《科學技術研究課題檔案管理規范》解讀及相關問題研究

王英瑋 黃峰 金凡

《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2-1992）（以下簡稱T2）是國家檔案局制定的檔案行業推薦標準。該標準于1992年7月20日批準通過，1992年10月20日開始實施。T2的實施對有效引導我國科研課題檔案的規范化管理，維護科研課題檔案的完整、準確、系統和安全，起到了良好的作用。但是由于我國科學技術研究工作的發展，T2的某些內容規定已顯落后且對目前科研課題檔案的規范管理的適用性亟待加強。

一、T2的內容構成及存在的主要問題T2共分七章及兩個附錄，包括“主題內容與適用范圍”“引用標準”“術語”“科研課題文件的管理”“科研課題檔案的管理”“科研課題檔案的鑒定與銷毀”“科研課題檔案的統計與開發利用”。兩個附錄是“附錄A：科研課題文件歸檔范圍”“附錄B：科研課題檔案管理幾種常用表格”。

對照目前的檔案行業推薦標準的編制要求，T2需要完善之處包括：

（一）體例規范性需要加強

較為規范的標準文件體例框架通常應包括：目錄—前言（要說明制訂標準應遵循的規則、提出與歸口管理單位、起草單位、主要起草人、版次）—引言（說明制發標準的目的和主要目標）—標準條文—附錄（需要說明附錄的性質，包括規范性附錄和資料性附錄）—參考文獻。所以，修訂T2時應增加“目錄”“前言”“引言”“參考文獻”等方面的內容，對于“附錄”應說明其性質。

推薦標準的附錄是檔案行業標準內容的組成部分，與標準條文具有同等效力，是標準內容的一種表示形式。因為在檔案工作標準中有些內容較集中，所占篇幅較大或因某些內容，篇幅雖不大，但所述的內容連貫性較差，所以為使標準的整體結構平衡并保持標準整體結構的連貫性，可以將這部分內容摘出，以附錄形式附在正文之后。標準中的附錄分為規范性附錄和資料性附錄兩種。標準附錄的性質由提及附錄的條文來確定。規范性附錄是需要遵守的標準條款的組成部分，屬于標準的主體；而資料性附錄則是有助于標準的理解和使用的附加要素，可以參照執行。

（二）引用標準的時效性需要加強

T2的規范性引用文件缺乏必要的說明，完備度也需要加強。引用文件包括兩種類型，其一是注明日期和版本的引用文件，其二是不注明日期的引用文件。前者僅適用于所制定的標準文件，后者則是指只有最新版本才適用的標準文件。T2目前版本所列的引用文件只有兩個，即GB 3792·5《檔案著錄規則》和GB/T 11822《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，均未注明日期。《檔案著錄規則》（GB 3792·5-85）的首發版本是國家標準局1985年批準頒行的，屬于國家推薦標準。該標準對規范檔案著錄活動，建立檔案目錄中心起到了重要作用。1999年修訂后的《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）以檔案行業推薦標準的方式重新發布實施，規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。隨著我國檔案資源結構的變化，檔案著錄標準已逐步被相應的元數據標準取代。元數據是與電子文件的制作形成、運轉、處理、儲存、檢索、傳輸和利用有關的數據。ISO15489將元數據定義為：“是描述文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據”。可見，檔案著錄的條目內容可以完全被元數據標準中的“實體”涵蓋。《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822）于1989年10月25日首次發布，2000年12月11日第一次修訂，2008年第二次修訂，2008年11月13日發布，2009年5月1日實施。其中增加了科研類“成果和知識產權申報”方面的內容規定。

（三）引用標準的適用性不足

隨著科研課題檔案的結構變化，越來越多的電子文件和電子檔案已成為其有機組成部分，該標準的適用性已經顯得不足。就目前該標準所列的引用標準文件而言，《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）所采集的具有檢索價值的信息主要來自科研課題檔案的內容和形式特征，并不包括文件和檔案的產生背景、內容結構、管理歷史等方面的數據，所以在修訂該標準時引用相關的元數據標準就變得更加必要。鑒于我國目前已陸續制定和發布了《核電電子文件元數據》（EJ/T1224-2008）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T187-2012）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63—2017），以及正在試點使用的《電子文件通用元數據規范》等一系列元數據標準，T2標準的“規范性引用文件”中應有所體現。

