不動產檔案傳統管理與集成化管理對比研究

姜麗芬

摘 要：我國經濟建設發展至今已經處于現代化發展階段。信息技術推動社會的信息化和網絡化，傳統的檔案管理模式也受到挑戰，檔案事業要想獲得長足的發展，必須改變傳統的檔案管理模式，繼之以適應時代和市場需求的集成化管理模式進行管理。

關鍵詞：不動產檔案傳統管理；集成化管理；對比

1引言

人們生活水平和質量的不斷提高，對于物質需求與日俱增。在不動產的管理中，檔案管理是較為重要的一環，也是做好不動產登記的基礎和保障。加強不動產檔案的現代化管理，做好檔案收集、存儲、管理、使用等各項程序工作，有助于提升檔案管理水平，為推動不動產登記工作的發展服務。

2傳統的不動產檔案管理

（1）信息載體以紙張為主，檔案信息載體就是檔案制成材料。建國前主要是宣紙，多數手工書寫，完全的油印材料、復印材料和打印材料較少。如不動產權屬登記申請人提交的不動產買賣合同、不動產付款票據、不動產登記申請書、委托書，其載體幾乎無一例外是紙張，信息的表達手段多是筆墨書寫。不動產權屬登記過程中的調查意見、初審意見、審批意見等登記機構內部傳遞材料絕大多數也是手工書寫，其信息的載體均為紙張。解放前以及解放后直至1970年代，一些固定格式的文本多采用油印的方式印刷出來，供不動產登記人員填寫各欄次內容。解放前多用宣紙印刷，小楷謄寫，后期隨著科學技術的進步，機械化的辦公設備逐漸滲透到不動產登記的各中文本中，鉛印、膠印、鉛字打印、手工蠟紙刻板油印等形成格式文本，用藍黑墨水、碳素墨水結合鋼筆書寫需要記載的內容。傳統檔案中印刷格式文本手工填寫具體項目逐步增多。構成不動產檔案信息的實體材料主要由書寫方式完成，適于年齡較大的人員使用。（2）傳管理工具以手工書寫居多，卷內文件的編號、案卷標題、卷內文件目錄、備考表、案卷封面、案卷編號、案卷目錄和檔案編號等均為手工謄寫。高層次的檢索工具部分內容油印形成，如全宗名稱、不動產管區、街道名稱，這些經年不變的要素一般油印成表，檔案號一般用數字印模蓋章，后期為號碼機，門牌起止號碼、柜號等經常需要調整的內容為手工書寫。不動產檔案管理工作的載體亦是紙質的臺賬、登記卡、目錄等，表達工具亦是筆墨，記載方式亦是書寫。管理檔案的各種工具也大多是由筆與紙來完成。

3不動產檔案傳統管理與集成化管理的相同點

（1）檔案的本質屬性相同，不動產檔案無論是采用傳統管理模式還是集成化管理模式，不動產檔案的本質屬性都不會改變，都是以檔案材料為基礎的檔案管理活動，其管理的材料都是檔案，而檔案是原始的歷史記錄，記載著各個歷史時期國家政治、經濟、科技、文化、軍事及社會等各方面的發展情況[3] 。不動產檔案作為人們參與經濟活動中物權交易形成的產物，對交易雙方的合法權益起到維護和保障安全的作用，其憑證性價值更甚，使用更加頻繁，傳統管理與集成化管理都是在不損害檔案原始記錄性的前提下開展的。集成化管理順應了時代的發展，利用信息技術使不動產檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節能快速有效地整合，并通過網絡信息技術適時解決人們生活中存在的權益糾紛。通過網絡、信息技術維護了檔案的原始記錄性，而不是像傳統管理一樣通過人工措施維護檔案的原始記錄性。（2）管理目的相同，不動產檔案傳統管理與集成化管理的目的，都是通過提供檔案信息為社會實踐服務。檔案從形成到最終銷毀都是為了服務社會生產活動，都是為了利用。傳統管理與集成化管理是一種管理模式，借助于管理手段可以使不動產檔案管理起來更加有序，從而便于利用。兩者相比而言，集成化管理能較大地節省檔案工作者的時間，提高不動產檔案管理和整合水平，從而讓檔案工作者節省更多的時間用于提高檔案的服務質量和服務水平。而這兩者的最終目的都是一致的，即盡可能地提供檔案信息為社會實踐服務及盡可能地滿足人們日益增長的檔案需求。

