探討事業單位文書檔案的規范化管理

香雪萍

摘要：事業單位進行內部管理工作時，檔案管理屬于其主要構成部分，對其進行不斷加強和優化，可以促進事業單位的穩定運轉。然而，結合事業單位的管理現存問題發現，其規范化管理工作仍然存在較多影響因素，需要對其進行重點處理解決，以實現事業單位文字檔案規范化管理的目標。文章首先分析事業單位中文書檔案管理作用，其次進行其現存管理問題的闡述，最后研究其事業單位文書檔案的規范化管理措施，促進事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；規范化管理

基于我國改革開放背景，事業單位的改革隨之取得明顯成績，并對事業單位的文書檔案提出較高要求，尤其是在文書檔案管理工作，應該保證其規范化管理的落實。但是，在事業單位進行文字檔案管理工作時，普遍會出現不規范操作等問題，從而對事業單位管理水平造成一定制約，很難實現其有效改革。因此，事業單位進行文書檔案管理時，對其規范化管理予以重視，選擇相關有效措施進行落實，可以保證事業單位的檔案管理更加規范。

一、事業單位的文書檔案管理作用

（一）全面提升工作效率

在事業單位發展過程，文書檔案主要記載人員工作狀況和相關活動內容，在對文書檔案進行查詢后，可以對每位人員實際情況進行深入了解，而將其作為當前事業單位評優和晉級重要保障，則能夠充分發揮其文書檔案的價值和作用。在此基礎上，事業單位的工作人員需要盡可能完成每項工作內容，以此提升工作效率的顯著提升，并發揮文書檔案在事業單位發展中的重要作用[1]。

（二）推動事業單位發展

在市場經濟持續發展下，在一體化與多樣化發展下，事業單位發展情況隨之受到人們高度關注，若要對事業單位發展歷程進行正確掌握，需要通過文書檔案管理工作的展開，及時發現事業單位發展中出現的問題，在對其進行分析和研究后，將其作為事業單位改革的重要經驗，可以為其發展奠定基礎，同時加大事業單位的文書檔案管理重視力度，全面發揮其在事業單位發展中的作用。

二、事業單位文書檔案管理現存問題

（一）管理模式不具有規范性

結合當前事業單位的文書檔案管理現狀發現，因為缺少對其規范化管理的正確認識，使其普遍呈現人工管理形式，并未實現文書檔案的信息化管理和金屬。對于多數事業單位來講，未使用滿足自身需求的管理軟件，如移動硬盤和掃描儀等，此類設備均屬于現代檔案管理的主要構成部分，但是，由于施工單位采取人工處理方式，導致其管理不具有“開放性”特點，且檔案管理呈現較強“封閉性”，最終造成檔案管理開發等方面均出現問題，從而阻礙了其規范化管理的發展。

（二）專職檔案人員的缺失

文書工作主要是以文件生命周期的處理過程為主，屬于檔案工作重要保障。檔案作為文件材料“庫房”，也是文書延續與發展。當事業單位進行文書檔案的管理工作時，如果缺少有效材料歸檔方式，其主要表現為：軟盤與硬盤中，在對文字資料進行保存時，未采取打印方式很難進行長久保存；文字資料無法存入軟盤與硬盤等，很難對重要檔案進行有效保存。在認識檔案材料中，通常是選擇16開辦公用紙，近幾年，逐漸選擇A4紙進行材料歸檔，不僅會導致人力和物力的浪費，而且還會影響檔案案卷的美觀性。

（三）缺少規范化管理正確認識

在事業單位文書檔案管理工作中，對于規范化管理來講，因其可以促進事業單位的發展，尤其是在提升工作效率方面具有較強作用，所以，貫徹落實文書檔案規范化管理至關重要。然而，部分事業單位仍然會存在未對規范化管理予以正確認識的情況，例如：檔案管理特殊性與重要性的錯誤認知，即認為此項管理工作不會帶來更多經濟效益，從而導致單位領導直接忽視文書檔案管理的改革和創新。再如部分事業單位對其管理工作予以重視，未對其規范化管理投入相應人力和物力等，均會阻礙文書檔案規范化管理，很難發揮其重要作用。