二、T2內容的修訂建議

（一）術語及定義的修訂建議

T2中共規定了三個術語的定義，即“科研課題”“科研課題文件”和“科研課題檔案”。科研課題，又稱科研項目，是指開展自然科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動；此類活動不僅有明確的研究目標或目的，而且要求應在規定的時間、預算、資源限定內，依科學規范予以完成。科研課題或項目包括國家各級政府成立基金支撐的縱向科研課題（項目）、來自于企事業單位的橫向科研合作開發課題（項目）和單位自籌科研課題（項目）。鑒于該術語的設立目的是為了明確科研課題文件和課題檔案的形成領域，所以建議將“科研課題”的術語概念命名改為“科研項目”。這樣更有助于說明科研課題文件和檔案的來源特征，及其“按課題成套”的本質屬性。T2對“科研課題”的術語定義為：“科研課題是具有相對獨立目標和內容的具體研究對象，是組織科學技術研究的單元。”該術語定義僅說明了“科研課題”的對象特征，并沒有說明其他相關的活動特征和概念的外延特征。建議修訂為：科研項目是指圍繞明確的研究目標（目的），按科學規范開展的一系列創新性、開發性的探索活動，包括縱向科研項目、橫向合作開發項目和自籌科研項目等。

T2對“科研課題文件”的術語定義是“是在科研課題研究活動中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄”。該定義沒有揭示“科研課題文件”的術語概念的價值特征。建議將“科研課題文件”的術語命名改為“科研項目文件”，并將其定義修訂為：科研項目文件是在科研項目的規劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有憑證和參考價值的數據和信息的各種形式的歷史記錄。

T2對“科研課題檔案”的術語定義是“指具有保存價值的歸檔的科研課題文件”。該術語定義忽視了“文件”和“檔案”概念之間的整體與部分關系，用“科研課題文件”作為“科研課題檔案”的屬概念。這在邏輯上存在著明顯錯誤，即用一個事物的局部概念來定義它的整體概念。例如，我們不能用“原子”作為“分子”的屬概念，而應用比“分子”概念更大的“粒子”概念來定義。實質上，“科研課題文件”僅是一個個體性的、局部性的概念，它是構成“課題課題檔案”這一整體概念的要素而已。而“科研課題檔案”則是一個有機整體概念，是由一定數量的有價值的課題文件構成的文件體系或集合。在科研項目文件由個體存在狀態向集合體狀態運動的過程中，其形成者和檔案部門、信息部門、檔案人員需要利用各種相關的管理工具（如信息系統工具）進行擷取、分類、整理、鑒定、元數據采集、保存、移交、接收等一系列管控活動，而這些活動并不是“歸檔”活動能夠全部涵蓋的，所以在定義中沒有必要單獨強調“歸檔”這種特定活動。“保存價值”概念的使用通常與“鑒定活動”相關，文件通過鑒定后，凡是對今后的科研活動具有一定憑證價值和信息價值的，均具有相應的“保存價值”。因此，建議將“科研課題檔案”概念修訂為“科研項目檔案”，并將其術語定義為：科研項目檔案是指圍繞特定科研項目形成的有價值的項目文件集合。

（二）科研項目文件的管理內容及修訂建議

T2的第4章對“科研課題文件的管理”，按科技文件管理的業務“環節”，從科研課題文件的“形成、積累”“整理”“鑒定”“歸檔”四個方面提出了建設性要求。對“科研課題文件的形成、積累”，T2明確了“科技管理部門”“課題組”“課題負責人或文件管理人員”所應承擔的責任要求。其中體現了我國科研檔案管理的成功經驗，尤其是“三同時”（即在制定和下達科研計劃的同時，下達建檔計劃；在檢查科研計劃的同時，檢查建檔計劃；在鑒定、驗收科研成果的同時，審查驗收科技檔案）的思想得到了一定體現。T2的4.1.1規定“科技管理部門在下達科研計劃（含橫向委托合同課題）時，同時向課題組下達建檔任務。檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導。”T2對課題文件的形成主體責任及文件的制作質量提出了明確要求，即“課題組成員要按照科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必須益于長期保存。”對課題文件的積累和歸檔主體——課題負責人或文件管理人員的責任也進行了明確規定，要求其“按歸檔要求負責本課題文件的積累和歸檔”“調動工作時，應做好科研課題文件的清理移交工作”。如果在修訂時，能夠根據科研項目的階段性特點和文件形成的運動規律，進一步明確各階段文件的形成、積累和歸檔責任，會更有助于保證“三同時”“三納入”“四參加”等科技檔案管理制度在科研項目文件管理中的具體實施和落地。

T2對“科研課題文件的整理”要求，目前的規定只能滿足紙質文件的整理要求，而電子科研課題文件的整理卻是空白。應根據我國制發的電子文件的整理標準要求，結合科研項目文件的形成規律和特點予以明確。

