檔案信息化在檔案保護工作中的應用

摘 要：在科技迅猛發展的當今社會，傳統意義上的檔案保護工作由于技術手段的局限和保護意識淡薄難以滿足檔案信息化環境下檔案安全保管的要求。在這一研究背景下，本文首先指出檔案保護工作中存在的“硬件”和“軟件”問題，從而注入檔案信息化這一催化劑，利用數字化、智能化、網絡化方法來解決檔案保護技術、保護意識中的問題，使得檔案保護工作順應信息化時代潮流，得到進一步發展。

關鍵詞：檔案保護工作；檔案信息化；保護意識；智能化；網絡化

一、對我國檔案保護工作現狀的認識

（一）檔案保護技術與庫房建設有待提高

（1）我國檔案保護技術面臨的問題。在整個檔案保護工作中，檔案保護技術是最為關鍵的一層。它從檔案材料的變化出發，通過一定的措施、技術和手段，降低檔案受損的程度和概率，使檔案長期地保持穩定的理化性能。盡管我國在這一領域的研究起步較早，保護的手段和方法也趨于成熟，但在保護技術應用這一方面卻不能滿足實際的需要。此外，我國檔案工作者針對不同材料的載體缺乏強調其個性化的保護，對于不同理化性能的載體往往不作保管環境的區分，導致檔案老化加速。

（2）檔案庫房建設亟待改造。隨著檔案信息化建設的開展，一些經濟水平較高的地區加快對檔案庫房的整改建設，借助數字、網絡技術推進庫房的智能化管理，不僅很大程度上節省了人力，檔案也盡可能得到更好的保護。但目前一些檔案館受地方經濟的影響，仍是舊建筑改造的庫房，這些舊建筑不適合保管檔案，且沒有防火防盜等功能，這些都會影響檔案的壽命。另外，傳統檔案庫房管理大多依靠庫房管理人員手動進行檔案的上下架、庫房巡檢和盤點、溫濕度記錄調整等業務操作，工作量大、效率低、統計利用不方便。因此，我國檔案保護工作需要加大力度對庫房進行整體改造，建設科學合理的檔案庫房，使其朝著智能化方向發展。

（二）檔案保護意識有待加強

（1）檔案工作者——保護意識不強、實踐技能薄弱。就目前情況來看，我國許多檔案工作者的檔案保護意識有待提高。檔案人員傳統的檔案保護思想根深蒂固，不愿接受新事物，導致在利用新技術加強檔案保護的實踐上進程緩慢。筆者認為檔案保護是開展檔案工作的基本保障，每一位檔案工作者都承擔這一重大責任。檔案保護工作作為一項技術性和操作性很強的工作，檔案工作者必須熟悉各檔案館不同的環境條件和硬件設施。為此，我國檔案工作者樹立檔案保護意識，強化實踐技能是相當必要的。

（2）檔案利用者——對檔案“孤本”認識不深刻。眾所周知，檔案原件是“孤本”，具有唯一性。而檔案的反復使用使得檔案必然處在兩種或兩種以上環境的交替、不定狀態中，這對檔案壽命是極為不利的。因此，在對檔案進行數字化的同時，也要加強對利用者的保護教育，使其對檔案“孤本”有更深入的了解，對檔案的安全予以充分的保證。

二、檔案信息化在檔案保護工作上的應用

（一）檔案數字化——保護檔案原件的有力措施

檔案數字化是檔案信息化的重要組成部分，它是利用數據壓縮轉換技術、高速掃描圖像文字識別技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統載體檔案進行數字化的一種方式，可實現對原件的保護。利用數字化形成的檔案副本，利用者可以查看歷史檔案的數字化版本，不僅減少對原件的損害，而且方便了利用者的獲取、查閱。

（二）智能化——檔案保護技術與庫房建設的發展趨勢

（1）檔案保護技術趨于智能化，在面對檔案保護技術中的一系列問題，筆者認為可以朝著智能化、自動化的方向發展，及時了解最前沿的科技動態，積極借鑒國外檔案保護技術的先進工藝，實現保護工作的自動化，減少人工作業，提高工作效率。此外，還要自主研發針對新型檔案載體的保護技術，在計算機病毒監控、數據庫修復技術上也要實現智能化的目標。

（2）構建“無人值守”的智能化檔案庫房。隨著計算機技術和網絡技術的應用，一些像樓宇監控系統、基于RFID技術的條碼監控設備、溫濕度監控系統、自動調節設備等各種智能管理設備已經出現，并逐漸在檔案庫房中得到應用，一種新型檔案庫房——智能型檔案庫房應運而生。它具有高效、自動化、集中管理的特點。通過使用庫房的智能控制設備，以實現檔案庫房溫濕度的自動檢測及調節、館藏檔案的智能識別及上下架、日常巡檢及出入庫安全監控、庫房實景在線模擬展示等功能，減少庫房管理人魚的工作量，同時在檔案保護工作中也更加的智能化。

（3）網絡化——增強檔案工作者與利用者的保護意識。網絡化是檔案信息化建設的高級階段，它是將經過數字化的檔案信息通過網絡傳輸存儲到計算機數據庫存貯系統中，經過整理再提供給通過互聯網進行查詢的社會用戶，從而實現檔案信息的網絡輸入、網絡存貯處理及網絡查閱交流。這種基于互聯網的全過程網絡化實現了最大范圍的檔案資源高度實時共享。目前檔案網站，微博、微信公眾號的開設便是檔案網絡化的最好體現，這種服務方式打破了地域、時間的局限，極大地提高了檔案信息利用率。

筆者認為對于檔案工作者、利用者的檔案保護意識淡薄這一問題，也可以通過網絡化這一渠道得以有效解決。筆者認為可以在現有的檔案網站上增設檔案保護這一欄目，或者開設一個專門的學術研究型檔案保護工作垂直網站，將檔案保護技術、相關標準以及國內外先進的檔案保護案例等一系列檔案保護知識發布在網上，就可以很大程度上方便檔案工作者和利用者自主學習，加深對檔案保護工作的認識。同時，還可以增設實時咨詢欄目，對訪問者的問題給予及時解答，樹立互動式服務意識。通過網絡進行對外宣傳，從而增強人們的檔案保護意識。

三、結語

隨著信息技術的不斷進步，傳統的檔案保護工作只有與計算機、網絡技術實現跨界融合，才能在檔案事業發展中發揮巨大作用。當然，在融合的同時，我們仍需要考慮檔案保護工作自身的實際情況，不能一味借鑒國外先進技術，擯棄原有的保護方法，應根據現有的人力物力，創造性的注入新鮮元素，兩者進行有機融合，從而實現效益最大化。同時，我們在看到網絡技術進步造福人類的同時，也要注意這把雙刃劍的弊端，要提高信息安全的防范意識，加大對數字檔案以及智能化技術的保護力度，更好地發揮檔案信息化在檔案保護工作中的作用。

作者簡介：姚仁彬（1991—），男，安徽阜陽人，碩士研究生在讀，2014級圖書情報與檔案管理專業，主要研究方向：檔案學。