新形勢下大中專畢業(yè)檔案管理工作的若干思考

李曉菊

摘要：信息化時代所呈現(xiàn)的就業(yè)方式多樣化的今天，大中專畢業(yè)生檔案管理工作已經(jīng)跟不上時代的要求，加上檔案管理人員業(yè)務水平不高，管理理念落后，管理機制不健全等問題的存在。因此，對大中專畢業(yè)生檔案管理工作應引起足夠的重視并采取相應的措施來符合時代的要求。

關(guān)鍵詞：大中專畢業(yè)生；檔案管理；措施

一、新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀分析

大中專畢業(yè)生檔案是反映學生的綜合素質(zhì)以及受教育情況和辨別評價人才的原始記錄資料，是大中專畢業(yè)生在社會中的重要名片。國家和企業(yè)大中專畢業(yè)生的就業(yè)方向、工作經(jīng)歷也可將其檔案管理作為重要的參考依據(jù)。國家以及地方政府部門可以參考其效用制定人才戰(zhàn)略、就業(yè)計劃、公益性崗位設置等。當前大中專畢業(yè)生的就業(yè)渠道已從單向型向多元化轉(zhuǎn)變。縣級人才服務和公共就業(yè)中心及時調(diào)整了大中專畢業(yè)生檔案管理的管理戰(zhàn)略。但是由于傳統(tǒng)畢業(yè)生檔案管理機制還不完善且缺乏靈活的就業(yè)環(huán)境。在檔案創(chuàng)新方面大中專畢業(yè)生明顯不足。國家正在對各行各業(yè)大力推行信息化改革，希望能以信息手段來實現(xiàn)大中專畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理。逐步建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化的管理模式。當前大中專畢業(yè)生檔案管理正處在轉(zhuǎn)型發(fā)展期，在很多方面還遺留著很多舊的管理模式，人事檔案管理的任務越來越繁重，雖然有所進步但還尚未使大中專畢業(yè)生檔案管理的價值充分發(fā)揮的效果。因此，大中專畢業(yè)生檔案管理能否與時俱進，在新時期使檔案管理得功效得到彰顯，目前還有很多工作要做。

二、新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題

大中專畢業(yè)生檔案向人事檔案的過渡期稱為大中專畢業(yè)生檔案管理，其就業(yè)方式、時間以及用人單位保管檔案等都會影響到檔案管理。大中專畢業(yè)生檔案管理的重要性和困難程度作為人才服務與公共就業(yè)部門應有充分的認識。并對畢業(yè)生檔案管理工作能夠創(chuàng)造性的工作。在當前檔案管理改革的形式下，對大中專畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題進行分析。

1、從管理人員分析。檔案管理的過程比較繁瑣，需要管理人員具有極強耐心和細心。隨著大中專畢業(yè)生數(shù)量的增加和國家對檔案管理工作越來越重視，需要檔案管理人員的認識也應隨之提高。很多檔案管理人員認為檔案管理工作非常枯燥乏味，工作內(nèi)容無非是抄寫工作和保管工作。能夠?qū)n案管理做到簡單的轉(zhuǎn)遞、外調(diào)、查檔就可以。但隨著管理理念和管理模式的改進，尤其是引入信息技術(shù)對檔案進行信息化管理，這對檔案管理人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求，而檔案管理人員使用新技術(shù)的能力普遍不高。不能使信息管理系統(tǒng)的效用充分發(fā)揮。有的檔案管理人員對檔案管理工作積極性差且常常被動的疲于應付。

2、從管理機制分析。大中專畢業(yè)生檔案管理制度已經(jīng)趕不上當今信息化時代的發(fā)展要求。尤其是縣級人才服務部門還停留在傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制的檔案管理機制。由于當今大中專畢業(yè)生流動性強，就業(yè)渠道多元。舊的管理機制已經(jīng)不符合新的發(fā)展環(huán)境。當前人才服務中心和公共就業(yè)部門主要負責畢業(yè)生檔案管理工作，由于許多縣級人才服務中心大中專畢業(yè)生檔案管理制度尚不健全，以致具體工作中缺乏規(guī)范和指導，致使其檔案管理工作效率低下。未及時更新歸檔、調(diào)檔、查檔等環(huán)節(jié)的管理制度在運用計算機和網(wǎng)絡時容易導致丟檔、改檔、信息失真現(xiàn)象發(fā)生，因此，要健全管理制度。大中專畢業(yè)生檔案調(diào)動因檔案管理地的管理模式差別較大，生源地人才交流中心會對未辦理檔案關(guān)系或高校代管期滿的畢業(yè)生檔案進行托管。需要及時更新中專畢業(yè)生就業(yè)、考試等信息。大中專畢業(yè)生查閱、復印檔案資料，增添檔案資料等，也需要完善的管理制度來約束。

