信息技術在社區教育檔案管理中的應用

李亞嬌

摘 要：社區教育在我國起步于80年代初期，通過試點逐步發展。是以社區全體成員為對象，以提高社區居民的整體素質和生活質量，促進社區經濟發展和文明進步為目的；以實現社區百姓“有其學，優其學，樂其學，終身學”為目標的教育培訓活動。社區教育檔案在社區教育活動中形成的，記錄和反映社區教育工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料（包括圖表、簿冊、聲像材料等）。

關鍵詞：信息技術 社區教育 檔案管理

隨著社區教育工作的蓬勃發展，社區教育檔案管理工作也在有序發展進步。隨著信息技術的普及，檔案管理信息化成為國家社會信息化發達程度的重要標志之一。在當今信息飛速發展的數字化時代，如何將信息技術應用在社區教育檔案管理中，提高檔案信息共享度、提高檔案信息利用率，改進傳統的社區教育檔案管理工作，逐步發展電子化檔案，應該是當前檔案管理面臨的一個發展機遇，也是今后檔案管理必經的階段。值得大家共同探索與思考。

一、當前社區教育檔案管理現狀

社區教育工作起步較晚，個別部門對社區教育工作重視程度不高，檔案意識不強；社區教育檔案管理規章制度尚不健全；社區教育管理檔案仍舊停滯在傳統的檔案管理中，側重紙質文件的保存；社區教育檔案管理局限于收集保存鮮有開發利用；社區教育檔案管理人員缺少檔案管理知識技能、信息技術能力滯后。部分檔案資料保存不全、查詢不便。盡管有些基層單位已經建立部分電子文件進行了分類收集與整理歸檔，但仍未能建立覆蓋面較大的檔案數據庫管理系統。社區教育檔案管理工作面臨著不容忽視的困境和難題。

二、信息技術在社區教育檔案管理中應用的幾點建議

1.實現檔案內容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存信息化。社區教育內容方式多樣，包括在職人員的崗位培訓、下崗失業人員再就業培訓、老年人群社會文化活動、弱勢人群提高生存技能培訓、外來人群適應城區社會生活培訓、嬰幼兒教育、青少年學生的校外素質教育，科普教育、家庭教育、法制教育、富余農村勞動力轉移培訓教育等等。以往傳統的社區教育檔案內容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存方式方法不能滿足當前社區教育工作需求。在社區教育檔案管理中運用信息技術手段，增強檔案管理現代化意識，形成在日常工作中隨時建立電子檔案的習慣；規范檔案現代化的過程管理；可以使檔案內容更加完整、生動；讓檔案信息的查詢更加方便快捷；檔案分類更加清晰、準確；檔案保存安全、保障。提高檔案建設管理現代化水平。運用現代化技術手段實現社區教育教育檔案管理勢在必行。

2.搭建社區教育檔案信息管理平臺，實現資源共享

在國家社區教育示范區、社區教育數字化先行區建立社區教育檔案信息管理平臺的優勢日益凸顯。搭建社區教育檔案信息管理平臺，平臺包含社區教育課程檔案信息庫以及社區教育師資資源庫、學員檔案信息庫、教學資源庫、公示教育發展規劃、展示教育教學成果等各類資源。結合實施“寬帶中國”戰略和“互聯網+城市”“互聯網+科普”計劃，充分利用現代遠程教育體系，依托社區教育檔案信息管理平臺實現地區之間，城市之間，及各級社區教育機構與城鄉社區綜合服務中心（站）、社區文化中心等機構的資源共享，拓展社區綜合服務中心（站）的社區教育功能，推動社區教育機構與社區綜合服務中心（站）設施統籌、信息共享、服務聯動。建立覆蓋城鄉、開放便捷的社區數字化社區教育學習公共服務平臺及體系。實現社區教育數字化學習資源共享，同時為居民提供線上線下多種形式的學習支持服務。達到社區教育檔案網絡暢通，資源共享的目的。

3.提高社區教育檔案管理人員信息化工作技能。社區教育檔案管理人員掌握信息化技能是實現社區教育檔案管理信息化的根本。同時決定了社區教育檔案信息化的發展速度和質量。社區教育隊伍是一支以專職人員為骨干，兼職人員和志愿者為主體的師資隊伍。人員素質基礎整體向好，但檔案管理工作仍處于初級階段，工作方式較為傳統和落后，普遍缺少檔案管理專業知識和信息化技能。為盡快適應當前社區教育檔案管理需求，由傳統檔案管理模式向現代化、信息化檔案管理模式的轉變。對社區教育檔案管理人員進行有計劃的信息化培訓，提升信息化技能尤為必要。培訓內容應涵蓋計算機、網絡、信息工程、計算機系統網絡安全防護等方面的知識。實現檔案登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、網絡傳遞、開發利用全部在計算機上實現。起到節約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調取環節等多個方面的作用。

4.為社區教育檔案管理信息化提供硬件支持。由教育部于印發并實施的《教育部關于推進社區教育工作的若干意見》關于保障社區教育的經費投入中規定，充分發揮政府扶持和市場機制的雙重作用，建立以政府投入為主，多渠道投入的社區教育經費保障機制。社區教育檔案信息化需要硬件支持。對檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設施，改善基層單位信息化設備老舊無法檔案的信息化的需求，升級電腦配置，完善其他配套設施，如掃描儀等，信息化技術必須依托于完善的硬件和網絡。實現專業性的信息分類整理、利用和收集，有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，多元化的實現快速信息反饋和共享機制，全面地提升檔案工作的處理效率。以適應檔案管理軟件的需求。

綜上所述，通過信息技術在社區教育檔案管理中的運動，對傳統檔案管理方式的不斷改革和發展首先整合提高了資源，節約了人力、財力減少了投入的時間和空間；其次規范了社區教育檔案的管理，減小了檔案管理的安全隱患。提高了社區教育檔案的利用率同時擴大了社區教育的社會影響，拓展了社區教育服務范圍。

社區教育是運用本社區教育、文化等資源，面向本社區全體公民，以促進本社區人的發展與社區發展為目標的各類教育活動。在信息化社會中，信息技術應用于各個領域，信息服務越來越普遍，社區教育的信息化是必然趨勢。目前社區教育檔案管理與信息化技術相融合，已經取得了一定的成績，但是信息技術在社區教育檔案管理中的應用以致臻于完善不是一朝一夕能夠完成的，社區教育檔案管理工作在未來，還可以在檔案信息管理系統開發等若干個方向合理發展，探索建立更加安全高效、方便快捷的社區教育檔案管理工作體制機制。讓信息技術更好的服務于社區教育檔案管理，社區教育檔案更好的服務社區教育工作。