論信息化背景下如何加強數字檔案管理

胡選江

摘 要：我們當前所處的信息時代下，信息技術的應用，是各個領域的重要發展課題，為了確保各環節工作的順利推進，信息化的改革迫在眉睫。隨著大數據技術的普及，紙質檔案開始逐漸被數字檔案所代替，這給檔案管理工作帶來了更大的便利，但同時也帶來了挑戰，為了確保管理工作的正常推進，必須要針對數字檔案管理工作的改革策略進行分析。

關鍵詞：信息化時代 數字檔案管理 管理改革

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（b）-0118-02

信息化的趨勢，在當前的時代下，幾乎是社會大眾所周知的，各個領域的發展，都與信息技術聯系了起來，這是有利的趨勢，但同時也是巨大的挑戰。檔案管理工作亦是如此，在大數據技術的支撐下，數字檔案正在逐步取代紙質檔案成為主流，因此我們應當針對數字化檔案管理工作的改革進行分析，并且提出相應的改革意見。

1 數字檔案管理的作用

1.1 提升檔案管理效率及實效性

在以往的傳統檔案管理體系下，在檔案管理機構當中的檔案，顯然都是紙質檔案，而紙質檔案的缺陷亦是眾所周知的，紙質檔案的管理工作，是十分耗費人力、財力及物力的，而且容易被竊取，檔案的傳送效率不高，保密性不足，此外紙質檔案的存儲期限也有很大限制，因為隨著儲存時間越來越長，紙張會逐漸發黃變脆。但是因信息技術的普及，當前的檔案管理模式已經逐漸開始產生變化，紙質檔案開始逐漸被數字檔案所取代，這會讓檔案管理更加便利，讓信息的交互更有效率，讓檔案具備一定程度的可操作性，這是十分有利的趨勢。

1.2 減輕檔案管理人員工作壓力

無論是紙質檔案還是數字檔案，其管理都需要由人來執行，但是兩者最大的差異，顯然在于工作量，紙質檔案的建立需要依靠手寫完成，并且需要編號整理入庫，隨著資料存儲量逐漸提升，其存儲需要更大的空間，調用也更加困難，而且早期的建檔工作通常需要許多檔案人員共同完成，而數字檔案的建立則完全不同，從檔案建立、歸檔、查找到調取，包括權限管理，都能夠更高效的完成，工作時間相對以往有了大幅縮減，這便使得管理人員的工作壓力得到了極大程度的環節，但是前提是必須要保證數字檔案系統的功能完善，運行正常，這需要企業提起充分的重視，去對系統進行改革[1]。

1.3 縮減管理成本

以往的檔案管理工作體系下，紙質檔案材料成本、人力成本、儲存空間的成本，都是必要的支出，這些成本的支出，顯然會讓企業的運營壓力越來越大，影響著企業的利益。而在數字化的檔案管理趨勢下，數字檔案逐步代替紙質檔案，這會讓檔案材料的使用量大幅縮減，除此以外，隨著檔案管理工作量的不斷縮減，檔案工作人員的人力成本也會得到大幅縮減，這樣的局面顯然有利于檔案相關企業的未來發展。

2 數字檔案的特點

2.1 無紙化特點

無紙化簡單來說便是擺脫紙質形式的局限，以上亦有所提及，紙質的檔案，在其管理與儲存過程中對空間利用有很高的要求，但是新的檔案不斷建檔，以往的檔案亦不可隨意丟棄，所以便需要不斷拓展儲存空間。不僅如此，為了確保紙質檔案的長久保存，對于紙質檔案儲存室的環境要求也要更高，對室內通風條件必須要進行更嚴格的控制，確保溫度適宜、空氣干燥，這樣才能避免檔案因外界環境要素影響而產生變質、字跡模糊等問題。而且隨著儲存時間越來越長，部分年代久遠的檔案在取用及搬運的過程中更容易出現無法規避的破損問題，包含重要信息的重要檔案，一旦出現破損，損失是十分重大的。而數字檔案的無紙化形式便能夠完全解決這些問題，大數據趨勢下，信息平臺上的檔案存儲平臺，能夠存儲的數字檔案資料顯然是實體存儲室的許多倍，甚至是以往的實體儲存形式所無法比擬的，而且只要信息平臺存在，檔案資料便永遠不會過期或是變質，可見數字檔案的這一特點，其優勢是十分明確的。

