大數據時代背景下電子檔案與紙質檔案共同管理路徑研究

摘 要：在大數據時代背景下，檔案管理工作由傳統紙質檔案快速向電子檔案的方向發展。然而電子檔案相對紙質檔案，雖然具有較高的集成性、融載性優勢，但其安全性、真實性、原始性以及客觀性難以保證。因此，實現電子檔案和紙質檔案的聯合作用，是未來檔案管理工作發展的必然趨勢。本文首先對大數據時代基本概念進行闡述，分析大數據技術對于檔案管理工作的必要性，以及紙質載體對于檔案管理工作的必要性，進而提出二者共同管理的有效路徑，以期為我國檔案管理事業提供有利參考。

關鍵詞：大數據時代；電子檔案；紙質檔案；共同管理

引言

在現代互聯網信息技術飛速發展的促使下大數據時代來臨，其影響力也在不斷擴大。美國麻省理工大學計算機領域著名教授詹姆斯威爾認為，大數據普遍用于形容某一組織創造出的還想半結構化或者非結構化數據，該類數據在被下傳至數據庫用來分析，此過程將產生大量的金錢和時間。大數據時代所衍生出的大數據分析，由于大型數據分析需要幾十臺甚至上千臺電腦進行分工合作，因此大數據時常與云計算技術關聯。大數據技術的價值不僅局限于可以使應用人員掌握大量的數據類資源，更在于大數據技術可以對這些極具價值的數據展開有效且專業的分析處理。從宏觀的角度審視大數據技術，那么可以將大數據比作為一種產業，該產業的效益性，在于提升數據的處理能力，通過不同的處理方式，進而實現數據的全方位價值提升。

一、大數據時代增強電子檔案管理和紙質檔案管理共同發展的必要性

（一）大數據技術對于檔案管理工作的必要性分析

檔案在現代人的日常生活中占據重要位置，關乎個人、組織、企業乃至政府機關、國家的重要信息，檔案管理工作的發展關乎檔案資源的全面開發和有效利用。現階段，世界正處于信息爆炸性傳播、發展的時代，在以人為單位的媒體環境下，大數據為我國檔案管理人員工作提供了相當豐富的數據性資源，數字化檔案融載量相對紙質檔案更加龐大，是突破傳統紙質檔案服務功能和范圍的重要途徑，是打破傳統檔案管理所館藏限制的重要工具。隨檔案記載內容需求的不斷提升，社會中的文字、圖像、聲音等均被列入檔案統計范圍，傳統紙質檔案難以實現上述內容的有效記錄。然而，由于大數據時代的到來，將各種圖片、聲音、視頻轉變為數據資源，完美的實現了多種格式內容的記錄。由此可見，利用大數據信息技術的檔案管理是未來相關工作發展的必然趨勢。

（二）紙質載體對于檔案管理工作的必要性分析

一方面，紙質檔案相對電子檔案具有原始性特點，是與其他類型檔案區別的關鍵。確保檔案的原始性是檔案管理工作的重點，紙質檔案以其難以修改的特點完美的符合了這一需求。例如，以紙為載體的檔案當中，大部分為原始文稿或底稿，是經過相關人員審批修改后生成文稿的最初形態，其符號和文字記載了相關人員審批查閱時的具體情景，可以充分體現出文件產生時當事人的意圖。因此，紙質檔案具有真實且唯一的特性，相對于大數據時代背景下的電子檔案更加珍貴。此外，在紙質檔案完成制作后，原文件中的內容已經成型，原始特征不可隨意進行修改，這種真實性特點是電子檔案較易修改所不能比擬的。

另一方面，檔案資料具有憑證作用的關鍵在于，檔案產生特點和其本身特點的共同作用。紙質檔案是將工作內容直接性的轉化為文字，其形成的自然特點，決定了紙質檔案對歷史記錄所保持的真實性與客觀性。紙質檔案可以完好保存相關涉事人員的筆跡，其個性化的簽名、簽字等可以完美的體現于紙質檔案中，這也正式其難以偽造的關鍵因素。

