基層檔案管理規范化路徑研究

陳國華　劉云

摘 要：為了有效提升基層檔案管理水平，就要充分重視基層檔案管理工作的規范化和標準化。完善三項機制、實施“以我為主”的立卷歸檔原則、豐富檔案編研資源，有利于推動基層檔案工作朝著規范化和標準化的方向發展。本文對此進行了論述，旨在有效提升基層檔案管理的水平。

關鍵詞：基層檔案；標準化；規范化

引言

檔案是記載基層發展的重要信息資料，通過充分發揮檔案的作用，將檔案信息合理地融入到基層的內部控制中，能夠為基層發展提供充沛的動力，有效增強基層的競爭力，從而促使基層更加穩定健康地發展。

1案管理存在的問題

1.1領導不夠重視

很多單位在日常運行中，忽視了檔案管理的重要性，相關領導沒有從思想上和行動中重視檔案管理工作，在這種情況下，員工對于檔案管理也有一定的忽視，檔案管理工作難以在正常狀態下有序進行。在檔案法宣傳的過程中，各級領導對于檔案管理工作有了新的認知，開始逐漸重視檔案管理工作，但是由于基礎性問題和陳舊思想的影響，檔案管理工作的進行依然存在著一系列矛盾。成立的檔案管理小組缺乏必要的方法指導，工作人員的積極性受到較大程度的影響，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的進行。同時，由于檔案管理的基礎設備比較陳舊，給檔案管理工作帶來新的阻礙，在收集資料的過程中，設備不能滿足管理的需要，等待的時間較長，造成資料的丟失損害，嚴重浪費了人力、物力和財力等，影響后續工作的正常進行，大大降低了檔案管理工作的效率。

1.2檔案管理制度需要進一步完善

當前，我國檔案管理過程中，對于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法的不正確和相關人員操作不當，在很大程度上降低了檔案管理工作的準確性與科學性。在使用檔案管理的時候，往往存在著收集片面、管理不嚴、借閱信息記錄不完整等現象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現比較明顯的漏洞。當前，很多單位缺乏完善的檔案管理制度，或者有些單位雖然設置了相關制度，但是并沒有得到嚴格落實，在實際工作中并沒有發揮出自身應有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執行的過程中，將會出現人員分配不合理、職責不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內部得到共享，影響了資源本身價值和潛在價值的有效發揮。

1.3檔案管理技術需要加強

在傳統方式下，檔案管理的對象主要是紙質的，在時間的長期累積下，數量較多，占據的空間較大，由于環境的影響，非常容易出現老化、破損、蟲蛀等現象，造成比較嚴重的經濟損失。在科學技術不斷提升的背景下，檔案管理工作逐漸朝著信息化、數字化方向轉變，計算機成為檔案管理中的主要手段，在利用計算機的過程中，能夠在簡便的操作下，提高檔案管理的工作效率，彌補了紙質檔案管理中存在的一系列問題。但同時，網絡檔案管理中也出現了相應的問題，在保管不當或者計算機出現障礙的時候，會出現死機、檔案丟失、資料備份不及時等現象，對檔案管理的安全性和快捷性造成了極其嚴重的影響。有些重要資料出現丟失現象的時候，不能在短時間內進行收集和找回，甚至會出現信息泄露的現象，對于單位內部的安全管理造成比較大的阻礙，需要引起重視。

2加強檔案管理工作的有效對策

2.1完善三項機制，提升檔案管理質量

基層檔案不僅全面記錄著上下級、各個崗位及個人的方方面面，而且也是推動基層改革與發展的重要原始憑證。檔案管理工作的質量將直接影響到基層的各方面權益，因此在基層檔案管理工作的開展過程中，應盡量將“強基達標、提質增效”作為目標，全面落實各項工作的規范化、標準化內容，不斷完善基層檔案管理的制度和流程，加快推進基層檔案管理工作發展。第一，在制度方面必須健全組織考評機制，促進基層更加穩定健康地發展。檔案管理人員應將基層檔案管理的規范化、標準化內容納入到重點工作范疇之內，并緊密結合基層發展的實際情況進行合理規劃。同時，針對市場不斷變化的情況，檔案管理人員要堅持做到職責分明，以形成“事事有人管、層層有人抓、人人負責任”的工作格局，更好地滿足不斷變化的新形勢與新常態，從而促進基層檔案管理工作的規范化發展。第二，完善檔案管理機制。由于基層檔案是基層發展過程中的重要資料，所以任何未經授權的部門或個人均嚴禁私自保管或以其他方式獲取基層檔案，至于與檔案相關的各環節操作流程，諸如檔案的收集、整理、借閱、銷毀等均需由領導指定專門人員來進行。當然，為確保檔案資料收集得更加完整，便要在檔案交接過程中，嚴格按照相關程序進行。針對借閱、歸還和銷毀的行為均需一一做好記錄，以確保檔案管理的全過程有章可循、有據可查，切實保障基層檔案信息的安全性。第三，為確保檔案信息的保密性及安全性，要盡量采用計算機設備進行檔案管理，構建完善的檔案管理機制，并配備相應的防護措施，有效預防可能發生的各項事故。針對計算機方面，應按照安全管理的要求設置防火墻等防護措施。如果基層檔案資料涉及到基層發展的機密，便需要對具體的操作過程進行詳細記錄，以免基層機密檔案外泄，繼而進一步確保檔案信息的保密與安全。

2.2施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

當前影響基層檔案管理工作規范化與標準化的最大阻礙因素就是相近公文的重復以及立卷組合的無序化問題。因此，為了促進基層檔案管理工作的規范化發展，便需解決以上兩方面問題。基層檔案管理工作規范化與標準化的主要目的在于確保最大化檔案的利用價值，為促進管理目標的順利達成，相關管理人員應務必樹立“以我為主”的立卷歸檔工作思想，并在實際工作過程中嚴格按照國務院辦公廳所下發的《不歸檔文件銷毀辦法》來確保文件銷毀過程的規范性與合法性。當然，除了遵循《不歸檔文件銷毀辦法》外，基層還需對以下三大問題予以嚴密關注：一是確保文件立卷歸檔的時效性，予以立卷或歸檔的文件必須是現階段已完成任務的，否則將不予立卷或歸檔。如若不然，將極易導致檔案管理工作陷入無序、混亂的狀態。二是要根據各項立卷的重要性予以合理分工，尤其是針對其中形式與作用相似但內容不同的文件資料，需務必加以嚴密審核，以切實減少檔案信息的重復度與信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是堅持遵循“以我為主”的歸檔原則，并注重維護卷宗的完整性。對于任何歸檔文件，檔案管理人員均應防止文件的散失。對此，為確保卷宗的完整性，針對同一問題卷宗的審視，需確保其能全面反映同一事件的全部處理過程，如此方能在提高檔案的利用價值的同時為檔案管理的規范化及標準化發展奠定良好的基礎。

結語

總之，要想切實促進基層的檔案管理工作逐步往標準化、規范化的方向發展，且有效提升檔案管理的工作效率與質量，則必然要致力于檔案管理人員管理水平的提升，并建立起與基層發展實際相契合的管理制度及體系，如此方能確保基層檔案資源作用的充分發揮，亦促進基層競爭力的有效提升。

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（作者單位：1曹縣莊寨工商行政管理所；

2曹縣青菏辦事處社會事業服務中心）