關(guān)于電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制

張智欣

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理也隨之產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，從最初的文字紙質(zhì)檔案管理，發(fā)展到如今的電子信息化管理，一些傳統(tǒng)的管理模式被不斷取代。利用電子信息檔案管理技術(shù)能夠提升其工作效率，事業(yè)單位也開始使用電子檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理變得更加方便快捷，并且準(zhǔn)確，最大限度的減少了傳統(tǒng)檔案管理帶來的一些弊端，但是計(jì)算機(jī)也不是萬能的，在實(shí)際的應(yīng)用中也存在各種各樣的缺陷，針對這樣的問題，我們在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也應(yīng)該用技術(shù)手段將相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。本文就將通過對電子信息檔案管理的事業(yè)單位中的應(yīng)用，以及如何預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；事業(yè)單位；應(yīng)用；風(fēng)險(xiǎn)控制

引言

近年來，為了提高事業(yè)單位工作效率，為把事業(yè)單位真正變成 適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的機(jī)構(gòu)而進(jìn)行了深入的改革，并卓有成效。事業(yè)單位工作內(nèi)容進(jìn)一步與現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境接軌，工作效率進(jìn)一步提高，工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)一步提升，在為人民服務(wù)的功能上進(jìn)一步加強(qiáng)，這樣的事業(yè)單位才是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展急需的，才是真正有利于社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)的事業(yè)單位，而綜合有效的檔案管理工作是支撐事業(yè)單位服務(wù)工作的基礎(chǔ)，認(rèn)真做好事業(yè)單位檔案管理工作，是促進(jìn)事業(yè)單位有序發(fā)展的必然需要。事業(yè)單位建立時(shí)間長，檔案資料時(shí)間跨度大，管理工作非常復(fù)雜，難度大，傳統(tǒng)的檔案管理方法發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)存在著非常多的問題，而電子信息技術(shù)的發(fā)展督促事業(yè)單位必須要跟上社會(huì)進(jìn)步的步伐，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，才能使我國的事業(yè)單位發(fā)展更具有規(guī)范性和科學(xué)性。

一、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不夠

檔案是事業(yè)單位發(fā)展中遺留下來的寶貴財(cái)富，記錄著事業(yè)單位隨著祖國發(fā)展壯大的一點(diǎn)一滴，應(yīng)該妥善保管，以備日后查閱。然而，現(xiàn)在很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，做工作不留痕跡，單純做了，而沒有真正記錄下來，將檔案管理放在了可與可無的境地。在這種狀態(tài)下整理出來的檔案必然是雜亂無章的，信息和數(shù)據(jù)必然不如想象中的齊全，當(dāng)需要調(diào)取檔案的時(shí)候，查找起來必然是非常吃力的，這就直接影響了單位的工作效率，在一定程度上事業(yè)單位的工作效率，決定著人民對他們的社會(huì)評價(jià)，而效率低下顯然不是新時(shí)代發(fā)展對事業(yè)單位的期望，因此需要事業(yè)單位本身加強(qiáng)對檔案管理工作重視，從而提高檔案管理的效率，使檔案管理工作為未來事業(yè)單位發(fā)展提供重要的信息支撐。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度不完善

事業(yè)單位建立之初，相關(guān)的制度就已經(jīng)根據(jù)當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀得到良好的規(guī)范，檔案管理制度同樣如此。然而，隨著社會(huì)環(huán)境的不斷變化，社會(huì)形勢發(fā)生了巨大的改變，事業(yè)單位工作內(nèi)容，面臨的經(jīng)濟(jì)形勢、政治形勢，為老百姓解決的各種問題，也發(fā)生了巨大的變化。在這種形勢下，事業(yè)單位依然全部按照傳統(tǒng)的制度來管理顯然已經(jīng)不能達(dá)到要求，很多工作也會(huì)陷入混亂的境地。在檔案管理方面，舊的管理制度必然規(guī)定了檔案管理的部門和責(zé)任人，也規(guī)定了相關(guān)的流程，然而，對事業(yè)機(jī)構(gòu)的重新調(diào)整，勢必導(dǎo)致了部門的增減，再按照原來的制度辦事，顯然得不到良好的執(zhí)行效果。而責(zé)任落實(shí)不到位，也給工作人員埋下了僥幸心理的種子，真正需要檔案管理部門履行職能時(shí)，只能慌忙錯(cuò)亂，難以完成任務(wù)。

（三）檔案管理方法、手段落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理依靠的是最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案，時(shí)間長了之后紙質(zhì)陳舊，非常容易破損，一些重要的數(shù)據(jù)資料需靠專門的人進(jìn)行管理才能有效。然而，人為管理和保存除了耗時(shí)耗力外，也存在著各種外界不可控制的客觀因素的威脅，因此，想要利用這種原始的檔案管理方法保存最原始的文件，非常困難。然而，很多事業(yè)單位由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理方面不夠重視，很少有資金投入，即使現(xiàn)在有大量的優(yōu)化檔案管理的軟件，也沒有投入使用，而由于不及時(shí)更新檔案設(shè)備，導(dǎo)致了沒有良好的環(huán)境來進(jìn)行檔案管理工作，降低了檔案管理的效率。

