文書檔案管理的現有問題及策略

摘 要：隨著當今的社會日益發展，科技不斷的進步，尤其是電子網絡技術逐漸的完善和普及，文書檔案管理的重要性也更加凸顯，隨之出現的是人們對文書管理方面有了更高的要求。文書檔案必須實現更快速、完整、準確和全面的發展。

關鍵詞：文書檔案管理；現有問題；策略

文書檔案作為一份需要長久甚至永久保存的重要資料，對各級單位都有著重要意義。文書檔案的形成為單位領導做出決策時提供依據，也記錄了一個單位的發展歷程，更為每一個單位員工提供了存在的證明。但如今的文件檔案管理還有存在著很多的問題，本文希望通過對文件檔案管理過程中出現的問題分析從而提供意見和幫助。

1 文書檔案管理

文書檔案在我國的歷史長河中已經存在很長時間，文書檔案的主要作用便是記錄各種各樣的信息。文書檔案的管理就是對各類信息進行分類匯總并通過文字方式進行記錄、從而達到資料的完整性，使重要資料得以保存。隨著如今科技技術的不斷完善，電子信息的全面普及。文書檔案的管理早已從紙質載體變為虛擬數字。管理的重點在于對文書檔案的收集、整理、保管、利用等工作。而文書檔案的管理對于單位尤為重要，文書檔案的管理決定了能否反應一個單位各方面的真實情況，一份文書檔案的缺失便會影響到整個單位文書檔案的實際整合率，文書檔案的管理重要性就不言而喻。文書檔案管理是一份私密性工作，檔案管理通常只有少部分人，但其綜合性的特點，又決定了其需要綜合管理的本質。一般的文書檔案分很多種類，主要包括科學研究、黨務工作、人事、財務、設備、基礎建設檔案等。文書檔案一般來源與上級單位派發的文件，以及本單位規定的指導性、規章性、業務性和政策性文件。文書檔案管理工作是一項對專業性要求極高的工作，實際工作中產生的文書檔案，往往是反應總體工作的依據，所以，文書檔案內容具有專業性特點。例如，某單位制定一份未來發展規劃或是業務方面的拓展等，都相對有較強的專業性。

2 現今文書檔案管理所存在的問題

2.1 文書檔案管理制度不完善

據報道，如今大多單位的文書檔案管理都存在不規范現象。例如，檔案目錄編排沒有規律，對檔案的管理不夠科學。甚至一些單位依舊采用落后、傳統的管理模式，并沒有隨著時代的發展加強自身的管理理念，使得檔案管理工作變得雜亂無章、不夠完善。文書檔案不能真正發揮出其特有的作用，導致檢索效率不高。目前，我國文書檔案搜素方法主要為計算機搜索與人力搜索兩種，大多數事業單位和企業還采用著相對效率較低的人力檢索方法，浪費了大量時間。隨著文書檔案的種類的不斷豐富，必須要及時更新檢索方法，提高檢索效率，才能跟上時代發展的腳步。所以文書檔案管理人員要在工作中合理采用先進的網絡技術進行檢索，提高檢索內容的準確性，并減少檢索時間。

2.2 文書檔案管理人員的工作狀態問題

由于文書檔案管理工作相對比其它工作來說較為枯燥繁瑣，所以多數人并不會選擇從事這方面的工作。專業性人員的缺失更導致大多數從事文書檔案管理工作的人員都不具備文書檔案管理能力。而由于文書檔案管理方面的專業知識比較乏味，大學生很少會選擇學習此類專業，這也導致了具有文件檔案管理方面的人才越來越少。現如今，由于專業的文書檔案管理人員稀少，許多單位又為了節約管理成本，大多采用兼職方式來對文書檔案進行管理，文書檔案管理者大多沒有管理經驗甚至并沒有學習過檔案管理方面的相關知識。大多數單位的文書檔案管理工作都是由秘書負責，而秘書的工作較為雜亂，其工作性質決定了其對文書檔案的管理更不會太完善。所以很多單位的檔案管理工作都混亂不堪。

2.3 文書收集工作與檔案管理工作不協調

文書收集整理工作與檔案管理編排工作能否相互銜接，決定了文書檔案的完整性和連續性。而文書檔案管理工作主要是收集和整理。可檔案管理工作對于使用、檢索效率、實用性更為看重。往往導致了在具體的實踐過程中，這兩大系統各自為政，做不到相互貫穿，使得文書檔案工作不能連續有效的運行。

3 文書檔案管理的策略

3.1 管理人員思想要勇于創新

用傳統的思維方式進行文書檔案管理，會使文書檔案管理工作的發展受到限制。因此在管理工作上，必須要促使管理人員轉變思維，摒棄傳統管理理念，學習新新的管理理念。管理和處理文書檔案時不能再把政治作為主要因素，應從資料本身應用的角度去管理，使其能在各個領域都開花散葉，提高其在現實社會中的作用。

3.2 更新文書檔案管理系統

在網絡技術全面普及的今天，文書檔案管理的工作早已摒棄了傳統手工管理的方法，全面借助數字化的技術來進行管理。許多單位對檔案管理工作的還不夠重視，依舊采用傳統的管理方法，導致其遠遠達不到現今社會需求水平。文書檔案的管理要想順應時代的變遷，就必須將檔案管理系統的信息化全面完善，采取的有效對應方法，對單位檔案管理的模式進行整改。在加強管理力度的同時，要根據單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變其現有的工作理念與模式。

3.3 加大文書檔案的信息化管理

在文書檔案管理系統升級完成后，要對信息化管理做出要求。將智能化和規范化帶入其管理理念之后總。在提供資料的相關信息后，要統一的文字標準，使用規范化的文字和管理用語。另外還要加強對文書檔案的監控，保障其具有安全性，從而對文案工作的創新起著非常重要的推動作用。

3.4 創新工作體制

文書檔案管理工作應當順應時代的潮流，想要提高其現實利益，就要創新工作機制，不能再將文書檔案工作封閉起來，更應做好文書檔案的宣傳工作，使上級領導能夠充分的重視，帶動各個部門積極主動的參與進來。在充分利用這些資源時，可以促進文書檔案管理工作的協調性，從而保障文書檔案管理工作的質量。

4 結束語

傳統的文書檔案管理工作早已被時代的腳步所拋棄，其管理模式早晚會被時代淘汰。所以一定要與時俱進，制定出符合我國國情、適合本單位的完善的管理方式，讓文書檔案管理工作也能跟上時代發展的步伐，為我國檔案管理工作作出貢獻。

參考文獻

[1]董楠.新時期文書檔案管理服務創新的緊迫性與策略[J]. 科技展望，2016（04）：246.

[2]呂顯偉.談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].人才資源開發，2016（06）：164.

作者簡介

文霞（1987-），女，漢族，青海，本科，職稱：助理館員，青海交通職業技術學院，研究方向：文書檔案管理