試論高校教學檔案管理創新策略

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隨著高新技術的快速發展，我們已經進入了電子信息技術、網絡技術、數字化時代，它們越來越多地影響著人們生活、學習、工作，在新的歷史時期，教學檔案管理是學校文化的一個重要組成部分，因此，教學檔案管理模式的創新勢在必行。

一、教學檔案管理創新的意義

(一)教學檔案管理工作的創新是適應我國社會發展的需要

在當前社會飛速發展的過程中，創新實際上是對于一個事物本身進行發展進步的根本措施，從而達到真正實現與社會共同進步的目的，教學檔案管理工作本身是無法離開創新的，只有采取了科學合理的創新措施，才能滿足機構在不斷發展過程中所提出的要求。

(二)教學檔案管理工作的創新是促進檔案管理持續發展的保證

傳統的教學檔案管理是完全借助于管理人員的經驗以及習慣進行工作，這種管理模式嚴重缺乏科學性和專業性，檔案人員在更新、流動的時候受到制約，無法適應社會發展的環境；教學檔案材料由于大都是書面的，有關信息的可信度和有效性不高。從中可以看到創新在教學檔案管理工作中的作用很大，一是有助于實現檔案部門的內部信息資源建設，二是促使檔案管理水平的增強，三是有效實現檔案管理的健康持續發展。

(三)教學檔案管理工作的創新是檔案管理水平提高的重要手段

現代社會信息化程度加大，各行各業都在利用“互聯網+”進行工作，而教學檔案管理工作還局限于書面的材料、數據進行儲存，如果有需要查詢，也只能采取被動的方式進行，這樣就削弱了檔案的價值。現在不同版本、不同性質、不同形式的教學資料檔案隨之而來，傳統的教學檔案管理模式已經不能滿足現實社會的需要，只有教學檔案管理方法的創新，才能體現教學檔案的真正價值，才能實現教學檔案管理水平的提升。

二、教學檔案管理存在的問題和不足

對照檔案事業內在的要求，新時期新常態下人們對檔案工作的服務需求，國家、檔案主管部門對檔案工作提出的標準和規范，我們在思想認識、制度舉措以及軟硬件設施建設方面還存在不少問題，主要表現如下：

(1)在管理理念上，對檔案管理工作的重要性認識不足，重視程度不夠。學校領導把主要精力放在教學科研和學校事業發展上面，教學檔案工作沒有受到應有的重視，認為檔案館能夠把教學檔案收集起來，保存好，利用時能找到就行了，即使有了檔案館，在人員配備、經費投入、工作場館安排上，也只能維持現有的檔案的收集和利用，對檔案創新工作所需要的人力物力還不是很齊全。檔案館工作人員對教學檔案創新的重要性認識不到位，由于本身工作任務重，檔案人員平時只能忙于檔案的收集、整理、歸檔、錄入等日常管理工作，沒有更多的精力投入到改革創新中，也就很難在檔案管理工作中有所創新，沒有創新勢必影響檔案管理工作整體水平的提高。

(2)在工作機制上，檔案信息化建設緩慢滯后，檔案人員業務素質有待提高，獎懲不分明，激勵機制跟不上。教學檔案數據化比例較低，盡管建立了檔案目錄數據庫，但已經數據化的檔案占館藏檔案的比例仍較低，電子文件歸檔未開展廣泛，仍停留在較為原始的層面上。教學檔案規范化建設水平不高。從硬件設施看，雖然有了檔案庫房，但檔案裝具、庫房面積、庫房閱檔辦公“三分開”和“八防”方面還是有欠缺，從檔案綜合管理情況看，歸檔范圍和保管期限也有待完善。另外，檔案工作人員中專職的少，兼職的多，尤其是教學檔案這一塊，在二級學院都是由行政秘書兼職的，兼職的檔案人員用于檔案工作的時間、精力較少，未經專業培訓的也較多，缺乏基本檔案專業知識和獨立完成業務工作的能力。由于檔案人員的意識不強，業務不精導致檔案收集不完整、整理不規范、管理不嚴謹等問題。由于沒有實行合理的獎懲制度，做好做壞一個樣，做多做少一個樣，就算是做好了做多了也沒有合理的激勵機制，因此檔案人員的積極性也隨之下降，更不用說提高效率了。