T2的“4·3科研課題文件或案卷的鑒定”的章題不夠簡練，建議修訂為“科研項目文件的鑒定”。它所體現的思想目前看依然較為合理，將鑒定的內容范圍劃分為：在歸檔前對科研課題整體價值的鑒定及文件完整性、準確性的審查和劃定密級、保管期限。但對“保管期限”的“永久、長期和短期”規定應修訂為永久和定期為好。T2中“檔案部門配合課題組對科研課題文件歸檔的完整性、準確性進行審查”的要求是合理的，因為最了解科研文件是否完整和準確的并不是檔案部門和檔案人員，而是課題組成員或有關專家。T2中“文件或案卷的密級和保管期限是以整個課題為主，結合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級和保管期限”的規定，可修訂為：科技項目文件的密級和保管期限劃分應以整個項目的涉密等級與保存價值鑒定為基礎，結合文件在項目中的重要程度具體劃定其密級和保管期限。

T2的4·4“科研課題文件的歸檔”可修訂為“科研項目文件的歸檔”。科研項目文件的歸檔范圍（附錄A），應注明為“規范性附錄”。T2對項目文件的歸檔時間目前的規定是：“研究周期長的課題按階段歸檔；研究周期短的課題在任務結束時一次歸檔”。這種規定屬于定性的模糊性規定，應調整為：研究周期短（2年內完成）的課題在任務結束時一次歸檔，研究周期在3年以上的科研項目文件要分階段歸檔，以保證項目文件的完整、準確、安全、有效。T2對“科研課題文件的歸檔要求”較為詳細，如“幾個單位協作的科研課題”的文件歸檔，主持單位保存該課題的整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的原件外，將復制件送交主持單位保存，并在協議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬；“獲得負成果或因故中斷的科研課題的文件亦應歸檔。”T2對“科研課題文件的歸檔要保證其完整、準確、系統”的要求，建議修訂為：科研項目文件的歸檔要保證其完整、準確、安全、有效。T2要求“科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后使用頻繁的應酌情增加份數”。考慮到科研文件的“單軌制”和“雙軌制”的不同要求，建議改為：科研項目文件一般以其形成時的記錄形態歸檔，即電子文件以電子或縮微文件的形式歸檔；紙質文件則應以紙張或縮微文件形式歸檔，但可以利用數字化工具，制作多套數字化文件副本保存。

T2對“科研課題文件的歸檔手續”提出了明確的要求，其內容包括：課題負責人填寫“科研課題文件歸檔說明書”，經主管領導審查后，向檔案部門辦理歸檔手續；檔案部門驗收合格后，課題負責人和檔案管理人員在“科研課題文件歸檔移交單”上簽字，并各執一份；課題負責人向科技管理部門報告課題文件歸檔情況，科技管理部門收到“科研課題文件歸檔說明書”后，決定課題結束。這些規范性要求的實施，將有助于保證科研項目文件歸檔工作的順利進行。

（三）科研項目檔案的管理內容及修訂建議

T2的第5章“科研課題檔案的管理”對“科研課題檔案”的整理、編目，保管，補充、修改等提出了符合紙質檔案管理要求的規范內容。對檔案的整理要求是“按學科、專業進行分類，排列”，目前看來不夠全面。建議修訂為：要按項目的性質、專業、階段進行分類，編制科研項目檔案分類方案（大綱），指導科技項目檔案的歸類和排序工作。T2對檔案的“編目”要求包括：“編制檔號”“編制案卷總目錄，根據實際需要著錄、標引”“編制各種檢索目錄”等。這些要求不夠明確，顆粒度較粗。建議修訂時要將“檔號”的編制形制和具體的編碼要求予以明確，并對系統環境下如何編制科研項目文件歸檔目錄，建立科研項目檔案目錄數據庫、全文庫、專題庫等方面的要求或應參考的相關標準予以明確。

T2對“科研課題檔案的保管”的要求是：“技術秘密的科研課題檔案要特殊保管”“及時修復破損、變質的科研課題檔案”。這兩項要求也較為籠統、不明確。建議修訂時可具體提出科研項目的保管要求，如“八防”措施要求、涉密檔案的管理要求及破損檔案的搶救、修復要求等。

T2對“科研課題檔案的補充、修改”的要求是：“科研課題負責人或文件管理人員完成本課題檔案的補充工作。補充內容包括獎勵申報、推廣應用階段產生的文件。”“凡必須修改的科研課題檔案，由原課題負責人填寫修改申報單，經主管部門批準后，方可進行修改。”“檔案部門對補充歸檔的文件進行整理編目。”建議將最后一項要求修訂為：原課題負責人或課題組成員在檔案部門指導下，對補充歸檔的文件進行整理編目。以體現“誰形成、誰整理、誰歸檔”的管理思想。