2.2 量化特點

數字化的檔案，簡單來說是將紙質檔案的內容以數據形式儲存在信息平臺上，一臺普通的計算機，其內存普遍是在200GB以上，而網絡大數據平臺的儲存空間更能以TB為單位去計算，而1TB=1024GB，即是說其能夠儲存的數字檔案數量，要遠大于標準化的檔案管理室許多倍，而且隨著技術的不斷發展，大數據平臺的儲存量還會一再提升，這就意味著以往需要依靠一間或是多間儲存室去儲存的檔案資料，現在只需要利用一臺電腦便能夠去儲存管理。

2.3 可共享化特點

信息的傳輸效率，決定著整體的管理效率，檔案管理工作更是如此，在傳統的檔案管理模式下，在需要調用檔案時，必須要從實體檔案庫去調取，而且如果是要調用異地資料，便需要通過快遞運輸的形式去完成，這顯然影響了管理效率。而借助網絡平臺，卻能夠更快的完成信息資源共享，甚至可以完成實時的信息還傳送。相關管理人員在對檔案資料進行查詢、調用與傳輸時，不必再去到實體儲存室，在網絡上便可完成相關流程，此外對異地檔案資料的調取也能隨時完成，這是極大的優勢。除此之外，在需要將資料同時分享給多人時，網絡平臺顯然也是最佳選擇。利用互聯網平臺將多個數字檔案室相互關聯起來，能夠實現多方之間的檔案信息快速互通[2]。

3 信息技術在數字檔案管理中的改進

3.1 完善硬件設施管理

數字檔案管理需要借助信息設備去完成，而信息設備的性能，決定著數字檔案管理的效率及質量。運行穩定、能夠兼容先進的管理程序、易于備份、數據存儲量大且能夠長久運行是重要的基礎條件。所以企業應當定期檢測內部檔案管理硬件設備的運行狀態，發現設備存在運行問題時必須要及時進行徹底的排查，發現問題所在并及時進行處理。如果設備陳舊，已經無法滿足管理需求，必須要及時更新，如果內部硬件出現了問題，在能夠維修的情況下應及時修繕，如果已經無法修繕同樣要及時更換，以確保其正常運行。此外必須要確保即時備份機能的正常運行，即是要確保能在不同的硬件設備上對備份數據進行讀取，這是數字檔案管理的重要條件。

3.2 提高數字檔案信息的安全性

安全的網絡環境，是落實數字檔案管理工作的基礎要求，為了避免用網安全遭受威脅，相關部門及人員必須要認真落實技術改革工作，為了確保安全，首先必須要了解到安全管理程序的重要性，目前我國網絡平臺上可免費下載的安全管理程序，其安保功能過于有限，要真正確保系統安全，首先必須要從正規的渠道，購入專業版的病毒管理程序，才能盡可能避免不法分子利用網絡漏洞竊取相關的檔案資料。

3.3 積極革新技術

數字檔案管理工作通過網絡信息平臺去完成，為了確保檔案的建檔、存儲、調用及傳輸效率更高，企業便必須要積極的對數字化檔案管理平臺進行積極的優化，對于不同部門、不同崗位、不同類型的檔案應當建立起更精細的分支，這樣一來在查找檔案時，才會有更明確的路徑，除此以外，還要對系統的權限管理功能進行完善，針對不同的檔案，設置不同的保密等級，設置可操作權限，這樣會讓檔案管理更具針對性，更加安全。簡而言之，隨著社會趨勢的不斷變化，對于數字檔案管理工作的要求也會越來越高，只有積極改革，才能滿足相應的行業要求[3]。

4 結語

數字檔案管理工作是社會企業管理工作中的必要一環，為了這項工作的確切落實，確保工作質量與效率，企業需要依據實際的檔案管理工作需求，對相關技術及相關人員隊伍的個人素養進行優化，這樣才能保證數字檔案管理工作的效率更高，進而促進企業的發展。

參考文獻

[1] 李倩梅.淺析信息化背景下如何加強數字檔案管理[J].辦公室業務，2017（10）：38，45.

[2] 查娜.信息化背景下如何加強數字檔案管理探究[J].辦公室業務，2017（12）：169，179.

[3] 張光輝.信息化背景下如何加強數字檔案管理[J].辦公室業務，2017（2）：174.