新時期提升檔案館社會服務功能的策略

黃娟

摘 要：城市是一個社會中人文、經濟、市場等等基本條件結合在一起的產物，是人類物質與精神文明的璀璨成果，城建檔案的工作具體體現了一個城市建設發展的程度，在大局上規劃了城市的發展工作。本文簡要闡述了城建檔案社會服務功能體現所在，結合當前工作現狀，針對指出提升關乎國土資源和規劃局的城建檔案社會服務功能的策略。

關鍵詞：城建檔案；社會服務；規劃

城建檔案是伴隨城市建設發展產生的，見證了城市發展活動的真實變遷，涵蓋了城市建設發展的每一個方面，是城市面貌的全面體現，提升城建檔案管理工作的專業化、科學性有助于追溯城市發展脈絡，加快城市規劃建設步伐、助力城市現代化發展，構筑城市建設大數據。檔案館應通過完善功能、創新服務等手段使國土資源和規劃的檔案工作的內涵得以挖掘、外延得以拓展，以提升檔案館的社會服務功能，來適應時代發展的要求。

1 城建檔案社會服務功能體現

1.1 為城市規劃和領導決策提供服務

充分發揮城建檔案的價值有助于輔助國土資源和規劃局的城市規劃建設，有利于提高工作效率和管理水平[1]。很多城建檔案為城市規劃提供了大量的原始材料，為建設民族傳統和時代精神新城市做出重要貢獻。例如，2016年某市開展城市整治工作，根據城建檔案提供的900余卷規劃審批檔案，某市多部門聯合執法，對“私搭亂建“”開墻打洞”等現象予以整頓，規范城市布局，優化生活環境，城建檔案為打造和諧宜居之都做出貢獻。

1.2 為工程設計和施工提供服務

城市大部分工程在設計和施工過程中需要城建檔案作為參考和依據，充分發揮城建檔案的價值可為設計和施工提供準確的資料，為設計和施工過程節省時間，提高工作效率。例如，2015年某市軌道交通2號線工程進入初步設計，城建檔案為某鐵道綜合工程勘察院有限公司提供了相關路段的雨污水及天然氣管道圖紙資料，確保工程順利實施[2]。

1.3 為文化教育和學術研究提供服務

城建檔案對人類社會文化的積累、傳播、發展與進步發揮著重要的作用。充分發揮城建檔案價值有助于進行文化的宣傳，讓更多人通過城建檔案學習到更多的知識。很多學術研究也需要城建檔案提供相關信息作為有力依據和數據支撐。例如，2017年某市城建檔案主辦的《圖跡：從城建檔案回望外灘建筑百年》展覽，展出了城建檔案多年來拍攝、征集和編研的成果，使更多的人了解了上海。

1.4 為社會各界提供法律憑證

城建檔案是城市建設過程中形成的原始記錄，其真實性、可靠性強，是令人信服的真憑實據。由城建檔案出具的蓋有檔案查詢章的文件材料，具有法律效力。例如，2016年某醫院因資料不齊全至今無法辦理《不動產產權證書》，城建檔案為其提供了32項規劃許可文件及圖紙，為某醫院的產權辦理工作提供了重要的檔案憑證。又如，2011年某市為開展六城聯創，對違章建筑進行拆除。某村村民由于房產登記未及時辦理，急需查詢私人住宅審批檔案以辦理房產證，城建檔案為該村民及時提供了生態園審批檔案，保障了村民的合法權益。

2 城建檔案社會服務工作現狀及其分析

2.1 查閱服務

查詢利用服務是檔案管理“收、管、用”中最后的環節，直接體現檔案價值。我國城市發展迅速，需要查閱城建檔案的人越來越多，以下以某市城建檔案為例分析2004年-2017年檔案查詢服務現狀[3]。

城市的發展會催生大量城建檔案的形成，這些檔案使得館藏資源得以豐富，而豐富的館藏資源又為城市發展提供有力保障，二者相輔相成[4]。

2.2 開展編研和舉辦展覽

我國各城建檔案都會開展編研工作，通過對館藏資源的深入研究，編輯匯總成更有利用價值的檔案資料，使之更好地為城市建設服務。某市城建檔案的《某城市總體規劃檔案資料匯編》將某市自20世紀50年代至今的四次編修規劃資料分別進行收集和匯總，為某市城市規劃工作資料的查找提供了便利。目前，部分城建檔案的編研成果內容缺乏新意，無法吸引公眾視線，并且大部分城建檔案對編研成果的宣傳手段不多，以至成果不能被外界知曉，影響社會服務價值的體現。

2.3 開設檔案網站

我國大部分城市的城建檔案已開設了自己的門戶網站，但部分城市的城建檔案網站無法打開；部分城建檔案并沒有開設網站，但網絡上出現了山寨網站，對利用者造成誤導。

目前開通網站的城建檔案除了包括常規的館內信息簡介、工作動態、法律法規和相關表格下載等功能外，網站的一些增值功能也提升了網站的服務功能。下表是隨機抽選的已經開通且具有增值功能的城建檔案網站。

