并沒有脫離以紙張為主的信息載體，網絡化、信息化水平還有很大的上升空間。新形勢下的醫院設備檔案管理工作，需要加大力度引入先進的軟件工程技術來建設數據使用平臺與數據庫。

五、針對醫院設備檔案管理工作所提出的有效建議

（一）及時采集資料，明確歸檔時間。醫院所添加的新設備主要有兩個來源，其中一個是基建安裝設備，基建項目檔案應與設備資料一同歸檔，歸檔完成后再將其上傳至醫院內部的管理部門并建立設備檔案。另一種是由設備管理部門直接負責采購的設備，這種設備的歸檔在完成購置后立即進行。對于基建安裝設備來說，向設備管理部門所上傳的資料應對電梯以及壓力容器等重點設備的各項參數進行詳細的記錄，所提供的資料一定要包括在技監局所輸的安裝告知書等手續材料，進而為設備的年檢提供有效的支持。對于部分單獨采購的設備，則需要在安裝完成后全面收集安裝單位或設備廠家的相關資料，登記建檔并進行整理編排。

（二）建設動態設備檔案。傳統紙制檔案工作模式下，檔案管理部門只能夠建立靜態的設備檔案，整個過程不外乎歸檔儲存、整理編制以及資料收集三個環節，檔案管理工作長期獨立于其他部門的工作，檔案管理部門與各部門之間缺乏關聯性。這完全違背了開展檔案管理工作的初衷，沒有為醫院內部各部門的工作創造更多的使得條件。從根本上說，檔案管理最終服務于設備管理，而投入運行的設備其狀態是不斷變化的，設備檔案也要隨著設備狀態的變化而不斷變化，進而起到設備監測器的作用。醫院應結合當前的設備檔案對設備的運行狀況進行定期或不定期的檢查，降低設備的運行成本與故障率，最終實現設備效率的最大化。

（三）采用網絡化、電子化的檔案建設方法。當前我國已經全面進入到信息化時代，網絡技術與電子計算機技術已經得到的全面普及。然而醫院機構所使用的電子計算機網絡與消費及市場的網絡與硬件設備有著很大的區別，對于計算機的系統穩定性與系統容量有著十分嚴格的要求，需要醫院與第三方技術企業開展合作，為醫院建立一個專用應用于設備檔案建設的軟件平臺。在設備檔案建設的實際操作方面，檔案管理人員需要全面掌握計算機與相關軟件的使用方法，結合醫院相關規定建立起一套切實可行的操作流程，不僅要利用計算機對數據進行整理與技術，甚至還要采用激光掃描等技術替傳統的手動錄入，這樣既能夠降低管理人員的工作強度，也能夠進一步提高數據錄入的準確性。

六、結束語

動力的穩定供應與設備的正常運轉是醫考研各項工作得以有效落實的基礎，同時也是提升患者治療體驗、優化醫療服務質量的重要保證。因此，管理部門需要為醫院后勤設備建立起一套完整的檔案，科學有效地對設備檔案進行管理。醫療機構需要進一步加強針對設備檔案建設的研究力度，提高競爭力水平，為患者提供更加優質的服務。

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