基于信息化環境下醫院收費結算內部控制制度建設的探討

游克蘭

摘要：健全的內部控制制度對于保障單位財務系統的安全是必不可少的。隨著現代信息技術的發展，醫院收費結算控制制度受到了不小的沖擊，收費結算部門作為醫院資金回流的重要部門，其內部控制制度需要從傳統環境下加以轉變，如何運用信息化手段建設與完善內部控制制度，如何制定適合各自單位的內部控制制度以及變革細則的實施策略，讓內部控制制度適用且全面，是新時代的醫院需要思考的問題。

關鍵詞：信息化環境；醫院收費結算；內部控制制度

什么是內部控制制度？廣義上來說，內部控制制度是指單位內部建立的與各項業務活動相關的既能相互聯系、也能相互制約的措施，是現代化管理出現的產物，是企事業單位為了增強自身能力、提高工作效率而實行的管理制度。對于醫院而言，內部控制制度更是非常必要。為了規范業務流程、保障資金和資產的安全流動以及保證財務會計系統精確運行，必須建立有效的內部控制系統。隨著信息技術的廣泛應用，各行各業都在建立健全相關制度，醫療行業同樣需要改變。傳統的環境下醫院收費結算部門存在著內部控制制度相關缺陷，在新的環境中如何正確認識制度缺陷，進而改進缺陷，是當今醫院需要思考的事情。

一、傳統環境下醫院收費結算部門內部控制制度問題總結

與一般非臨床科室不同，門診、住院收費部門是直接面向患者的服務部門，其日常工作量與醫院的業務量呈正相關，業務量增大直接導致收費結算部門工作量激增。在這樣的情況下，部門工作人員需要將服務質量和工作質量兩手抓，既要保證對待患者執行良好的服務，又要保證業務按照醫院相關制度得到準確處理，作為醫院財務相關的重要部門，在保證資金安全、票據使用規范的情況下，還需要做到財務清晰明確、經濟活動合法合理，“時間緊、任務重”，很容易出現因人力不足、精力不夠而導致工作出現紕漏的情況。正因為如此，一個全面的、易于操作的內部控制制度對于醫院有著重要的意義，對于提高工作效率能起到有效的輔助作用。

傳統環境下，醫院的結算中心存在著以下問題：

（一）內部人員相關問題

作為非營利性組織，醫院不像企業單位那樣執著于對于盈利的追求，事業單位更看重的是服務的質量以及責任的完成度。關于服務的質量，在傳統模式下，為了更好、更人性化地對患者提供服務，醫院實行按樓層、按科室進行收費，這在一定程度上提高了監督管理的難度。關于責任的完成度，具體來說包括以下幾個方面：經濟活動的合法性、資產的安全性、財務行為的真實性，以及嚴防腐敗和徇私舞弊等現象的發生。以上種種內控目標并不都是與一線工作人員息息相關，很容易導致員工缺乏內生動力，進而在執行層面出現困難。此外，前文提到收費結算部門員工的工作量與醫院的業務量呈正相關，隨著醫院業務量的增加，對員工的要求也越來越高，要求在短時間內熟練地完成既定任務，難免讓工作人員產生走捷徑的想法，致使走捷徑過程中出現違規操作得不償失。

（二）制度對流程影響

為了規范工作流程、提高工作效率，使得每個人的工作都能有所發揮，醫院制定了相關制度。但實際操作中制度不可能滿足每一個方面的需求，實際的工作內容比想象中復雜太多，因此制度的制定只能做到在關鍵內控點進行把握。

在傳統的環境下，病人的檢查、藥品、化驗等退費都需要執行部門簽字，由于執行部門簽字人員不固定且筆跡難辨認易模仿，存在惡意退費的隱患。在信息化環境下，應充分利用信息化條件，根據內控要求設定退費相關流程及權限，根據不同情況進行逐級審批，將工作風險降到最低。