三、事業單位文書檔案的規范化管理的加強措施

事業單位進行文書檔案管理時，為了實現規范化管理的目標，需要結合當前管理現狀進行優化，以此制定完整管理模式，為事業單位的發展起到積極作用。因此，事業單位文書檔案的規范化管理措施具體如下。

（一）加強領導文書檔案規范化管理認識

對于事業單位來講，為了實現文書檔案管理順利進行，確保領導可以正確掌握單位發展過程存在問題，要求領導正確認識到文書檔案規范化管理的作用，以便于結合其不足之處進行改正和處理，并為單位發展起到積極作用。對此，在進行文書檔案的管理工作時，通常在事業單位發展過程占據重要，在進行文書檔案的管理工作時，要求單位領導對其予以正確認識，以實現規范化管理的貫徹落實，確保各項工作的順利進行，在相應國家相關號召和政策施行的同時，以實現其表面、實質的全面轉變。對此，文書檔案管理的規范化管理模式，不僅可以實現取長補短的目標，而且還能全面提升利益[3]。

（二）強化各部門協同管理

文書人員應該具備較強檔案意識，在文書資料方面做好立卷歸檔工作，需要嚴格按照歸檔材料要求進行，根據檔案管理要求進行紙張的歸檔，筆跡資料嚴禁使用復寫紙和圓珠筆等，需要通過激光打印件等方式進行，避免信息內容出現失真情況。隨著電子文件持續發展下，培養優秀電子檔案的管理人員至關重要，需要檔案部門與各級部門予以重視，同時進行電子技術的優化，保證電子文件具有較強安全性，在加大檔案信息準確性的基礎上，以便于向社會提供有效信息資源。

（三）定期進行管理人員的培訓

在事業單位的管理工作中，管理人員是否具備較高綜合素質，通常和文書檔案的管理工作情況密切相關，保證管理人員具有較強專業素質，以及完整管理制度的貫徹落實，均可以實現文書檔案的規范化管理，保證管理工作的有序展開。在對現有管理人員進行培訓和教育過程時，除了需要進行專業知識的講解之外，還應該進行人員心理素質和道德素養等教育，確保相關人員可以正確使用莫歐版與收錄等軟件，在彰顯每位管理人員的重要價值的同時，使文書檔案管理更加規范化。另外，創建完整規章制度，強化檔案工作檢查和監督，同時進行有效宣傳，可以保證文件材料收集的有序進行。為調動管理人員積極性，還需要強化其業務技能，在完成公文辦理后，文書部門應該加強立卷和歸檔工作，以此進行文書檔案、檔案管理銜接。

（四）強化管理模式的規范化

在事業單位進行文書檔案管理工作時，為了實現其規范化管理，還需要在其管理模式方面進行重點加強，即通過計算機和照相機等相關設備的應用，以促進其管理網絡的建設，在保證檔案收集和整理等有序進行的同時，使其管理機制更加完整，尤其是檔案開發和利用方面，從而呈現“管用結合”管理模式。

結束語：

總之，在事業單位的不斷改革下，事業單位進行文書檔案管理工作時，仍然會出現管理制度尚未完善、缺少高度重視或者管理模式缺少規范性等問題。在事業單位的發展過程，若要實現文字檔案規范化管理，則需要對以上問題予以重視，在對其進行深入研究的基礎上，強化管理制度和管理模式等規范化管理，確保其文書檔案管理更符合規范化管理需求。對此，事業單位文書檔案規范化管理，比較滿足當前發展需求，為其改革和發展起到促進作用。

參考文獻：

[1]肖冰.探討文書檔案管理中存在的問題與相應措施[J].辦公室業務，2017（5）：119-119.

[2]陳美珍.基于新形勢下事業單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015（4）：66-68.

[3]于月.事業單位文書檔案的規范化管理探究[J].辦公室業務，2017（3）：128-128.