(3)在管理內容上，檔案館雖然收藏有學校的很多教學檔案，但是不可能把所有的資源收集齊全，仍然會感到館藏不足，必須調整，充實教學檔案的館藏內容，提高館藏質量。傳統的檔案收集多為事后歸檔，按年度收集，收集的范圍長期一成不變，多為本部門所形成的檔案資料。而實際上，一份優秀的教學檔案，要想在將來發揮更大的作用，必須最大限度地反映事件的客觀過程，內容的豐富性和系統性非常重要。

(4)在服務方式上，傳統的檔案服務具有被動性的特點，主動服務意識不強，由此也導致檔案管理工作的主動性、創新性不強，在單位整體工作中的地位難以充分體現，久而久之，也容易導致檔案人員被動應付、無所作為，難以調動檔案人員的積極性。缺少與檔案利用者的互動交流。學校內部的檔案館，往往把借閱業務局限于單位內部，這樣不利于檔案信息的交流和檔案利用價值的最大化。在沒有網絡的時代，借閱檔案都要憑介紹信來進行操作，不僅費時費力，而且還影響工作效率。

三、教學檔案管理創新的策略

(一)管理理念創新

創新檔案管理，必須理念先行。長期以來，傳統的教學檔案管理就是重收集、輕開發，重收藏、輕應用，一直難以得到有效解決，其中最關鍵的原因就是，無論是單位領導，還是檔案管理工作人員，自覺不自覺把檔案工作作為單位業務工作的附屬，沒有真正融入單位業務工作中。新的形勢和任務，要求我們更好地發揮檔案管理促進業務工作的作用，需要樹立以協同發展、主動服務意識為核心的現代管理理念。一是把檔案管理全方位融入單位各項業務活動之中，與業務工作協調起來，在檔案收集、管理、應用等各方面一并考慮，忠實記錄重大教學活動的來龍去脈，保持檔案的真實性、系統性、完整性。二是全面加強檔案人員隊伍建設，一方面要教育引導檔案人員樹立法制意識、全局意識、服務意識，依法加強檔案管理，增強工作的主動性，按照檔案管理工作的要求，服務單位中心工作，服務各部門、各崗位檔案需求；另一方面，檔案人員必須掌握現代信息技術，熟練掌握電子檔案收集、紙質檔案電子化、網絡傳輸、信息安全等方面的技能，努力提高檔案管理信息化水平。加強隊伍建設是檔案管理創新的基礎，適應新的形勢和任務，需要夯實隊伍的思想基礎、能力基礎。三是增強檔案管理工作的主動服務意識，超前謀劃檔案收集，及時實施檔案開發，積極配合業務部門開展檔案利用，甚至引導業務部門充分利用現有檔案資源，幫助業務部門補充收集新的檔案資源，真正發揮檔案管理在業務工作中“以史為鑒”的重要作用。

(二)工作機制創新

教學檔案工作作為一項常規性的工作，各項工作制度已經基本完善，目前的問題主要是在制度的落實方面和制度創新方面。要推動教學檔案管理創新，僅靠個人的工作熱情、工作態度、工作能力遠遠不夠，必須建立健全工作機制，通過工作機制明確工作程序、工作要求、工作標準，形成鼓勵創新的工作導向，不僅讓檔案人員知道做什么、怎么做，同時也讓相關業務部門知道怎么配合著來做。通過檔案工作機制的建立，規范檔案管理流程，明確工作責任和激勵措施，調動方方面面的積極性，為教學檔案管理創新提供機制保障。一是明確各方責任。教學檔案管理絕不單純是檔案人員的事情，各部門各崗位，在檔案業務中都有著相應的工作任務：要配強配齊檔案人員隊伍，特別是要保證檔案隊伍專業結構合理；為檔案工作提供必要的工作條件，充分滿足檔案收集、分類、開發、收藏需要，特別是保證檔案安全的設施、信息化設備等；檔案人員，要認真履行檔案管理主體責任，落實本單位檔案工作計劃，高標準做好檔案收集、歸檔、開發、保管、借閱等各項工作，積極參加檔案局舉辦的實地教學培訓和網上遠程培訓，提升檔案管理人員的檔案理論知識水平和業務操作能力，以創新的精神探索檔案管理新途徑，以主動融入的態度服務各部門工作。其他部門及其有關崗位人員，也同樣是檔案資料生產的主體，應當按照檔案管理的要求，配合檔案人員及時歸檔，保證教學檔案的真實性、系統性、完整性，共同實施教學檔案開發利用。二是明確檔案管理流程。建立相應的工作制度，通過制度約束每個環節、每項工作內容，確保檔案管理工作有章可循、違章必糾。在建立健全制度的基礎上，通過宣傳教育，引導檔案工作人員遵守制度，自覺養成良好的工作習慣，時時處處嚴格要求，尤其是信息化方面，應當支持檔案人員通過新技術的應用實現業務流程再造、服務手段優化、服務內容拓展，更好地發揮教學檔案作用。三是激勵與約束相結合，加強相關工作制度落實情況的考核與評價，對遵紀守章、業績突出的，給予表彰，在職稱評定、職務任用、績效工資發放等方面予以體現；對玩忽職守、違反相關工作制度的，應當予以懲戒。

