論大數(shù)據(jù)形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源的管理

董娟

摘 要 在云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，大數(shù)據(jù)作為一種新型技術(shù)走入了人們的視野，給人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕顜?lái)了翻天覆地的變化，將“數(shù)據(jù)”原本的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，在我國(guó)各大行業(yè)中普遍滲透，已經(jīng)成為我們工作和生活中非常重要的一部分。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，從浩瀚的數(shù)據(jù)中挖掘出所需的數(shù)據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。但結(jié)合實(shí)際情況來(lái)講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源管理水平整體效率不高，嚴(yán)重影響著企業(yè)的健康發(fā)展，如何才能更好地管理檔案信息資源，這是我國(guó)各大企業(yè)需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息資源；管理要點(diǎn)

前言

企業(yè)檔案是企業(yè)科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包含文字、圖紙、照片、聲像等不同形式，以其所載信息的原始性、真實(shí)性、可查考性等特殊性質(zhì)使其具有重要的利用價(jià)值。但現(xiàn)實(shí)情況是：不少企業(yè)精心保存的檔案資源，僅履行了一般性的日常職責(zé)，很少引起干部職工的關(guān)注，“存而不用”“存多用少”的現(xiàn)象比較多，企業(yè)檔案的作用遠(yuǎn)沒(méi)有充分發(fā)揮。檔案部門要提高站位，從企業(yè)生存與發(fā)展的高度出發(fā)，履職擔(dān)當(dāng)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，主動(dòng)、及時(shí)有效地開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘利用價(jià)值，滿足企業(yè)各項(xiàng)工作的需要，將檔案潛在的價(jià)值轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息個(gè)性化需求強(qiáng)烈

企業(yè)中的不同部門不同員工由于其擔(dān)負(fù)的職責(zé)任務(wù)不同，所關(guān)注的信息內(nèi)容自然各不相同；同時(shí)，同一員工在不同時(shí)期的工作重心不盡相同，其對(duì)檔案信息服務(wù)的需求也存在差異。當(dāng)前，檔案用戶已經(jīng)不滿足于通用型的檔案信息服務(wù)，而是希望得到滿足其個(gè)體需求特征的個(gè)性化檔案信息服務(wù)[1]。

1.2 歸檔機(jī)制有待健全

文件歸檔工作是豐富庫(kù)藏信息資源內(nèi)容的最主要途徑，但是由于未能明確將文件材料歸檔工作納入到各部門的工作計(jì)劃管理流程及崗位職責(zé)中，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于你交什么、我就歸什么的被動(dòng)狀態(tài)?，F(xiàn)存庫(kù)藏信息類型僅限于歸檔的部門紅頭文件和個(gè)別型號(hào)的產(chǎn)品檔案，其他類別檔案歸檔較少并且系統(tǒng)性較差。同時(shí)，檔案之外的信息資源歸檔工作幾乎處于空白狀態(tài)。如此，難以保證歸檔工作的高質(zhì)量、高效率。

1.3 信息資源質(zhì)量有待提高

部分檔案存在信息內(nèi)容不完整、不系統(tǒng)的問(wèn)題，難以追溯有關(guān)情況；庫(kù)藏基本上是原始狀態(tài)的檔案信息，缺少經(jīng)過(guò)深度加工的檔案信息產(chǎn)品。由于未及時(shí)對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，庫(kù)藏檔案可能存在無(wú)保存價(jià)值的檔案信息。雖然存量檔案的數(shù)字化工作一直在推進(jìn)，但由于資金、人員、技術(shù)等因素的影響，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息質(zhì)量不高，出現(xiàn)掃描檔案內(nèi)容不完整、目錄與全文銜接不上等問(wèn)題，并且相對(duì)于用戶對(duì)數(shù)字檔案信息的利用頻率，館藏檔案的數(shù)字化率亟待提高[2]。

2 企業(yè)開發(fā)和利用檔案信息資源具體方法

2.1 提高有關(guān)人員檔案意識(shí)

在開發(fā)和利用檔案信息資源中，收集工作是一項(xiàng)很重要的工作，收集工作水平的高低將關(guān)系到開發(fā)和利用檔案信息資源水平的高低。加強(qiáng)檔案意識(shí)是提高收集檔案質(zhì)量的一項(xiàng)有力措施。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在對(duì)《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實(shí)施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進(jìn)行利用檔案實(shí)例的宣傳，以生動(dòng)的檔案案例、更強(qiáng)的檔案說(shuō)服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)所有員工的檔案意識(shí)。確保檔案管理人員可以深刻意識(shí)到，檔案管理工作雖然對(duì)專業(yè)性要求很高，但是做好這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展、員工發(fā)展意義都是巨大的。所以，企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)所有員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質(zhì)量，提高檔案管理意識(shí)，切實(shí)做好收集檔案工作，為更好地開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.2 大力開展檔案宣傳

檔案館（室）在企業(yè)一般都是機(jī)密重地，許多職工不能輕易進(jìn)入檔案館（室）。檔案部門要努力消除人們對(duì)檔案的神秘感、隔閡感，在堅(jiān)持檔案工作基本原則的前提下，通過(guò)宣傳檔案法、開展企業(yè)檔案宣傳周、介紹檔案館（室）藏，讓更多的干部職工認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，進(jìn)而利用好檔案，使檔案館（室）這個(gè)“資源點(diǎn)”變成一個(gè)人們常去的“公眾空間”，充分發(fā)揮應(yīng)有作用[3]。

2.3 企業(yè)收集管理檔案流程更加規(guī)范化與具體化

在大數(shù)據(jù)背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業(yè)高層已經(jīng)非常重視檔案信息的安全性，對(duì)收集管理企業(yè)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程式的管理和控制，尤其是強(qiáng)化培訓(xùn)了每個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)人員的安全管理意識(shí)。很多企業(yè)都已經(jīng)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)引入了ISO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，更加明確了標(biāo)準(zhǔn)流程，更加嚴(yán)格把控各項(xiàng)環(huán)節(jié)。

2.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

按照現(xiàn)有館藏檔案資源體系，兼顧用戶的利用需求方向，采用現(xiàn)代化技術(shù)將各種載體檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，分門別類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，如文書檔案庫(kù)、航空史志庫(kù)、廠史大事記庫(kù)、航空年鑒庫(kù)、重大決策檔案庫(kù)、重要人物檔案庫(kù)、聲像檔案庫(kù)、實(shí)物檔案庫(kù)等。要建立高質(zhì)量、大容量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的并行發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息與全文信息的有效對(duì)接。將原始性檔案經(jīng)二次開發(fā)產(chǎn)生的檔案編研產(chǎn)品與檔案內(nèi)容密切聯(lián)系的相關(guān)資料等納入到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身工作思維，做好檔案基礎(chǔ)管理工作，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用的條件下，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用，為企業(yè)取得更好的發(fā)展而打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李軍.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用[J].科教文匯（下旬刊），2015，（10）：191-192.

[2] 趙躍，周耀林.知識(shí)管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學(xué)研究，2015，（5）：66-73.

[3] 何振，易臣何，楊文.檔案公共服務(wù)的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學(xué)研究，2015，（3）：44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時(shí)代我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].信息資源管理學(xué)報(bào)，2015，（2）：108-113.