3、從管理方式分析。我國當前的大中專畢業(yè)生檔案管理受制于傳統(tǒng)的“重保存輕服務”思想，致使大中專畢業(yè)生檔案管理服務意識差，在檔案管理過程中缺乏創(chuàng)新精神，使之不能輔助人力資源服務更好的發(fā)揮作用。只能提供簡單的查詢服務，如基本信息、簡歷、職稱的方式和紙質(zhì)查詢服務。由于大中專畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出滯后性。工作往往具有被動性。甚至有的縣級大中專畢業(yè)生檔案管理在推進信息化管理的同時還在采用原始的人工信息錄入的方式進行登記管理。對于單位配置的計算機、照相機、掃描儀等先進的設備沒有充分使用，檔案的記憶功能決定檔案管理質(zhì)量的高低。使用電子信息設備進行數(shù)據(jù)電子簽章、簽名以及識別碼，可以大大提高管理質(zhì)量和工作效率。另外，當前的檔案管理的信息收錄比較單一，不能全面的反映大中專畢業(yè)生的教育經(jīng)歷和個人能力，只注重畢業(yè)生“人事性”的材料而缺乏收集學生的興趣愛好、特長、參與社會活動、發(fā)明創(chuàng)造、社會經(jīng)歷、個人成果等材料。檔案管理未做到人性化和全面化。

三、新形勢下大中專畢業(yè)生檔案管理工作的改進建議

1、創(chuàng)新檔案管理理念，提高管理人員素質(zhì)。

大中專畢業(yè)生檔案管理的難題要想得到徹底的轉(zhuǎn)變，引進并創(chuàng)新檔案管理理念非常重要，要想使大中專畢業(yè)生檔案管理滿足現(xiàn)代化人力資源管理的需要，需要進食引進先進的管理技術(shù)和管理方法，建立專業(yè)的檔案管理隊伍，對大中專畢業(yè)生檔案管理人員的管理要規(guī)范化，制度化。加強各大中專畢業(yè)生檔案管理部門的協(xié)調(diào)和合作。相互學習并借鑒成功的管理經(jīng)驗。檔案管理人員的培訓和交流要不斷加強，使檔案管理人員的業(yè)務水平不斷提高，使其對人才信息管理系統(tǒng)的使用方法熟練掌握。保障大中專畢業(yè)生檔案管理信息化建設的人才儲備。目前縣級大中專畢業(yè)生檔案管理人員中既懂管理又會電腦操作的復合型人才較少，為此，及時掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識與技術(shù)是大中專畢業(yè)生檔案管理人員必須贏具備的素質(zhì)。同時還應在檔案管理工作中樹立主動性和服務意識，敢于面對檔案管理工作中的各種困難。

2、完善檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作。

目前大中專畢業(yè)生檔案管理工作走信息化管理道路是必然趨勢，但是在采用信息化管理模式的同時要建立一套完善的相對應的管理制度，遵循“嚴格審核、嚴格管理、嚴格認定”的原則改進和修補以前制度中的漏洞和不足，保證檔案管理機制的時效性，在管理制度的保障下及時將檔案管理中無價值的信息刪除并更新信息數(shù)據(jù)，否則可能出現(xiàn)“造假”或“丟檔”的問題。檔案的建立、收集、整理、歸檔是一個復雜的過程，在這個過程中還需要對材料進行補充，建立完善的監(jiān)督機制可以使檔案登記、轉(zhuǎn)遞、查詢、借閱、利用等環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3、加強檔案信息化建設，拓寬檔案資源利用空間。

檔案信息化建設是解決大中專畢業(yè)生檔案管理工作滯后性最有效的手段。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化進程許多縣級人才服務中心已經(jīng)建立了人才信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)對檔案管理的效率的提升，建立國家學籍檔案，學歷證書信息管理的對接有很重要的現(xiàn)實意義。能使計算機網(wǎng)絡批量管理的優(yōu)勢得到發(fā)揮。利用計算機的信息訪問端口和權(quán)限管理機制可以使中專畢業(yè)生檔案管理的保密性和安全性得到提高。從而減輕管理人員的工作量，用戶通過身份識別后，能夠快速的查詢并使查詢記錄保留。對于大中專畢業(yè)生的人才流動和就業(yè)情況，人事部門可直接通過人才信息管理系統(tǒng)來了解，從而根據(jù)其流動情況制定相應的人事政策調(diào)整。人才服務中心檔案管理部門運用信息化管理將大中專畢業(yè)生檔案管理信息納入人才信息管理系統(tǒng)可以為當?shù)氐娜肆Y源帶來便利，使其自動化管理和資源共享得以實現(xiàn)。也便于企事業(yè)單位在人事管理部門門戶網(wǎng)站根據(jù)需要選擇招錄對象。使用人單位和畢業(yè)生的距離縮短，從而拓寬大中專畢業(yè)生的就業(yè)渠道。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下我國大中專畢業(yè)檔案管理工作還存在諸多問題。這主管單位和具體的管理人員要求在信息化管理下提高認識和自身素質(zhì)，健全管理制度等工作來做好大中專畢業(yè)檔案管理工作。

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