對人事檔案社會化管理模式的探討

劉皓

【摘要】人事檔案是職工個人信息的儲存庫，是人事部門為職工提供人事服務的基礎性資料。承受著人事制度改革的不斷深入，干部公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現，競爭擇優和正常流動機制已逐步形成。原有人事檔案包含的信息量、管理手段及附加功能等，已經不能適應市場經濟發展需求。為適應這一發展，人事檔案工作必須形成與之配套的管理模式。

【關鍵詞】人事檔案；社會化；管理模式

一、人事檔案社會化管理，適應市場經濟發展需求

人事檔案的社會化管理是承載著市場經濟與現代化的進程和發展，社會結構日益復雜，社會差異成分越來越多的情況下，建立的一種新的管理模式。它符合人事檔案制度的公共政策創新：必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展。所謂“契約化”就是明確事業單位人員的公共雇員地位，強調其權利和義務的對稱；所謂“社會化”，就是契約型的人事檔案可以交給社會中介如人才市場去管理，公共權力部門、公共事業單位和公共雇員只能“袖手旁觀”，既做到公正又節約成本；所謂“電子化”，就是通過電子手段建立個人征信體系和社會信用制度；所謂“法制化”，就是必須按照憲法及

《公務員法》《勞動法》《保密法》等法律進行人事制度改革和人事管理。因此，這種管理模式具有：機構和服務對象的社會性，管理方式和服務方式的開放性，人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性，目前主要適用于流動人員人事檔案管理，這預示著更大范圍人事檔案管理的一種方向和發展趨勢，更有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案規范化、現代化以及網絡化管理，是適應市場經濟發展需求的必然產物。

（一）管理機構和服務對象的社會性。長期以來，我國人事檔案一直作為組織人事部門的內部檔案管理體系在運行，是各級黨政機關、企事業單位組織人事等部門，按照黨的政策，在培養、選拔和使用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、思想品質、業務能力、工作表現的重要依據。出于維護人事檔案的真實性、準確性、保密性等因素的綜合考慮，我國在干部人事檔案的管理和利用方面，在保密和開放關系的處理上，一直存在著過分強調保密的神秘主義的傾向，奉行的是內向型、封閉式的管理模式。在經濟日益市場化和政治日益民主化的今天，人事檔案制度強調檔案的嚴肅性、準確性、唯一性也屢受挑戰，這種傳統的人事檔案制度的政策性缺陷已經顯露無疑，它的負功能愈加明顯。市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與傳統的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應動而生，人事管理變成了一種社會化的活動。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然要具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事管理機構，只收集管理本單位人事檔案，而適應市場經濟條件建立的社會化人事檔案管理機構，如各省、地市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是僅僅管理本單位人事檔案。而是面向社會，管理對象包括該地區范圍內所有流動人員的人事檔案，服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

（二）檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供，往往由各單位內部人事機構行使，檔案來源單一，管理對象僅限于本機構人員，內容也較簡單，而社會化的人事檔案管理，管理對象來自該地范圍內各類人員，而每位人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也更顯豐富多樣。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及畢業生社會就業，都不容忽略人事檔案的利用。在人才流動日趨頻繁的當今社會，人們的知識在更新、觀念在更新。承受著單位人變成社會人，職工本人有時需要通過其人事檔案了解自身情況，從不敢過問自己的檔案內容到要求適當向社會開放人事檔案的內容，人事檔案信息服務的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。相對而言，人事檔案寄存在原工作單位的檔案部門，在辦理出具各類證明材料時有諸多不便，而人事檔案社會化管理方式和服務方式的開放性，已得到越來越多業內人士的肯定和認可。

（三）管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理方式和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界人才信息交流，由單一途徑變為開放式的交流模式。從信息管理的角度考慮，人事檔案在本質上代表社會對某個個體的一種文字記錄，是各級組織人事部門考查、培養、使用和向外提供相關數據的原始依據。就當前人事檔案收集的材料來說，主要分為：（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學習成績、培訓成績表和評聘專業技術職務材料）；（5）參加中國共產黨、青年團及民主黨派的材料；（6）獎勵材料；（7）處分材料；（8）錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休退職材料；（9）各種代表會登記表；（10）其他可供組織上參考的材料等。其內容基本都是當事者自己書寫和組織人事部門在考查干部、入黨、入團、增加工資和錄用、任免、聘用、轉業、出國、退（離）休退職辦理手續中形成的原始材料，這些材料都很珍貴，但大多都不需要保密。如果將這些人事檔案全部納入到社會化管理，利用計算機等先進技術手段，使人事檔案利用電子化，配備檔案專業管理人員對其進行規范化管理，從而代替傳統手段，將減少人為因素，充分發揮人事檔案信息資源的共享性、互換性、傳遞性，促進人才的合理流動。

二、人事檔案社會化管理，對現代管理模式的補充

人事檔案社會化開放管理模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理處于并存發展階段。1.市場經濟條件下的新模式，與計劃時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構管理，比較封閉和內向，在過去人事檔案管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中的唯一模式，而應更新、改革，建立新的模式。新的社會化開放式人事檔案管理模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。2.兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用，具有優勢。但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大。新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易實現現代化、網絡化管理，但存在易泄密、丟失等問題。因此，在充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。3.社會化開放式管理模式主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員大多是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。流動人員一般沒有固定的單位，工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理。這種機構具有社會性、開放性與市場性的特點，適用于社會化開放式檔案管理模式。但有的人才市場不規范，在流動人事檔案管理中存在不少問題，有待進一步改進。

三、對人事檔案社會化管理新模式的展望

21世紀是一個更加開放的社會，隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業。人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模在，同時這些人員“干部本位”逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，因此不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級，由組織人事部門分管管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。另外，傳統的人事檔案與戶籍管理，對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度協調運行，那么許多問題都可以解決。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

總之，隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立和發展，必將對人事檔案管理的特色提出更高的要求，也只有不斷加強人事檔案的特色建設，才能適應新形勢發展的需要。目前，我國人事檔案部門實行社會化開放式管理，盡管在現階段主要適用于流動人員人事檔案管理，但今后在更大范圍內、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。這種管理模式的拓展，會更好地服務于社會。

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