淺議不動產登記檔案有效整合管理

唐麗萍

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們生活水平和生活質量不斷提高。檔案信息服務作為檔案部門肩負的職責，理應借助現代信息技術的特有優勢，通過不斷改進檔案信息服務方法、增強檔案信息服務力度，達到更好地適應社會發展進步的時代需要、最大限度地滿足社會不斷增長的檔案信息需求，創新檔案信息服務模式的基本目的。

關鍵詞：不動產登記檔案；有效整合管理

引言

我國基礎設施建設隨著國家經濟的快速發展而更加完善。現階段，我國對不動產登記職責進行統一整合的工作已經基本完成，統一不動產登記制度這一管理方案已經逐漸開始在我國全面施行。這樣一來，不僅能夠有效整合不動產登記的工作職責，建立起權責統一的管理制度，還能夠提升不動產登記的管理效率，使不動產登記體系能夠得到有效的法律保障。

1整合不動產登記檔案的重要性

原本的不動產登記是進行分散登記的，現如今，已經由此種登記方式轉為統一登記的管理模式。在進行不動產登記時，涉及面廣，具有很大的影響力，需要對諸多層面進行改革和創新。不動產登記檔案涉及房產、土地、林業等部門，是一項非常重要的工作內容。對于不動產登記檔案的整合工作來說，其工作的開展具有科學依據，按照我國《物權法》中的相關條款規定，進行不動產登記檔案工作是由登記機構對其進行統一管理的，相關部門需要對這些檔案進行永久保存，因此，在對不動產登記檔案進行整合時，應該根據原有的不動產登記資料進行重建，并且要以法律法規對登記資料進行規范。而且，物權登記需要以檔案為依據，因此，其重要性不言而喻。不動產登記檔案是由登記部門出具，是對不動產物權進行實時動態管理的重要工具，是進行不動產物權登記的重要基礎條件。另外，想要做好便民服務，也離不開檔案。不動產登記檔案作為物權歸屬的重要參考依據，可以為物權歸屬提供證明，對人們的合法權益進行維護。同時，整合不動產登記檔案，還可以進行統一利用，方便人們查詢，降低群眾負擔。

2不動產登記檔案管理存在的問題分析

長時間以來，由于不動產登記義務分散在國土局、房管局、農業、林業、海洋等多個行政部門，導致不動產登記檔案管理出現諸多問題。例如：檔案歸檔存在差異性、檔案管理制度各異、檔案管理系統不同等，這足以說明檔案管理工作缺乏規范性及平衡性。從當下情勢看，國土局和房管局對于不動產檔案管理相對嚴格，信息化管理水平逐步達到要求，然而林業、海洋、農業等行政主管部門，針對不動產檔案管理仍然不夠完善，亟須加強規范化管理。這一系列因素對不動產檔案統一管理改革具有一定的影響，同時不利于不動產登記檔案的有機整合管理。目前，不動產登記檔案從以往的分散登記轉化至統一登記的管理方式，這一改革涉及面廣泛，影響細致而深遠，使得多個不同層面要進行革新。在不動產檔案整合管理過程中，實行統一登記管理制度，首先要明確已經分散在不同行政主管單位中的不動產登記檔案，存放在哪個管理部門，這些部門如何對不動產登記檔案進行管理？是否可以為統一登記管理制度的實施提供基礎性業務保證？當然，如今不動產登記檔案管理依然存在一些問題。一是機構合并難度大。在以往的分散登記中，多個行政部門已經針對不動產登記檔案管理環節投入了相應的物力人力，來進行規范化的管理，并且已經小有規模。當前政府尚未頒發硬性的章程，要求結合當地情況進行不動產登記檔案統一管理。所以說，諸多部門還是希望保留原本職能，使得機構合并難度較大，在不動產登記檔案管理方面各抒己見。二是業務難以整合。由于不動產檔案分類復雜性，在進行業務銜接上難以一蹴而就。三是檔案數量大，具有整合難度。分散在不同部門的不動產檔案信息海量化，不利于信息資源的統籌整合。

3不動產登記檔案整合管理的措施

3.1更新觀念，推進信息共享

現代信息技術條件下開展檔案信息服務是社會發展與技術進步共同作用的結果，對以往的檔案信息服務方式提出了變革的要求---以往的檔案信息服務方式在現代信息技術條件下已顯露難以適應的窘態，必須加以改變。為此，應當從更新觀念、樹立新型檔案信息服務理念方面入手，擴大檔案信息服務覆蓋領域，完善檔案信息服務方法途徑，增強檔案信息服務的力度，構建檔案信息服務平臺，實現檔案信息服務的社會化共享。在現代信息技術成熟發展的今天，檔案部門要順應時代發展與技術進步的雙重要求，分析現代信息技術對傳統檔案服務模式帶來的沖擊，解決現代信息技術條件下檔案信息服務所面臨的問題，改變檔案信息服務的落后方式，牢固樹立檔案信息社會化共享的觀念，依托現代信息技術，豐富檔案資源內容、優化檔案資源結構，發揮現代信息技術的優勢，實現檔案信息服務社會化共享的目的，以最大限度地滿足社會發展的需求。

3.2制定整合目標，明確管理職責

依據不動產登記制度相關工作內容，對于不動產登記檔案管理劃分為三個實施流程。一是理順關系。深入了解分散檔案的狀況，對檔案自己進行處理，為不動產檔案整合管理做好準備。二是管理現有的檔案。這就要求工作人員對已有的檔案進行管理，將電子檔案規范化，并且構建電子檔案數據庫，進而移交檔案，逐漸實現統一管理的目標。三是對不動產檔案進行全面性及規范性管理。以信息化管理手段為主，結合傳統的管理方式，切實有效地服務于社會。另外，在落實管理職責方面。首先，要在整合階段，主要將分散在不同部門的檔案資源信息作為依托，有效利用局域網來實現不動產檔案資源的共享，進而消除“信息孤島”，為統一登記管理轉化創信息管理平臺。其次，在進行檔案整合管理階段，可以構建“以國土局為主、以房管局為輔”的模式，將海業、農業以及林業行政部門的不動產檔案逐漸移交到國土局。特別是農村土地承包經營權，在歸納到不動產登記檔案管理之后，應依照相關規范來完善檔案，在歷經過渡期之后，應將檔案逐步移交到國土局，達到集中統一管理的效果。再次，對不動產檔案管理期實行全面性的管理。這就要求創建集中統一管理的不動產檔案管理系統，服務于未來不動產檔案統一登記管理。

3.3轉變思路，提高信息化管理水平

現如今，已經進入到科技發展的時代，在這樣的北京下，進行不動產統一登記需要使用先進的科學技術，因此，檔案管理工作人員必須具備良好的專業知識，而且必須具備相應的信息技術能力，可以對不動產登記檔案進行信息化管理。不動產登記檔案已經不單單是傳統的紙質檔案，包含內容眾多，涉及不動產登記過程中的各類數據，因此，需要運用計算機等相關的信息化手段對數據進行科學統計和分析，從而保證能夠在最短的時間內，進行收件、審批、發證、歸檔等一系列工作，很大程度上提高了工作效率。

結語

總而言之，在我國有關不動產登記相關政策體系的建設與落實，具體登記檔案資料的增加，使得對不動產的登記檔案資料進行整合管理已經變得十分必要。因此，要想有效改善我國不動產登記管理存在的問題，細致分析對登記檔案進行整合管理在不動產登記工作中的有效作用，結合我國法律體制建設情況和社會發展現狀制定出有效的整合管理措施勢在必行。

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（作者單位：鶴崗市不動產登記中心）