4不動產檔案傳統管理與集成化管理的主要差異

（1）管理主體：多樣化與獨立統一，事物是普遍聯系的，同一事物之間的聯系就更加緊密。傳統管理中，不動產檔案管理的主體涉及政府、國土、房管、農業、林業、海洋、草地等各個部門。各個部門各司其職，分布于不同的地方，而且只保存與本部門相關的檔案，可以說各個部門的檔案是獨立不共享的，但是這些部門之間形成的檔案卻又存在千絲萬縷的聯系，這種人為割裂事物之間的聯系導致了業務處理過程中困難重重。管理主體獨立分布互不相通的局面，有時候群眾辦理一個房產證下來，不僅需要通過國土部門、房管部門等機關出具相關的證明，而且歷時久，效率又低。集成化管理就是要真正實現群眾少走路數據多跑路的有效管理模式。集成化管理使得有聯系的機構或部門達到互通共享和盡可能地實現不動產檔案的高效有序管理及方便群眾的目標。集成化管理主要包括2個方面的內容：一方面是建立一個網絡數字化資源共享檔案館集中保存不動產檔案信息資源，從而產生集中效應，達到便于管理和便民服務的效果；另一方面是整合不動產檔案涉及的有關機構或部門，成立統一的機構或部門對不動產檔案進行有效的管理。這次改革簡化和整合了不動產檔案的管理機構，從不動產檔案開始形成到不動產檔案統籌管理，這些舉措為不動產檔案實現集成化管理奠定了良好的基礎。（2）信息管理技術：落后與先進，傳統管理中，由于技術落后，不動產檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等各個環節都是依靠檔案人員手工完成的，工作量大，工作人員幾乎大部分時間都淹沒在紙質檔案整理中，加之受重藏輕用的思想影響，因此也影響了檔案管理和服務的質量。即使后來有部分檔案轉換成電子檔案，但是也是依靠掃描和購買數據庫等形式實現，數字化程度低。總體來說，信息技術的普及水平和利用程度制約了檔案管理質量和服務水平的提高。集成化管理主要依靠現代化信息技術和管理手段，在不動產檔案的收集、整理、鑒定、保管和服務等各個環節中采用先進的技術來減少人力、物力的使用，從整體上提高了不動產檔案工作的效率和服務的水平。各個相關機構主要利用統一的不動產檔案管理系統，從檔案形成到提供利用主要以電子形式生成和利用，管理者可以利用先進的技術實現對不動產檔案的有效管理，利用者也可以較為方便地查詢自己所需的與自身相關的不動產權屬信息。集成化管理采用現代網絡信息技術、指紋識別技術、人臉識別技術、手機、自助設備及其他通信設備等，登記者可以在電腦上、手機或其他自助設備上提出申請，按照申請要求提供相關證件或資料等完成登記、審核、發證等業務，也可以根據指示完成檔案的查詢和利用，真正實現“一站式”服務，從實踐上貫徹了“讓數據多跑路，群眾少跑路”的方針。

結語

隨著信息技術的快速發展，傳統管理中缺乏先進技術的引入和使用，耗費大量的人力、物力和財力且成效不明顯，而集成化管理則是適應了時代發展的需要，把先進的網絡技術和信息技術運用于不動產檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節，使各個環節做到無縫連接，實現了不動產檔案機構和內容的有效整合，提高了不動產檔案管理和服務水平。

參考文獻：

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[4] 李榮.檔案集成化管理淺議[J].湖北檔案，2009（6）：18-19.

（作者單位：鶴崗市不動產登記中心）