（四）事業(yè)單位檔案管理人員水平不夠

當(dāng)前在崗的事業(yè)單位檔案管理人員大多年齡比較大，遵從舊的規(guī)章制度，不愿意接受新管理理念和方法，面對新型檔案問題時(shí)也存在工作沒有耐心，敷衍應(yīng)付的現(xiàn)象。這樣的工作態(tài)度，不利于檔案管理水平的提高，并且，現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，使得事業(yè)單位檔案管理必須要以現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，需要檔案管理人員良好的計(jì)算機(jī)操作能力和檔案歸納整理能力，而這些對很多事業(yè)單位的檔案管理人員來說，是難以接受的。也正因如此，事業(yè)單位務(wù)必要高度重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，以便提高對檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（五）事業(yè)單位檔案的資源性未被真正發(fā)揮

事業(yè)單位的檔案資料多是本單位歷年來各部門工作資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式是保障資料不丟失、不損壞就行，然而這種較封閉的檔案管理方式阻礙了檔案資料資源性的發(fā)揮。事業(yè)單位的檔案資料記錄著一個(gè)地方發(fā)展的歷史，這是國家重要的歷史財(cái)富，這意味著檔案管理部門不能僅僅立足于檔案管理，還應(yīng)該意識(shí)到如何將資料進(jìn)行在開發(fā)，真正發(fā)揮其作用。

二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用優(yōu)勢

電子檔案的業(yè)務(wù)功能：

電子檔案的應(yīng)用流程：

（一）電子信息技術(shù)的應(yīng)用提升了辦公效率

電子檔案的轉(zhuǎn)存，大多采用光盤、U 盤作為載體，將信息轉(zhuǎn)存在電子媒介中，計(jì)算機(jī)具有讀取強(qiáng)大的信息處理功能，并且其運(yùn)算速度較快，解決了傳統(tǒng)檔案在儲(chǔ)存及查閱上的效率慢的問題，同時(shí)計(jì)算機(jī)也解決了人工操作過程中容易出現(xiàn)信息的遺失、缺漏、字跡不工整等問題，最大限度的提升了檔案管理的準(zhǔn)確性，同時(shí)也提升了，社會(huì)資源最大化利用，節(jié)約了人力物力。

（二）電子信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案保存?zhèn)鬏數(shù)陌踩?/p>

在傳統(tǒng)的檔案管理及傳遞過程中，主要依靠的是以人為主，在提高文檔運(yùn)輸?shù)陌踩詴r(shí)，需要花費(fèi)很多的人力。其中包括紙質(zhì)文檔在內(nèi)部的傳輸流通傳統(tǒng)文檔，最多的就是依靠人與人進(jìn)行傳遞，正因?yàn)檫@樣的方式，資料丟失、破損等情況也就是在所難免的，想要重新找回其難度也非常困難，在安全上，存在有較大漏洞。而電子傳輸者很大程度上改善了這一問題，除非出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障或電力故障時(shí)，否則檔案丟失現(xiàn)象幾乎不會(huì)出現(xiàn)。

（三）電子信息技術(shù)的應(yīng)用最大限度地實(shí)現(xiàn)了信息共享

通過檔案的電子化儲(chǔ)存管理，能夠最大化實(shí)現(xiàn)信息的共享。通過電子信息化的技術(shù)能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案的云管理和云共享，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠有效實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)更新，為大眾查找相關(guān)資料提供的技術(shù)支持。作為事業(yè)單位，通過電子化的檔案管理能夠有效實(shí)現(xiàn)重復(fù)信息的合并，最大限度實(shí)現(xiàn)了社會(huì)資源的有效利用。在檔案管理的電子化進(jìn)程中，信息的共享能夠最大限度的保障信息的公開性，有利于陽光政府形象的樹立，對管理型政府向服務(wù)型政府過渡有一定的推動(dòng)作用。

（四）電子信息技術(shù)的應(yīng)用方便了信息的存儲(chǔ)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案由于其主要儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中，所以傳統(tǒng)檔案中常常出現(xiàn)的蟲蛀，防潮等問題并不會(huì)出現(xiàn)。這也成為，當(dāng)下檔案管理采用電子信息技術(shù)最為重要的一個(gè)因素，同時(shí)由于其儲(chǔ)存時(shí)間較長，也不會(huì)產(chǎn)生損害，最大限度節(jié)省了社會(huì)資源，并且其穩(wěn)定性，也得到了有效保障。在如今的電子信息化社會(huì)發(fā)展中，電子信息的儲(chǔ)存注將注定將成為當(dāng)今信息儲(chǔ)存的主流。

