基于教育信息化時(shí)代的高校檔案信息化管理建設(shè)探析

劉琴

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展改變了社會(huì)的發(fā)展方向，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都開始借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，人們的生活全面步入現(xiàn)代信息化時(shí)代，提升了生活和工作的效率與質(zhì)量。高校全面開展檔案信息化管理，能夠提升高校的現(xiàn)代化水平，發(fā)揮教育信息化時(shí)代高校檔案信息化管理的價(jià)值和作用。高校的檔案信息化管理工作有必要轉(zhuǎn)變檔案信息化管理理念，不斷對(duì)檔案信息化管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷提高檔案信息化管理的水平和效率。本文首先分析了教育信息化時(shí)代高校檔案信息化管理的重要作用，進(jìn)而分析了高校檔案信息化管理存在的問題，最后分析了做好檔案信息化管理工作的具體方式。

[關(guān)鍵詞]教育領(lǐng)域；信息化時(shí)代；檔案信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.076

[中圖分類號(hào)]G270.7；G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-0-02

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域之間的競(jìng)爭(zhēng)加劇，高校也開始重視檔案信息化管理工作，推動(dòng)教育行業(yè)逐漸步入信息化時(shí)代。在高校的運(yùn)行管理機(jī)制中，檔案信息化管理關(guān)系高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以高校必須要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷提高高校檔案信息化管理的建設(shè)力度，不斷完善高校檔案信息化管理體系，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展。

1 教育信息化時(shí)代下高校檔案信息化管理的重要作用

隨著時(shí)代不斷地進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的教育事業(yè)也進(jìn)入了信息化建設(shè)時(shí)期。教育信息化時(shí)代，高校檔案信息化管理對(duì)高校現(xiàn)代化建設(shè)起到非常關(guān)鍵的作用。在高校的運(yùn)行發(fā)展中，檔案信息化管理發(fā)揮著基礎(chǔ)性和導(dǎo)向性的作用，對(duì)于高校的持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

進(jìn)入新時(shí)期以來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，在教育信息化時(shí)代檔案管理開始朝著信息化建設(shè)發(fā)展，其重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，檔案信息化管理可以提升檔案管理的水平，通過建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，可以方便學(xué)校開展行政、教學(xué)管理工作，促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第二，檔案信息化管理能夠提高高校檔案管理的效率。高校的很多行政事務(wù)、教學(xué)管理事務(wù)以及科研教輔事務(wù)都需要查閱檔案，檔案信息化管理可以提升檔案的讀取速度，進(jìn)一步能夠提升高校的工作效率。第三，檔案信息化管理有助于促進(jìn)高校信息化建設(shè)?，F(xiàn)在很多高校都在朝著信息化時(shí)代發(fā)展，而檔案信息化管理是高校信息化建設(shè)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠促進(jìn)高校信息化建設(shè)。

2 教育信息化時(shí)代高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 對(duì)高校檔案信息化管理的作用認(rèn)識(shí)不充分

目前，很多高校沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要作用，一部分領(lǐng)導(dǎo)的管理理念還停留在過去，無法適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案信息化管理工作的需求。很多高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化管理和高校的現(xiàn)代化建設(shè)關(guān)系不大，只是在形式上進(jìn)行檔案管理工作，不能充分發(fā)揮高校檔案信息化管理工作的重要作用。這種落后的檔案信息化管理理念導(dǎo)致很多檔案信息化管理工作流于形式，無法深入開展，造成檔案信息化管理水平低下。

2.2 檔案信息化管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在高校開展檔案信息化管理工作的過程中，還有一個(gè)問題就是檔案信息化管理工作非?；靵y，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多高校不具備完善的檔案信息化管理模式，學(xué)校與企業(yè)之間的檔案對(duì)接經(jīng)常出現(xiàn)問題，高校的檔案管理也經(jīng)常出現(xiàn)問題，甚至出現(xiàn)檔案遺失的狀況。高校必須構(gòu)建完善的檔案信息化管理模式，系統(tǒng)地處理好檔案信息化管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升檔案信息化管理的效率和水平。

2.3 檔案信息化管理水平低

在進(jìn)行檔案信息化管理工作的過程中，很多高校的檔案信息化管理水平低下，甚至還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄，沒有有效利用檔案信息化管理信息系統(tǒng)。由于高校的檔案信息化管理水平低下，在檔案查找和審閱的過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，導(dǎo)致檔案信息化管理的效率很低，而且審閱檔案的權(quán)限也受到很大限制，在一定程度上會(huì)影響檔案信息化管理的質(zhì)量。

2.4 高校檔案信息化管理人員的綜合素養(yǎng)低下

高校進(jìn)行檔案信息化管理，需要檔案信息化管理人員具備專業(yè)的管理理念和管理技能。限制檔案信息化管理水平提升的重要因素，就是高校檔案信息化管理人員的專業(yè)水平不高，很多高校的檔案信息化管理人員不具備專業(yè)的管理知識(shí)和管理理念，只是憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理工作，對(duì)于檔案信息化管理沒有深刻的認(rèn)識(shí)。而且學(xué)校對(duì)于檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度也不夠，甚至還有很多教師頂崗檔案信息化管理人員，造成檔案信息化管理人員綜合素養(yǎng)低下。

