新形勢下疾控中心檔案管理工作的規范化建設

白慧敏

【摘 要】檔案管理工作是疾病預防控制中心各項工作開展的基礎，檔案管理工作質量的高低對疾病預防控制中心整體工作效率以及工作質量會形成直接影響，檔案管理的科學化程度是衡量新形勢下疾病預防控制中心檔案管理質量的重要指標。分析當前我國疾病預防控制中心檔案管理工作現狀，依舊存在一些問題，具體體現在管理人員觀念落后、管理專業素質不高、管理制度不夠完善等，直接影響了檔案管理工作質量，本文通過對現存的問題進行詳細分析，探討新形勢下提升疾病預防控制中心檔案管理工作規范化建設的有效措施。

【關鍵詞】新形勢；疾控中心；檔案管理工作；規范化；建設

【中圖分類號】R715 【文獻標志碼】

A

【文章編號】1005-0019（2018）11-022-01

Abstract Objective：

Archives management is the foundation of the work of the Centers for disease prevention and control. The quality of the archives management will have a direct impact on the overall work efficiency and the quality of the disease prevention and control center. The scientific degree of the archives management is a measure of the archives management quality of the Centers for Disease prevention and control under the new situation. An important indicator of quantity. This paper analyzes the current situation of archives management in the center for disease prevention and control in China. There are still some problems， which are embodied in the backward management concept， the poor management professional quality and the inadequate management system， which directly affect the quality of the archives management. This paper analyzes the existing problems in detail and discusses the new problems. Effective measures to improve the standardized management of archives management in the Centers for Disease Control and prevention are put forward.

Key words：new situation； CDC； archives management； standardization； construction

在疾病預防控制中心檔案管理工作中，遇到的主要問題是存在比較多的零散檔案，且檔案比較雜亂，使得檔案管理工作非常繁瑣，同時復雜度明顯提升[1]。在疾病預防控制中心具體的檔案管理工作中，不僅要完成檔案的劃分，還必須進行檔案信息管理、檔案實體管理，確保疾病預防控制中心的檔案可以更好的服務社會實踐，所以必須保證檔案信息管理系統的結構統一且完善[2-3]。當前社會對疾病預防控制中心的檔案需求度逐漸增高，對檔案管理水平、能力方面也有了更高的要求，所以疾病預防控制中心必須重視檔案管理工作，對檔案管理體系進行不斷完善，通過先進技術的充分應用，不斷提升管理人員素質水平，實現檔案管理質量的不斷提升。

1 規范化建設疾控中心檔案管理的意義

1.1 提升疾控中心檔案服務能力 提升疾控中心檔案服務能力，是規范化建設疾控中心檔案管理的價值體現，疾控中心每年都會有大量的檔案產生，需要收集和處理[3]，怎樣規范化管理好這些檔案，是疾控中心必須考慮的重要問題。疾控中心本質上服務于社會，檔案服務是整個服務內容中的組成部分，通過提升疾控中心檔案服務能力，能夠加快疾控中心各項業務的建設。

1.2 提升疾控中心檔案管理工作信息化程度 當前科技發展日新月異，為了獲得更高的工作效率僅僅依靠人力資源無法完全達到，在當前新形勢下，必須學會利用科學技術的力量。信息化轉變是疾控中心檔案管理工作的重要轉變，數據化處理檔案，同時將數據納入檔案管理系統中，可以迅速提升檔案管理工作能力，同時能夠實現檔案的多元化利用。而如果能夠規范化管理疾控中心的檔案，能夠進一步促進檔案信息化管理。

1.3 融合檔案的收集、管理以及利用 檔案的存在有其特定價值，但是現實中基孔制紅心檔案價值難以簡單實現，部分疾控中心的檔案由于價值沒有得到挖掘，所以變成了廢紙。在新形勢下，通過不斷規范化管理檔案，能夠保證發現每份檔案的內在價值[4]。經對檔案進行規范的收集、整理，將檔案管理的思路理清，能夠解決收集、管理、利用檔案不同環節中存在的問題，因而能夠促進檔案管理工作的高效開展。

