強(qiáng)化干部人事檔案管理水平探討

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廣州市增城區(qū)干部檔案管理室

一、強(qiáng)化干部人事檔案管理水平對(duì)管理工作的必要

干部人事檔案就是根據(jù)黨的政策和某些能力要求對(duì)干部的選拔，任用依據(jù)。并對(duì)干部的日常工作，思想作風(fēng)等內(nèi)容的記載。它是全面了解干部人員綜合素質(zhì)以評(píng)估出能否勝任干部工作和被選拔的重要考察資料。干部人事檔案管理水平是我國(guó)干部人事檔案工作發(fā)展水平的投影。所以要持續(xù)強(qiáng)化人事檔案管理水平達(dá)到更方便地為人民服務(wù)。

二、阻礙干部人事檔案管理工作質(zhì)量的幾種因素

(一)管理檔案意識(shí)不強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理水平工作認(rèn)識(shí)度欠缺，認(rèn)為人事檔案管理工作不那么重要，只要做到檔案不丟失，保密，能外調(diào)就行了。再加上資金投入不夠，如對(duì)管檔人員數(shù)量不穩(wěn)定，配備欠缺等問(wèn)題的忽視，使這些環(huán)境因素降低了工作人員的積極性。

(二)管理不完善

材料人員欠缺工作責(zé)任意識(shí)。沒(méi)有及時(shí)的把一些資料更新，收集，轉(zhuǎn)遞和歸檔。比如，入黨材料，學(xué)歷資料等沒(méi)有更新造成資料的缺失。還有一些資料因?yàn)闀r(shí)間原因，如離崗，轉(zhuǎn)崗等，沒(méi)有及時(shí)收集，造成后來(lái)收集較難的局面。

(三)立卷不規(guī)范

隨著工作壓力的增加，人事檔案對(duì)人才職位升遷調(diào)動(dòng)起著不可替代的作用。可一些檔案的不規(guī)范立卷給人事對(duì)人才的選擇造成了很大的難題。比如紙張不符合要求，格式，字體不規(guī)范，前后填寫(xiě)內(nèi)容不一等使檔案資料失真。

(四)整黨工作繁雜

據(jù)國(guó)家人事檔案規(guī)定：干部人事檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)完成資料的采集，資料進(jìn)檔之前的整理，歸納等工作必須細(xì)致化。人事檔案管理人員經(jīng)常重復(fù)做這種信息量大的工作會(huì)形成疲勞，導(dǎo)致沒(méi)有更多的精力去對(duì)新案卷內(nèi)在信息的分析歸納。

(五)本人和檔案分離現(xiàn)象居多

由于市場(chǎng)對(duì)人才的需求不斷增加，人才流動(dòng)性也越來(lái)越快。導(dǎo)致“跳槽”，升遷等的現(xiàn)象增多。很多大中專(zhuān)生就業(yè)時(shí)，對(duì)檔案不重視，檔案和人不在一起。給事業(yè)單位選取人才也造成了諸多麻煩。

三、提升人事檔案管理水平五個(gè)要點(diǎn)

(一)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中起到領(lǐng)頭羊的作用，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，使工作精神落到實(shí)處。比如：把檔案管理納入組織會(huì)議必提工作，加以強(qiáng)調(diào)，達(dá)到使檔案單位負(fù)責(zé)人提高對(duì)工作的責(zé)任和意識(shí)，對(duì)優(yōu)秀人員進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)以帶動(dòng)其他人事檔案管理人員的積極性。同時(shí)，更要做好檔案管理的宣傳工作，深化人事檔案管理工作的重要性和廣大人民群眾及時(shí)歸檔的好處。調(diào)動(dòng)人員的積極配合。

(二)建立完善的管理體系

通過(guò)種種現(xiàn)象表示沒(méi)有完善的管理體系會(huì)使管理工作變得繁亂復(fù)雜，所以要想有效地解決管理問(wèn)題，必須建立一套完整的檔案管理體系。針對(duì)工作繁、多、雜的情況，可以實(shí)行“權(quán)則集中制”對(duì)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行考核，把權(quán)力分給那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，責(zé)任心強(qiáng)，辦事仔細(xì)認(rèn)真不拖拉的人員，給予權(quán)力實(shí)行工作的分配。培訓(xùn)較專(zhuān)業(yè)的管理人員，明確檔案管理人員的工作和目標(biāo)以提高管理者的整體業(yè)務(wù)能力。為避免工作枯燥，可以實(shí)行輪崗制。領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行不定期的檢查，監(jiān)督，審核等。同時(shí)對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)管理，追究責(zé)任。使檔案管理透明化。

(三)加快檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化的速度

對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中和清理，對(duì)干部檔案缺少資料的情況進(jìn)行及時(shí)的采集和整理，用特定的紙張，做到規(guī)范統(tǒng)一完整入檔后及時(shí)交予管檔人員來(lái)避免資料的不真和殘缺問(wèn)題。另外，對(duì)需要更新和新建立的檔案實(shí)行收集責(zé)任制，要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量的完成，檔案人員主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)索要資料，不得滯后拖延。

(四)簡(jiǎn)化整檔工序

(1)基礎(chǔ)設(shè)施配備到位。人事檔案管理工作應(yīng)該是為不以盈利為目的的，各部門(mén)財(cái)政支出應(yīng)由國(guó)家財(cái)政部補(bǔ)貼。對(duì)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施給予設(shè)備保障，如庫(kù)房，檔案室和辦公室必須三房獨(dú)立，保持舒適的工作環(huán)境。按時(shí)更新檔案袋，或換新型的檔案盒來(lái)避免檔案來(lái)回的拆裝對(duì)檔案材料造成損失。

(2)建立制度進(jìn)行制約。建立健全檔案的查，借，閱等制度。比如，沒(méi)有通過(guò)一系列正規(guī)手續(xù)辦理的不借。個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)等。必須嚴(yán)格遵守這些管理制度。對(duì)該轉(zhuǎn)遞的必須及時(shí)轉(zhuǎn)遞，以保證信息的連貫性。

(五)完善信息化檔案建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等新科技產(chǎn)物的出現(xiàn)。降低了人事檔案管理工作的難度，只需要工作者在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行重點(diǎn)詞檢索就可以輕松找到相關(guān)信息。更方便查借閱，但是對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)化管理更需要加大審核力度，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)環(huán)境。同時(shí)要利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)繼續(xù)摸索新的檔案管理方法。使檔案管理工作更方便快捷準(zhǔn)確。

四、結(jié)語(yǔ)

強(qiáng)化干部人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案人員持之以恒的努力。使工作重點(diǎn)落實(shí)到檔案管理制度的完善和加強(qiáng)監(jiān)督審核的力度方面，管理人員應(yīng)致力于提升自己的工作能力的提升。干部人事檔案管理工作的進(jìn)行大家的共同努力。