(三)管理內容創新

有目的、有重點、有計劃地收集有用的教學檔案資源，并對已有資源進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化。對于檔案工作來說，要實現豐富性、系統性的目標，就需要在收集環節突破傳統思維。一是借力辦公平臺，推廣同步收集。結合學校年度重點工作，及時確定檔案收集重點，對重點項目、重點事件，檔案人員及時將相關資料進行收集和整理。這樣做的好處，不僅能夠保證檔案的豐富性，防止遺漏重要資料，確保檔案的完整、客觀，還能夠直接實現檔案的信息化，減少事后歸檔的工作量。二是拓寬信息源。圍繞重點事件，不僅要收集本單位相關工作過程所形成的檔案資料，同時還要收集與事件相關聯單位所形成的檔案資料，包括事件的源頭、協作單位的來往函件及相關工作成果、社會反響等，防止就事論事。隨著社會分工越來越細，很多事情都需要協作完成，比如重大科研項目，有的是幾個學校聯合開展，有的是校企合作開展等，在收集這類事件的檔案時，就需要及早關注相關協作單位的工作動態，否則，事后收集就很可能遇到較大的困難。三是加大特色檔案收集力度。教學檔案工作的涵蓋面很廣，除了常規的教學檔案收集外，還應當對部分具有本單位特色的教學檔案實施重點收集，以擴大館藏教學檔案的影響力。對持續時間較長的事件、對本單位影響較大的事件等，應當作為重點收集的對象，在檔案收集過程中拓寬視野、仔細甄別，力求做到脈絡清晰、內容豐富，這樣才能更好地為今后的檔案開發、利用奠定基礎。

(四)服務方式創新

為單位發展服務、為用戶服務，是檔案工作的出發點和落腳點。在創新服務方式方面，應當做到以下幾點：一是重視主動服務。教學檔案資源在宣傳教育方面有著獨特的優勢，與其僅僅被動地滿足查閱者的需求，不如主動發揮優勢，通過大力宣傳檔案編研開發成果，能夠擴大檔案的影響力，進而激發出更多的檔案利用需求。從某種意義上來說，這也是檔案工作的一種改革。二是擴大業務開放。通過優化檔案借閱制度，向非本校人員適度開放檔案資源，應當擴大同行業之間的交流，與社會檔案館之間的交流。三是提供網上服務。檔案電子化之后，根據檔案密級確定不同的借閱范圍，對于普通類的檔案資料，可以采取網上查閱的方式提供更為便捷的服務。總之，在新的形勢下，檔案工作的內涵更加豐富，社會公眾對檔案工作充滿期待，亟須工作理念、工作力度、服務方式有新的突破。實現檔案管理工作創新，是順應時代要求，也是檔案事業自身發展的必然要求，有必要在重新審視現狀的基礎上，緊盯社會需求，全方位實施創新實踐，以此推動檔案事業的全面發展。

綜上所述，我們可以看出現代化檔案管理工作對于學校的發展有著重要的意義和作用，因此，要不斷加強教學檔案管理的改革和創新，及時研究解決檔案工作中存在的問題，從而提高檔案管理能力，促進學校健康發展。