2 當前疾控中心檔案管理中存在的問題

一方面體現在還沒有規范的檔案管理制度，當前，多數疾控中心并沒有制訂統一的檔案管理制度，針對檔案案信息收集內容、檔案資料整理、檔案制作、檔案查閱、檔案保管等多項工作都未形成完善的制度。大部分管理人員進行管理時都是按照長期依賴形成的不成文規定、自身習慣或者經驗，這種管理方法會直接影響疾控中心檔案資料的收集、整理以及制作質量，同時會對檔案管理工作的穩定發展形成影響[5]。另一方面是檔案管理水平不高，新形勢下科學技術有了明顯進步，醫療環境也有了顯著改變，大部分疾控中心也利用科學技術建立了信息化檔案管理系統，不過部分并沒有將系統落實應用，僅僅流于形式，影響了檔案管理質量。另外一點體現在管理人員缺乏對檔案管理的足夠重視，一些疾控中心對檔案管理缺乏重視，不認為做好檔案管理工作具有現實意義，開展的管理工作更多是為了應付檢查，管理的目的僅僅是保證能夠外調、查閱以及查檔[6]。在這種思想的引導下，疾控中心檔案管理的軟件、硬件設備都缺乏足夠投入，管理人員不充足，或者管理人員技術水平、專業知識不足，沒有完全開發檔案信息資源，沒有真正落實檔案管理相關標準，明顯影響了檔案管理質量。

3 新形勢下疾控中心檔案管理工作規范化建設措施

3.1 建立并不斷完善檔案管理體系 進行綜合檔案資料管理部門的組建，負責統一管理檔案，保證疾控中心檔案管理工作能夠統一性、集中性開展，部門要做好其他各個部門檔案的收集、保管以及整理。另外還應該組建一支監督小組，對疾控中心綜合檔案資料管理部門工作開展質量進行監督，同時負責落實貫徹各級部門發布的相關業務規范、法律法規。按照相關制度、規范，綜合考慮疾控中心的具體情況，進行檔案分類大綱、歸檔范圍的確定。

3.2 增加檔案管理投入 我國疾控中心各類檔案儲備實質為公共資源，做好信息記錄、服務社會是其主要職責，而設備檔案是確保這一職責能夠得到履行的關鍵。疾控中心應該加大對檔案管理的資金、人員、設備等各項投入，最大程度使設備檔案管理的配套設施、儲存環境得到改善[7]。另外為了保證檔案管理質量，還需要保證檔案的完整性、準確性，在信息化管理檔案時，必須對其中存在的問題做到及時發現、及時解決。除此之外，還應該注重設備檔案的安全管理，比如針對檔案管理信息系統，必須設置先進靠譜的防火墻，防止出現網絡安全方面的問題，影響檔案存儲安全性。同時要準備足夠的消防器材，避免檔案受到火災影響。

3.3 規范化案卷 徹底整理、清查已存的檔案，篩選出有價值的檔案信息，銷毀沒有價值的檔案。將有效的部分檔案重新進行分類、整理，重新填寫缺少題目、標題的檔案，確保每份檔案的完整性。針對電子檔案，應該仔細檢查檔案檢索、數據文檔以及加密措施各個環節，保證不存在任何問題。

3.4 合理利用科學技術 科學技術在當前被應用于各個領域，在疾控中心的檔案管理中也應該應用科學技術，將以往的紙質檔案轉變為信息化檔案，實現檔案的信息化管理，將以往的紙質載體變為電子載體，能夠方式由于年代久遠一些資料丟失，保證檔案能夠永遠保存。同時通過信息化管理，也有助于檔案信息的提取和利用。檔案管理室必須配備計算機，選擇合適的管理軟件對檔案進行管理，利用信息管理系統做好檔案檢索、統計、數據分析各項工作。

結束語

實現疾控中心檔案的規范化管理不僅能夠提升檔案管理質量，也有助于更好的服務社會。在當前新形勢下，科學技術有了不斷的進步，疾控中心檔案管理人員有必要拋卻以往的陳舊觀念，不斷探索、嘗試新型的檔案管理方法，考慮疾控中心具體情況，建立一套最合適的檔案管理制度，保證疾控中心檔案管理質量能夠得到逐步提升，實現疾控中心的穩定發展。

參考文獻

[1] 吳敏鹿.當前無錫市濱湖區疾控中心檔案管理存在的問題與思考[J].心理醫生，2017，23（33）：348-349.

[2] 李守利，張磊.疾控中心檔案管理與檔案利用[J].中國衛生產業，2017，14（33）：131-132.

[3] 柳楊.信息化技術在疾控中心檔案管理中的運用[J].中國衛生產業，2016，13（14）：113-115.

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[5] 周小容.分析疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設策略[J].中國保健營養，2017，27（27）：34.

[6] 楊春麗，代敏.淺談信息技術在疾控中心檔案管理中的應用[J].科技資訊，2016，14（14）：73-74.

[7] 杜德康.疾控中心衛生業務檔案管理計算機化趨勢研究[J].中國管理信息化，2015，18（20）：169.