2.5 高校檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在教育信息化時(shí)代，高校進(jìn)行檔案信息管理建設(shè)的過程中，最根本的一個(gè)問題就是檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。檔案信息化管理在很大程度上依賴硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，比如掃描儀、計(jì)算機(jī)以及檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，但是很多高校的檔案信息管理缺少具體的硬件設(shè)備，軟件系統(tǒng)也非常落后。高校檔案管理人員普遍認(rèn)為有幾臺(tái)電腦就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，這樣的認(rèn)識(shí)存在很大的誤區(qū)，不利于高校落實(shí)檔案信息化管理。

3 教育信息化時(shí)代高校做好檔案信息化管理工作的具體途徑

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

科學(xué)技術(shù)不斷改變著人們的生產(chǎn)和生活，同樣也促進(jìn)了教育事業(yè)的發(fā)展，尤其是對(duì)高校檔案信息化管理的建設(shè)應(yīng)用，提升了高校的辦公效率。因此高校要不斷完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)與建設(shè)，在后期進(jìn)行有效維護(hù)。高校在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，要增加檔案信息化管理硬件和軟件的采購(gòu)預(yù)算，淘汰落后的管理設(shè)施和管理軟件，不斷更新高校的檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，滿足教育信息化的建設(shè)發(fā)展的基本要求，全面發(fā)揮高校檔案信息化管理建設(shè)的作用。同時(shí)，高校要建設(shè)合理、安全的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)代化建設(shè)，加大資金投入購(gòu)買需要的掃描儀以及計(jì)算機(jī)等硬件，加大檔案信息化管理系統(tǒng)的投入。

3.2 提高檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)

要想在教育信息化時(shí)代做好檔案信息化管理工作，高校需要更新檔案信息化管理理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要作用，要本著以學(xué)生為中心的管理理念，切實(shí)做好學(xué)生的檔案信息化管理工作，深入落實(shí)好檔案信息化管理工作，對(duì)高校傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行變革，創(chuàng)新高校檔案信息化管理的模式，不斷推進(jìn)高校檔案信息化管理建設(shè)工作的落實(shí)。同時(shí)，高校要構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，有計(jì)劃、有目的地制定檔案信息化管理的工作內(nèi)容，保障高校檔案信息化管理工作可以有序開展。高校還要根據(jù)學(xué)校自己的特色和校外企業(yè)聯(lián)合開展檔案信息化管理工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息化管理制度，促進(jìn)高校檔案信息化管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。此外，高校要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息化管理工作模式，結(jié)合新時(shí)期的計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建檔案信息化管理信息系統(tǒng)，不斷提高檔案信息化管理的質(zhì)量和水平，推動(dòng)檔案信息化管理工作方式的創(chuàng)新發(fā)展。

3.3 構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍

要想在教育信息化時(shí)代下做好檔案信息化管理工作，高校要組建高水平的檔案信息化管理隊(duì)伍，不斷對(duì)檔案信息化管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案信息化管理人員掌握專業(yè)的管理知識(shí)，在實(shí)踐中增加檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，多去和專業(yè)水平高的檔案管理人員進(jìn)行交流溝通，從根本上促進(jìn)檔案信息化管理工作順利開展。此外，在信息化時(shí)代，檔案管理人員最基本的一項(xiàng)管理技能就是使用計(jì)算機(jī)，會(huì)操作檔案管理系統(tǒng)，才能有效落實(shí)檔案信息化管理。因此，高校要定期對(duì)檔案管理人員的管理技能進(jìn)行考核，不斷提高檔案信息化管理隊(duì)伍的水平。

3.4 提升檔案信息化管理的安全性

在教育信息化時(shí)代，信息資源的安全性是非常重要的一個(gè)方面，高校在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，一定要把檔案信息的安全性放在首位，保護(hù)檔案信息的安全。高校在開展檔案信息化管理安全防護(hù)的過程中，要做好以下幾個(gè)方面的工作。第一，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，通過特定的公式算法加密重要的檔案信息，只有輸入正確的密碼才具備查閱和使用權(quán)限。第二，設(shè)置訪問權(quán)限。檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限主要是對(duì)瀏覽用戶進(jìn)行層次分級(jí)，在開放的基礎(chǔ)上保障檔案信息的安全。第三，設(shè)置防火墻，避免外來病毒入侵，提升檔案信息化管理的水平。第四，做好檔案信息的備份工作，對(duì)一些重要的檔案信息進(jìn)行備份，防止檔案信息丟失和破壞。

4 結(jié) 語(yǔ)

在高校的運(yùn)行管理機(jī)制中，檔案信息化管理是非常重要的一個(gè)方面，關(guān)系高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以高校必須提升檔案信息化管理的水平，創(chuàng)新檔案信息化管理工作的模式。在教育信息化時(shí)代，高校的檔案信息化管理工作中要不斷對(duì)檔案信息化管理理念和檔案信息化管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，最大化地提升新時(shí)期檔案信息化管理的水平和效率，促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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