三、電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

雖然電子檔案，在發(fā)展過程中起到非常重要的作用，但是并不是說就是萬無一失的。在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的電子檔案管理中，想要真正的實(shí)現(xiàn)，電子檔案的保密工作，是當(dāng)下發(fā)展不得不去面對的一個(gè)問題。在信息技術(shù)的時(shí)代，最新的電子檔案管理方式也有其弊端，但根據(jù)實(shí)際狀況來看，電子信息檔案并不沒有得到完全的優(yōu)化，所以相關(guān)事業(yè)單位在使用檔案電子檔案管理時(shí)，也應(yīng)該注意信息的安全性，積極的采用一些防范措施，以便使信息管理更加安全。

（一）積極引進(jìn)最新技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)

算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)超了人們的預(yù)期，因此在引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)時(shí)，能夠最大限度的保證電子檔案的安全性，同時(shí)對其穩(wěn)定性也具有較高的提升。在計(jì)算機(jī)工作過程中，要采用多種工作模式相結(jié)合的措施，尋找最佳規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的辦法，新技術(shù)對于電子信息檔案管理具有更高的安全系數(shù)，在諸多的信息技術(shù)中，加密工作是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。良好的密碼機(jī)制能夠使電子檔案做到密不透風(fēng)，并且在安全和穩(wěn)定上具有較高的保障，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的今天，對信息加密也是每一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)項(xiàng)目所必備的一項(xiàng)項(xiàng)目建設(shè)。

（二）制定相應(yīng)的規(guī)章制度。通過完善相關(guān)制度建設(shè)，能

夠提升管理的時(shí)效性，并且使員工參與到當(dāng)前的管理建設(shè)中來，能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供更多的可能性，對于企業(yè)而言，加強(qiáng)相關(guān)制度的建設(shè)，能夠節(jié)省運(yùn)營成本，并且就檔案管理而言，能夠使其更加規(guī)范化運(yùn)營，對于電子化的電子檔案儲(chǔ)存，能夠有一定的指導(dǎo)和借鑒意義，通過頂層設(shè)計(jì)能夠明確責(zé)任分工，對于相關(guān)后續(xù)工作的開展來說，能夠提供更好的發(fā)展方向和發(fā)展思路。

四、新時(shí)期事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案管理的創(chuàng)新思路

現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息共享、檔案現(xiàn)代化管理等都為檔案管理的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，而電子信息技術(shù)在這些環(huán)節(jié)的應(yīng)用，要求新事業(yè)單位的檔案管理工作務(wù)必要隨著時(shí)代的發(fā)展有所創(chuàng)新，而這也是事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的必然趨勢。社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展，也為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了廣闊的舞臺(tái)和空間，使得檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用越來越重要，地位越來越高。

（一）依托完善的檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理水平的提升

完善的檔案管理制度，是事業(yè)單位提高檔案管理效率，促進(jìn)其他工作方面協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵，這是事業(yè)單位發(fā)展的重點(diǎn)。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要提高對檔案管理的重視，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位檔案管理重點(diǎn)，有重點(diǎn)，有層次的對檔案進(jìn)行分類整理，建立健全行之有效、易于實(shí)現(xiàn)的管理制度，以制度為保障實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)的檔案管理，也符合新時(shí)期社會(huì)發(fā)展對檔案管理的實(shí)際需求。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，推動(dòng)現(xiàn)代化水平的提升，實(shí)現(xiàn)方式創(chuàng)新

電子信息檔案管理方式的創(chuàng)新是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，信息化檔案管理師當(dāng)下檔案管理發(fā)展的主流趨勢，也是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的基礎(chǔ)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，很多針對檔案管理的軟件不斷出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的飛速提高，計(jì)算機(jī)知識(shí)的高度普及，都為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)資源信息化奠定了重要基礎(chǔ)。在這一過程中，事業(yè)單位檔案管理人員首先應(yīng)該在軟件上建立起符合本單位的系統(tǒng)，分層次、有重點(diǎn)的進(jìn)行檔案的梳理。對歷史檔案原件進(jìn)行掃描上傳，對以后的檔案信息分兩種方式進(jìn)行保存，既要留存紙質(zhì)檔案，又要利用軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子版存檔，保存到制定的系統(tǒng)中，或者上傳到云端。另外需要注意的是，事業(yè)單位在選擇軟件系統(tǒng)時(shí)，務(wù)必要使用符合本單位檔案性質(zhì)的，對一些秘密材料，在上傳和整理時(shí)，應(yīng)有相關(guān)的保密環(huán)節(jié)，切勿造成信息的泄露。現(xiàn)代化信息技術(shù)參與到檔案管理中，是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理創(chuàng)新工作發(fā)展的重要趨勢，是事業(yè)單位符合社會(huì)發(fā)展規(guī)律而做出的重要的正確決策，是新時(shí)期推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的關(guān)鍵，這也證明了電子信息檔案管理工作是隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的，是不斷進(jìn)步的。