（三）制度無法滿足實務操作需求

負責收費結算的部門在整個結算環節中具有收尾的作用，收費結算部門的工作人員每天直接面對大量現金，在保證收入的準確性和完整性時，也會存在資金流失的情況，尤其在退費環節，出現資金流失的概率比較高，這也在提醒有關單位，需要將退費管理作為資金管理的重要環節。

一方面，收款人員應嚴格執行相關法規、按照醫院內部的相關控制制度要求，規范執行退費手續，對于患者的退費申請，應請患者提供完整的相關原始憑證，單證齊全并通過審核才能執行退費請求。另一方面，退費審核點以及相關審核權限、審核流程，都需要明確的、可操作的規定，所有相關流程的執行人員也要做到心中有數。然而現有制度中，對于退費的相關規定，如審核點以及審核權限的定位較為模糊，這導致收費人員及收費結算部門負責人在日常操作發生偏離現象。

二、信息化新時代如何加強完善醫院收費結算內部控制制度

目前很多綜合性醫院都在不遺余力推廣信息化建設，為了克服傳統環境下舊制度的矛盾和缺陷，加強醫院收費結算部門的內部控制制度勢在必行。

（一）將已有制度的不足加以改進，融合到信息化流程中

信息化建設和流程的改進是建立內控制度的關鍵點，我們力求在流程中將問題解決好，而不是在“亡羊”之后進行“補牢”。將現有的制度進行梳理，關注執行效果不佳的內部控制制度，思考如何改進，并將所得的結果應用于信息化流程中，使得操作過程更趨完善。仍舊以退費制度為例，前文提到，該制度要求退費必須在原始憑證完整提供的情況下才能進行，審核人員則是在收款員交賬后進行審核，這樣的流程導致無法對不規范操作的行為進行及時管理。完善制度的方法是將審核行為進行前置，執行申請后先審核再退費的流程，將該流程融入系統中，此舉不僅完善了退費流程，而且在系統中留下相關操作痕跡，為以后有關部門復查做好相關準備。此外，由于退費流程涉及到多個方面，醫院可根據醫療收據及繳費單據均齊全、有醫療收據無繳費單據、有繳費單據無醫療收據、掛號費退費等四種退費申請情況執行相應的退費流程。

（二）依據內部規范，填補制度空白

由于行業發展環境和歷史原因，關于醫院內部控制制度的相關研究和實踐并未形成體系，因此在醫院的實際管理中存在著或多或少的制度空白區域，管理不夠完善。例如相關規范要求事業單位相關人員要按規定填制、審核各項經濟活動涉及的票據和表單，并進行歸檔和單據保管，但很多單位并未形成完善的票據管理相關制度。對于醫院結算中心來說，工作人員每天經手的票據既多又雜，在這方面票據管理制度顯得尤為重要。這種情況下不僅需要結算中心設置專門的票據管理崗位，更重要的是使用信息化手段，規范票據的使用流程，一切票據相關行為都通過系統進行操作和監管，這樣不僅減少工作人員的手工操作任務量，有效降低出錯率，同時能減小管理風險，使票據管理更加嚴謹，做到一切有據可查。

（三）建立健全內部稽核制度

內部控制制度中必須包括稽核制度，即稽查、復核制度，將內部稽核制度融入信息系統中的重要方法就是建立稽核平臺，這是一個獨立于結算中心和財務部門的第三方工具，通對收費結算數據的管理和稽查，發現其中的偏差并及時糾正。結算中心作為醫院實現營收的重要部門，每天經手大量資金，工作風險較大，有效運行稽核平臺、將數據審計頻率精確到每天，發現漏洞及時補救，可有效保證醫院資金安全。

三、結束語

健全醫院收費結算內部控制制度不僅緩解了信息化建設帶來的沖擊，幫助醫院與時俱進，同時也降低了人為因素導致工作過程中出錯的概率，精簡相關人員工作流程，提高工作效率，給前來就診的病人提供了極大便利，同時也更好地為患者服務。

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