探討做好燃氣工程檔案管理工作的途徑

高蘭

摘 要：燃氣工程檔案指收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索以及利用等一系列燃氣工程建設檔案資料。現代燃氣企業都應做到科學合理管理檔案，由此一來才能更好地利用燃氣工程檔案信息，使檔案服務現實工作。對此，本文則從轉變檔案管理觀念、落實檔案管理規章制度以及強化檔案管理人員素質等分析做好燃氣工程檔案管理工作途徑，望給予相關工作人員提供參考。

關鍵詞：燃氣工程；檔案管理；途徑

近年來，隨著我國經濟水平大幅度提升和社會快速發展，很多城市都開始擴建延伸燃氣管道，不斷增加的各類用戶使得形成的各類燃氣資料也逐漸增多，由此凸顯燃氣工程檔案管理工作。現代化燃氣企業針對燃氣工程檔案管理工作應做到歸檔程序制度化、材料規范化、數據現代化、管理專業化以及服務人性化。由此一來才能更好地利用燃氣工程檔案信息，更好地使工程檔案服務于燃氣工作，推動燃氣企業快速穩定發展。

1 轉變檔案管理觀念 實現燃氣檔案超前管理

很多燃氣企業對檔案內容和工作范圍理解都過于狹窄，正是因為工作人員思想單一陳舊而不能創新工作，自然而然無法準確意識到需要逐漸轉變檔案管理觀念并制定科學合理措施，從而實現對燃氣工程檔案超前管理。首先從源頭對燃氣工程檔案實施管理；檔案管理人員應事先充分了解燃氣工程建設情況，強化施工參建單位技術人員和施工人員對檔案材料編制，由此提高檔案材料業務水平。與此同時全面檢查以及審核燃氣工程中形成的各類文件，一旦發現問題則需要及時解決，促使燃氣工程材料和竣工圖可以做到完整、準確、真實且符合歸檔范圍，更在于保證燃氣工程檔案資料完整性和真實性。其次拓寬燃氣工程檔案信息資料收集渠道；從實際情況得知，燃氣工程建設并非簡單工程類型，其建設涉及多個專業領域和多個部門相互合作，由此一來就使其在建設活動中會產生大量、復雜、散亂的文件材料，再加上各種燃氣工程有不同建設周期，從最初立項到設計、決策、施工、指揮、完工、檢查驗收等多個步驟。每個步驟可能需要涉及不同設備廠商，如果疏忽則會遺漏文件，增添檔案管理工作難度。針對上述情況可采取分階段收集、緊追工程收集以及強制性收集等方法整理燃氣工程檔案，由此保證檔案完整性，也促使檔案管理工作可以順利推進。第三科學劃分燃氣工程檔案；在燃氣檔案管理過程中可結合燃氣工程建設情況和相關規章管理制度將其分為商業用戶、工業用戶、城市部門、居民用戶、影像、設備儀器等多種類型檔案，目的在于可以高效管理檔案，便于工作人員查詢。針對存有變動的燃氣管網則需要第一時間補充相關資料，使燃氣檔案管理工作更加規范化和科學化。

2 落實規章管理制度 統一燃氣檔案管理網絡

任何領域都需要規章管理制度作為約束工具，燃氣工程檔案管理工作也毫不例外。尤其企業建立歸檔制度可以保證各類文件從最初形成到最后歸檔都可以實現制度化、規范化、程序化。首先工程竣工資料歸檔控制；財務部門需要得到檔案室在關于竣工資料已歸檔區域簽章后才能結算工程尾款，由此保證工程檔案資料可以及時歸檔。其次檔案移交；工程竣工后需要工程承辦方對相關資料進行編制并移交目錄，之后根據目錄清單向企業檔案室歸檔，雙方簽章確認并一式兩份保留。第三檔案使用；利用檔案中應嚴格執行檔案借閱制度并認真履行相關手續，對于涉及企業經營活動重點內容文件則需要設置權限。由于檔案管理在實際工作中沒有明確分工，以致于很多燃氣企業對檔案管理也十分敷衍，沒有較好地體現檔案信息價值。對此需要企業領導高度重視，建立專業檔案管理部門，對外招聘專業檔案管理人員，明確分工，提高檔案管理效率。燃氣工程有不同施工隊伍，工程中填寫的文件材料模板也各不相同，正是因為不規范的歸檔資料才時常發生檔案遺漏情況。因而需要建立一套合理、科學以及操作性較強的檔案管理模板，便于檔案管理人員可以規范和明確收集檔案，最重要能更好地推動各個參建單位檔案規范化，進一步提高歸檔質量。

3 強化管理人員素質 提高燃氣檔案管理效率

燃氣工程建設和其他工程相比較為特殊，也有較高的專業性，因而也使燃氣工程檔案管理工作有著一定的特殊性。正是因為該工作領域特殊，對檔案管理工作人員專業能力和素質提出較高的要求。除了要熟悉傳統的文書檔案，還要熟悉科技檔案以及和檔案專業相關知識，更要掌握計算機檔案管理操作性能以及燃氣專業知識。燃氣企業定期需要組織檔案管理人員接受檔案知識和燃氣工程建設技術等各方面內容培訓，避免在日常工作中出現不懂檔案資料或管理檔案不懂燃氣工程等現象，為燃氣工程檔案歸檔工作打下堅實的基礎。與此同時還需要提供各項檔案服務，因為燃氣工程檔案形成完全來自燃氣建設工作者，如果及時將檔案信息提供給相關業務部門，會使其進一步了解檔案和體驗檔案價值，未來也能更好地配合檔案部門工作。

4 結語

總而言之，檔案管理是燃氣企業不可缺少的組成，只有高品質和高效率的檔案管理才能更好地為管理人員提供決策參考依據，進而達到提高檔案管理目的。在此過程中需要燃氣企業檔案管理工作人員積極轉變檔案觀念，準確落實規章管理制度，不斷強化檔案管理人員素質，進一步提高燃氣工程檔案管理效率和質量，推動燃氣企業健康快速發展的同時為廣大人民群眾提供更為優質的服務。

參考文獻：

[1]李曉暉，王瑛.做好燃氣工程檔案管理工作[J].黑龍江科學，2016，7（17）：76-77.

[2]居國宏.論如何做好燃氣工程檔案管理工作[J].建筑工程技術與設計，2016（3）.