（三）培養(yǎng)素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人才創(chuàng)新

人在事業(yè)單位電子信息檔案管理創(chuàng)新工作中起著推動(dòng)性作用，工作人員的技術(shù)水平高低，工作理念是否先進(jìn)，直接影響著電子信息檔案管理工作的質(zhì)量，因此，為了創(chuàng)新電子信息檔案管理工作方式，提高電子信息檔案管理工作效率，事業(yè)單位必須要培養(yǎng)一支有著新型管理理念和較高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的檔案管理隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)在職檔案管理人員的信息技術(shù)水平培訓(xùn)，應(yīng)該要求所有在職人員都拿到計(jì)算機(jī)等級證書，保障能正確的操作信息系統(tǒng)；其次，加強(qiáng)對在職人員的檔案管理理論培訓(xùn)，當(dāng)前很多學(xué)校都開設(shè)有檔案學(xué)專業(yè)，事業(yè)單位應(yīng)該增加對在職人員的培訓(xùn)費(fèi)用，定期派送人員到學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，到其他單位考察學(xué)校先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高在職人員的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)；最后，事業(yè)單位要不斷引進(jìn)新的人才，杜絕沒有接受正規(guī)訓(xùn)練，依靠走關(guān)系進(jìn)入單位的人進(jìn)行檔案管理工作，在對檔案管理人員招聘時(shí)務(wù)必嚴(yán)格考察他們的專業(yè)水平，計(jì)算機(jī)使用熟練程度，以及對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展理念的認(rèn)識(shí)等，爭取招聘到最優(yōu)秀的檔案管理人員，為事業(yè)單位將來的發(fā)展服務(wù)。人是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要影響因素，應(yīng)該得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，也應(yīng)該通過不斷接受最新的思想管理體系培訓(xùn)，接觸最先進(jìn)的檔案管理手段和理念，使事業(yè)單位的檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代能夠得到更好的創(chuàng)新和發(fā)展。除此之外，還要完善對檔案管理人員的工作評價(jià)，完善獎(jiǎng)懲制度，利用績效考核的方式激發(fā)管理人員的服務(wù)熱情，促進(jìn)他們管理工作效率的提升。

（四）加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新

事業(yè)單位電子信息檔案管理要加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新，主動(dòng)宣傳以人為本的管理理念，建立電子信息檔案管理人才競爭機(jī)制，根據(jù)年度考核優(yōu)秀等次，實(shí)行管理責(zé)任人輪換制度，不斷更新檔案管理方式，帶動(dòng)不同管理理念的流動(dòng)，以此發(fā)揮不同崗位電子信息檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，達(dá)到整體推進(jìn)的目的，鼓勵(lì)電子信息檔案管理人員真正進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新。卓有成效的創(chuàng)新才能得到單位領(lǐng)導(dǎo)的資金支持，才能購買檔案管理軟件，才能加強(qiáng)信息資源建設(shè)，實(shí)行單位的資源整合，才能提高檔案使用效率，幫助單位擴(kuò)大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，才能進(jìn)一步配合單位的對外宣傳，提高企業(yè)社會(huì)信譽(yù)度和影響力，把單位的檔案管理工作推上新臺(tái)階。

（五）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平

事業(yè)單位的發(fā)展最終也是為整個(gè)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的，事業(yè)單位的電子信息檔案資料除了為單位留存發(fā)展歷史的資料之外，也應(yīng)該從單純的內(nèi)部服務(wù)向面向全社會(huì)服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過越來越便利的快速手機(jī)查詢 APP，為各大事業(yè)單位提供更加精準(zhǔn)的信息化服務(wù)。開放的檔案管理模式，能夠提高檔案管理的社會(huì)地位，也能加強(qiáng)社會(huì)和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對電子信息檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，有利于督促檔案管理效率，讓事業(yè)單位真正成為服務(wù)于大眾機(jī)構(gòu)。

五、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)事業(yè)單位的電子檔案管理對于服務(wù)型政府的建設(shè)來說十分重要，這是社會(huì)發(fā)展的必然選擇，通過電子檔案的建設(shè)能夠快速實(shí)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展，并且在相關(guān)管理及人事調(diào)動(dòng)過程中能夠更加客觀真實(shí)的反映相關(guān)問題。但是電子檔案建設(shè)也存在一定的弊端，需要我們直視，通過對系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)和相關(guān)管理制度的完善能夠提升管理的時(shí)效性，對于事業(yè)單位本身的發(fā)展而言十分關(guān)鍵。

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（作者單位：中國標(biāo)準(zhǔn)化研究院）