（四）科研項目檔案的鑒定與銷毀的內容及修改建議

T2的第6章，對“科研課題檔案的鑒定與銷毀”的鑒定工作組織形式、鑒定內容、鑒定時間及鑒定、銷毀手續等提出了推薦性建議。目前來看，其內容基本上還是合理的。但也存在一些需要改進和加強之處。

值得肯定的是：

第一，T2對科研課題檔案的鑒定組織要求較為合理。首先，T2明確了該項工作的領導責任主體是“單位主管科研工作的負責人或總工程師”。檔案鑒定最忌諱的是讓一個不懂業務的行政領導來主持這項工作。如有的單位成立所謂的“鑒定工作領導小組”，領導人員很多，但都不管事，影響鑒定工作的效率。其次，T2明確了科研課題檔案鑒定工作的組織形式，即“由科技管理人員、科技人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進行”。這種人員構成較為有利于開展檔案的鑒定活動。

第二，T2對“科研課題檔案鑒定內容”作了概括性說明，即“對已到保管期限的科研課題檔案決定存毀；對需要調整密級的科研課題檔案重新確定密級。”這其中包括期滿檔案的價值鑒定和檔案保密鑒定兩項內容。

第三，T2對“科研課題檔案鑒定時間”的要求是：“對館（室）藏的科研課題檔案每3-5年集中鑒定一次，必要時可以提前或推后。”這種要求區分了常規情況和特殊情況，較為合理。

第四，T2對“科研課題檔案鑒定、銷毀手續”的要求是：“鑒定小組填寫‘科研課題檔案鑒定表，寫出鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊一式兩份，報送單位主管領導審查批準，銷毀時指派兩人監銷”。基本上可以滿足檔案管理的安全性要求。

這一章需要改進和加強之處是：

第一，簡化。章題的設計可以簡化為“檔案鑒定”。“銷毀”只是檔案鑒定的一種處置方式而已，沒有必要單獨拿出來強調。“6·1科研課題檔案鑒定工作的組織”可簡化為“6·1鑒定組織”，“6·2科研課題檔案鑒定內容”可簡化為“6·2鑒定內容”，“6·3科研課題檔案鑒定時間”可簡化為“6·3鑒定時間”，“6·4科研課題檔案鑒定、銷毀手續”可簡化為“6·3鑒定手續”。

第二，細化。對科研課題檔案的鑒定時間，什么情況下“可以提前或推后”進行，要做出更為明確的說明。如在單位被撤銷、改制時，鑒定工作應提前進行；在發生重大自然和人為災害時，應及時進行；在鑒定工作量較大時，可提前進行；在發生丟失、盜竊案件時，可提前進行等。對檔案的處置方式，不應局限在“銷毀”上，而應對定期鑒定或期滿鑒定后所進行的“后處理工作”，進行細化規定。如延長保管期限、縮短保管期限、延長保密時限、縮短保密時限，以及銷毀方法（包括電子檔案載體）等，都應作進一步明確。

第三，增加。鑒于越來越多的科研課題（項目）檔案的存在形態是電子檔案，T2最好單列一章，對其進行明確規定。

（五）科研項目檔案的統計與開發利用的內容及修改建議

T2的第7章，對“科研課題檔案的統計與開發利用”僅提出了非常原則和籠統的要求，即“科研課題檔案的統計和開發利用按國家有關規定執行。”這種要求實際上等于虛設，沒有任何指導和引導作用。建議修訂時，應著力加強。具體修改建議是：首先，應將第7章改為“保管與統計”，重點說明科研項目檔案的保管要求和主要技術指標，如果需要參考或遵從其他標準，應具體列出這些標準文件的名稱和標準代碼。其次，應增加“提供利用和開發服務”一章，著重說明科研項目檔案的提供利用的要求、方式和方法，說明科研項目檔案的內容數據、信息開發的方式、方法及參照標準等。

（六）附錄的修改意見

T2的附錄目前包括“附錄A”和“附錄B”。修訂時，應將附錄A定義為“規范性附錄”，并將其題名改為“科研項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表”。并根據不同性質的科研項目的特點，對目前的附錄A進行細化處理。對某些已經過時的“條款”進行推敲，如“機讀文件”應改為“電子文件”等。

T2的附錄中，應增加一個“科研項目電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表”，并按照“批處理”和注重基礎數據、記錄保存的思想，對科研項目電子文件和電子檔案的管理提供科學有效的指導。

參考文獻：

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