二、大數據時代背景下電子檔案與紙質檔案共同管理路徑

（一）實現大數據時代的智能化檔案管理

在檔案管理工作為用戶服務的過程中，用戶的實際需求，不僅具有因人而異的多樣化特點，還呈現出零散化、碎片化的特點，只有精準了解和掌握用戶需求，才能為其提供相應的檔案服務，實現檔案管理工作的價值體現。在大數據時代背景下，數據的深層探析挖掘技術可以完成用戶類別的準確劃分，是將個性化服務提供給用戶的有效方式。隨人類生產力的提高，數字化、信息化以及云計算等現代信息技術已和現代人生活生產等方面充分結合，智能化的概念也在不斷向現代人的思想中滲透。因此，檔案管理作為各種資料資源的收集管理工作，應充分利用大數據分析處理功能，并將電子檔案與紙質檔案互相配合，為用戶提供真實、客觀、準確的檔案資源。

（二）加強大數據背景下檔案管理人員培訓力度

傳統檔案管理方式不僅在勞動方面具有強度大的缺陷，同時具有科技含量低，不易保存等特點。但是，相對于電子檔案紙質檔案又具有真實性高、反映事物清晰的優勢。因此，在大數據時代背景下，應展開針對檔案管理人員關于電子檔案和紙質檔案結合使用的培訓力度。大數據時代社會各個領域不斷向信息化發展，并將在未來完全實現實體向虛擬的轉化。因此，紙質檔案極有可能在未來消失，這對相關檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，為實現電子檔案和紙質檔案的共同發展，相關檔案管理部門應大力引進計算機網絡電子設備，以此類設備為基礎，對檔案管理人員定期進行技術培訓，使其掌握計算機、互聯網等現代信息化產物的基本應用技能。進而，將信息技術良好發揮于實際檔案管理工作中，實現信息化檔案管理模式。另一方面，在主力依靠大數據技術強大信息處理能力的前提下，應加強檔案管理人員對紙質檔案的重視度，使其充分了解紙質檔案相對于電子檔案的多方面優勢。為加強管理人員對紙質檔案的應用能力，可定期開展紙質檔案查找競賽，進而提高工作人員找檔案、用檔案的能力。

（三）以紙質檔案為根本，構建電子檔案數據庫

構建檔案管理數據資源中心，利用對檔案信息的傳輸、接受和儲存功能實現檔案管理系統的多方面文件共享。在實際檔案管理的過程中，數據資源庫的管理使傳統紙質文件向電子文件轉化，檔案管理人員可以將檔案以數據的形式儲存與計算機或者互聯網云盤中。但大數據時代背景下的數字化檔案管理，存在風險性較高。現階段部分不法分子通過極為高超的技術，對電子檔案進行竊取和修改。因此，建立檔案數據資源庫的過程中，必須以紙質檔案為原始資料，將每一份電子檔案進行紙質備份，有效防止網絡安全問題帶來的隱患。此外，應在檔案管理部門的電腦中加裝防火墻、殺毒軟件等設備，提升電子檔案的安全性和真實性。

結語

綜上所述，一方面，電子檔案是集圖片、聲音、視頻于一體的現代化技術集合體，是檔案管理工作與現代信息技術充分結合的產物。另一方面，紙質檔案具有真實性、客觀性、原始性較高的特點，是檔案管理工作必不可少的資料記錄方式。在大數據時代，電子檔案與紙質檔案管理方式相互作用、相互重讀的背景下，管理人員應充分發揮兩種檔案的不同優勢，并將優勢合理應用于實際工作中，為我國社會主義現代化檔案管理工作起到良好支撐作用。

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作者簡介：

第一作者：孟玉冕（1979年6月—），女，漢族，山東棗莊人，山東省教育學院大學本科，平邑中聯水泥有限公司人力主管、助理館員，研究方向：企業檔案科學化管理、人事檔案管理改革。

（作者單位：平邑中聯水泥有限公司）