論代銷庫在醫院物資管理系統中的實現

初成剛 王曉英 劉桂敏

摘 要 隨著藥品和衛材庫房管理的逐漸深入，醫院從多級庫房管理的模式逐步向零庫存模式轉變，本文簡述了本院代銷庫模式建設的過程，探討了零庫存的庫房設置與管理流程，以期建立有利于醫院ERP系統建設和物流管理的有效機制。

關鍵詞 ERP；代銷庫；零庫存；庫房；醫院

物資管理系統是醫院日常醫療、護理工作得以開展的物質基礎，它既是病人費用的重要組成，也是醫院成本管理的重點。藥品和衛生材料質量的優劣直接關系到患者的身體健康乃至生命安全，物資管理的好壞，直接影響衛生材料的質量和臨床治療效果，為了確保患者安全，醫院在物資管理的流程和庫房規范化管理方面，進行了深入的研究。

以前，庫房管理是醫院物資管理的重點，根據對醫院藥品和衛材的進、銷、存流程的研究，按照科室設置、工作流程及計算機全程管理的深度，建立了一級、二級、三級庫房，加強了醫院物資的管理，在院內形成了有利于臨床工作開展和院內物流管理的有效機制[1]。隨著醫療體制改革的深入，醫院逐步開始在物資管理中引進零庫存模式，本文主要探討醫院在物資管理系統中，如何建立和使用代銷庫及零庫存模式，以及代銷庫的實施對醫院管理帶來的影響。

1 零庫存的定義

醫院與工商業的零庫存概念不同，對工業企業和商業企業來講，“零庫存”是一種特殊的庫存概念，是指以倉庫儲存形式的某種或某些種物品的儲存數量很低，甚至可以為“零”，即不保持庫存。對企業來說，不以庫存形式存在就可以免去倉庫存貨的一系列問題，如倉庫建設、管理費用，存貨維護、保管、裝卸、搬運等費用，存貨占用流動資金及庫存物的老化、損失、變質等問題。零庫存的好處是顯而易見的，如果企業能夠在不同環節實現零庫存的話，可以減少庫存占有資金、降低庫存管理成本、加快資金周轉、規避市場的降價、滯銷的風險。

醫院的零庫存是指物資在采購、保管等一個或幾個經營環節中，不在醫院庫存賬面上體現，以周轉的狀態存在，當物資銷售后，直接完成院內入出庫，這時方進入醫院的財務賬。在銷售完成前，該物資仍為供貨商所有，它不是指某種或某些物品的儲存數量為零，而是通過實施“代銷庫”的策略，實現醫院賬面上的零庫量。

2 代銷庫的建立

（1）通過與第三方軟件公司合作，在院內建立新的物資庫房，進銷存模式仍按財務管理要求設置。該系統對外與供應商接口，醫院可以向供應商直接發出采購計劃，供應商按計劃配貨，采購科室直接掃碼入庫，極大地簡化了采購流程。供應商可以通過軟件，獲取終端的銷售情況，及時安排生產進度和庫存配送，進一步節約企業成本，增加企業效益。

對內，系統與HIS系統進行接口，當患者購買物品時，系統根據收費及發料情況，及時進行入出庫操作，更新代銷庫存數量。財務與供應商結賬時，按照醫院的物資銷售情況直接生成應付賬款，按照實際銷售進行支付。

（2）藥品與低值衛材零庫存模式。仍由原一級庫房負責物品的驗收和監測，驗收合格后，直接掃碼完成代銷庫的入庫操作。在醫院正式庫中，不管原來實行幾級庫房制度，此時只保留原二級庫房，即門診和住院藥房，當病人計費時，代銷庫進行出庫操作，在消減代銷庫庫存的同時，向醫院正式庫中進行入庫和出庫操作。

（3）高值衛材零庫存模式。根據主管部門的要求，高值衛材要求進行追溯管理，為此我們引入了條形碼管理，做到一物一碼，采購入庫時，庫房按物品條碼掃碼入庫。高值衛材一般為手術室使用，在醫院正式庫中，同樣只保留手術庫房，使用時，醫護人員只需在當前患者收費項下，掃描所用衛生材料的條碼，即可完成收費和代銷庫出庫、正式庫的出入庫操作。

3 代銷庫的特點

（1）能夠真實地反映醫院的資產及成本支出。醫院的零庫存是指在滿足醫院臨床需求及零售需要的前提下，簡化物品流轉過程，達到庫存最小化，也就是說并非絕對庫存量為零。代銷庫管理在醫院和供貨商之間搭起了溝通的渠道，節約了藥品和衛材在流通中停留的時間，極大地減少了醫院藥品和衛材的儲存量，加快周轉速度，減少庫存成本。

（2）加強了醫院對物資的管控。醫院原來采用的多級庫房模式，增加了月末盤點和對帳的難度，不利于衛生材料的追溯，出現漏洞也在所難免。通過零庫存模式，醫院可以借用供貨商的配送力量，節省人力成本，加快了業務部門與管理部門之間的響應，管理人員利用該系統，可以對物資流轉過程中涉及的人、物、財發生的情況了如指掌，杜絕了管理漏洞。

（3）實現對物品使用的追溯。引入條碼管理后，從采購計劃的管理，到代銷入庫，準確記錄物資的品種、數量以及供應商，到銷售完成物品入出庫記賬功能，清晰地反映患者使用的材料批次、供應商、采購時間、采購價格。為物資在各個環節流通、驗收、查詢、追溯等提供了全過程管理的便利條件，保證物資進出的準確性，提高科室使用的時效性。

（4）醫院的收費及入出庫均只保留原來的二級庫房進行，簡化了操作流程，杜絕了開錯、多收費、漏收費、遺失等現象發生，維護了病人的合法權益及醫院的經濟效益[2]。二級庫房中的手術庫房可以在收費時直接減庫存，對高值耗材的管理更規范，增收節支方面成效明顯。

4 醫院代銷庫管理模式展望

根據我院代銷庫系統的實施情況看，該模式既能夠保證物流過程的及時性，又能對患者使用的物品更好地進行管理，而且達到了財務要求壓縮庫存的要求。

代銷庫只是手段，不是目的。醫院需要通過合理的物資管理體系，加速物資周轉，減少庫存，確保物資供應。醫院應該從戰略的高度引入先進的供應鏈進入醫院的管理，從而降低庫存量，減少儲存成本和保管人員的費用支出，從根源上縮減成本，實現真正意義上的零庫存，提高醫院的核心競爭力。

藥品和衛生材料占醫院成本的比重逐年加大，醫院級別越高、規模越大，物資的消耗和管理的流程越復雜，涉及的部門越多。引入零庫存模式，把復雜的管理簡單化，既能進行有效監督和管理，也可為醫療質量提供全面、可靠的數據。目前，大多數醫院還沒有形成一套完整的物資管理體系，不適用于目前高速發展的醫療衛生現代化要求。建議今后在建設醫院信息系統中，建立完善的醫院ERP管理體系，保障醫療質量的提高。

參考文獻

[1] 初成剛，王曉英，衣曉燕.醫用衛生材料的庫房分級管理[J].中醫藥管理雜志，2015，23（9）：148-149.

[2] 譚紅梅，鄒麗娟，常后嬋，等.手術室貴重材料管理方法探討[J]，護士進修雜志，2011，26（11）：977-978.