出戶在家就能查詢到城建檔案里是否有自己需要的檔案。目前一些城建檔案網站的增值功能尚不成熟。

3 提升城建檔案社會服務功能的對策

3.1 加強城建檔案法治建設，不斷豐富館藏檔案資源

3.1.1 加強城建檔案法治建設，提高檔案入館率

涉及接收城建檔案進館的相關法律主要包括國家檔案局印發的《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發字〔1997〕20號），建設部發布的《城市建設檔案管理規定》（中華人民共和國建設部令第90號）和全國各省、自治區、直轄市人民政府建設行政主管部門以此為依據制定的實施細則。

《某市城市建設檔案管理辦法》（某市人民政府令第129號）中雖然對未按期移交的單位提出了懲罰措施，但仍存在兩種情況直接導致檔案沒有進館，一是規劃行政管理部門沒有設定執行此辦法的執法部門，導致處罰無人實施；二是辦法中的懲罰措施不足以對某些單位產生警示作用，導致檔案的延遲進館。筆者建議針對這兩種情況對辦法進行修改，加大懲罰力度，并明確執法和監督執法部門，加入對行政管理部門執法時效的要求。這樣可以大幅度提高檔案進館率，對豐富館藏有直接的幫助。

3.1.2 接收多種形式的檔案資源入館

接收多種形式的檔案進館可豐富館藏形式，目前全國大多數城建檔案只接收紙質檔案，進館后再進行數字化加工。上海和廣州的城建檔案已經開始接收BIM形式的電子文件，某市城建檔案聲像部門也開始接收BIM形式的聲像資料。如能開拓進館檔案的形式，不僅可減少數字化的工作量，也可豐富館藏內容的載體形式。

3.2 深入挖掘館藏資源，不斷創新服務方式

3.2.1 編研內容的創新

編研內容的創新可結合城市建設工作和社會熱點問題開展，如將歷次城市規劃內容匯編成冊，供利用者參考；將新中國成立以來的舊城風貌和現代城市的繁華景象編輯成畫冊，讓更多的人了解城市的發展過程；圍繞城市整頓工作的開展，記錄全部過程，整理編輯成圖書或畫冊，記錄城市的發展。

3.2.2 服務形式的創新

服務形式的創新可結合網絡平臺擴大成果展現形式，例如開通微博發布新出臺的政策文件和館內最新動態；開通微信公眾平臺，實行網上預約辦公或在線咨詢服務；使用百度網盤，將已經公開開放的信息放到網盤上，利用者可事先在線預覽信息；結合館藏內容打造VR眼鏡體驗區，讓人身臨其境的體會城市發展變遷的過程。

3.3 及時更新軟硬件設施，做好網絡建設工作

隨著計算機和網絡應用技術的推廣，按照以往的紙質檔案管理模式已經不能適應時代潮流，館內大量的紙質檔案需要通過數字化掃描上傳到內網系統。及時更新軟硬件設施，不僅可以提高工作效率，也能使數字化質量得以提升。

網絡建設分為館內內部網絡和對外門戶網站。館內日常辦公早已離不開內網的輔助，收集日常工作中內網出現的問題，及時升級辦公模塊可使內網系統更加完善。至于完善對外門戶網站，筆者認為可先從網頁基本模板做起。首先，應根據本館情況和所能提供的社會服務類型充實網站內容，做到內容簡潔易懂。其次，應根據本館專業性的特點，將城市歷史、現狀和發展趨勢制作成新版塊，供利用者閱覽，并歡迎社會各界上傳文字、圖片以及視頻資源。最后，應開通即時網上辦公，例如線上問答，視頻通話等功能，方便利用者查找信息。針對目前城建檔案網站存在的山寨網站的情況，應當對已開通的網站進行官方認證，并聯系相關部門查處山寨網站。

4 結語

社會經濟和城市建設的快速發展對城建檔案信息的需求與日俱增， 其發展過程中關乎城市建設發展中的各個方面，體現在策劃設計、創建運作中的每一環節，城建檔案的社會服務職能始終扮演著至關重要的角色，城建檔案只有及時關注社會需求，按需調整社會服務的項目、改進社會服務的手段、完善社會服務的標準化工作，才能滿足社會公眾不斷轉變的需求，實現城建檔案的利用價值。

參考文獻

[1]曹孟君.城建檔案依法行政探析——以廣州市城市建設檔案館為例[J].城建檔案.2015（07） 53-57

[2]趙志萍.信息時代開展城建檔案工作的幾點認識[J].城建檔案.2010（11） 49-50

[3]王燕.論城建檔案工作的作用和地位[J].建設科技.2016（17） 92

[4]李蕊.我國城建檔案公共服務問題及對策研究[D].福建師范大學.2012 65