新時期檔案管理一體化對策研究

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所謂文檔一體化管理，就是以文件生命周期理論作為指導，對文書和檔案，進行統籌規(guī)劃和科學的管理，從而最大限度的發(fā)揮其整體效能，進而保障相關檔案、文秘等文件流動和存儲的高效管理。該模式不僅有助于提升檔案管理質量，同時還能讓相關檔案的管理變得更具有標準化和規(guī)范化，由此便可實現檔案和文件管理的現代化。

一、文檔一體化管理的理論基礎

這種一體化理論的發(fā)展歷程較為漫長，在此過程中，諸多的經典理論對其構成帶來了極大的影響，并逐漸成為該一體化理論的重要基礎。在這些諸多經典理論中，文件生命周期理論無疑極具代表性。該理論提出，文件從最初的形成、再到銷毀，或者轉換成檔案被永久存儲，這之間都存在著緊密的聯系。不同國家因為自身管理體制的差異，對文件的流動階段細分，往往存在著相應的差異，主要涉及到三段論，也就是所謂的“現行”、“暫時保管”、“永久保存”；另外還有一種四段論，也有著頗大的影響，也就是所謂的“形成”、“應用和維護”、“鑒定與選擇”、“檔案存儲”。不過這幾個理論的基本內容整體一致。首先，文件從生成到最終的損毀，或者存儲，有一個顯著的流動過程，而且具有連續(xù)和完整性；第二，文件對象所處階段不同，那么和相應的服務對象、管理模式等，都有著相應的對應關系。

二、文檔一體化過程中存在的問題

(一)缺乏切實可行的技術保障體系

隨著檔案管理技術的發(fā)展，檔案管理有了更為先進的手段，當然，這也為檔案信息的可靠性和真實性帶來一定的負面影響。為了確保這兩個屬性，就需要使用更為先進的技術來加以保障，也就是說，必須要通過相應的保障體系，來解決不同單位主體所涉及到的諸多管理問題。

(二)缺乏完善的組織和管理

檔案文件本身有著極高的技術含量，而且還頗具復雜性，因此必須要有與之對應的管理模式和方法。另外，相關的文件管理者，也需要具備一定的檔案管理技術，可以對檔案文件的管理和形成特點進行深入掌握，并能通過專業(yè)知識，對其進行科學管理，進而將檔案文件和檔案功能需求，充分的展現在系統設計之中。然而在具體工作中，現代檔案的管理和組織往往相對缺乏，很多部門的管理人員，還僅僅處于檢索和收發(fā)管理環(huán)節(jié)，缺乏現代化的管理意識，也沒有相應的先進管理技術。

(三)檔案管理輔助系統開發(fā)滯后

傳統的文件和檔案管理模式具有相互獨立性，受到這種管理意識的影響，在開發(fā)相關的信息輔助系統之時，就容易出現對文件的流動性給予了關注，但是卻對文件向檔案進行轉化時的完整性卻給予了忽視，一些檔案文件一體化系統，僅僅是將辦公輔助系統所產生的文件直接導入到檔案系統，更多是對手工文件進行模擬。還有一些部門，為了自身需求，開發(fā)了相應的檔案文檔一體化系統，然而沒有相應的統一指導，導致系統功能雷同，缺乏兼容性，這些都會顯著制約我國文件、檔案管理的一體化。

三、實現文檔一體化應采取的對策

(一)理順管理體制，完善組織機構

從國家的高度，構建統一的文件、檔案的行政管理機關，這樣就能對不同部門、地區(qū)的檔案和文件進行統一的管理，進而實現對全國的檔案管理工作進行規(guī)劃和協調。此外，還需要從宏觀視角，對檔案和文件的一體化管理編制相應的政策，進而對其進行科學的貫徹實施，從而強化對文檔工作進行監(jiān)督指導。在機關中，必須要構建一體化的管理機構，對文檔的運動流程，進行全面管控，進而實現三位一體的管理，也就是將收發(fā)、登記、標引等諸多工作進行統一，同時將當前的工作處理和立卷進行同步，于是就能實現文件辦理完成，相應的文件就能得到歸檔，進而讓文檔管理從原先的相互獨立性，轉換成相互融合和統籌的管理模式。

(二)加強文檔一體化標準體系建設

當前，不僅要對傳統的文件和檔案管理等相關業(yè)務進行完善，特別是對這兩種管理模式的重讀、矛盾的政策文件進行重修，使得雙方全面的協調統一，進而得到較佳的工作秩序和提升工作效率。另外，要強化檔案文件管理標準規(guī)范的編制，具體內容包括：第一，管理性標準。也就是對相關管理人員的具體職責、用戶的義務和權利、電子信息源的合法性進行明確。第二，業(yè)務性標準。具體涵蓋了檔案文件的管理規(guī)范、數據標準等，譬如后者，又可以進一步細分成檔案文件存儲格式、保管期限表等。第三，技術性標準、具體涵蓋了檔案文件移交和交換技術規(guī)范等。

(三)建立完善的文檔一體化管理系統

首先，要以文件的內容、結構和背景信息作為管理重點，將文件、檔案系統進行整合，使之相互兼容，確保檔案文件具有可靠、完整和真實屬性，由此實現檔案一體化的管理目標。其次，構建系統的評價機制，進而提升當前此統一的檔案管理輔助系統的市場化水平，進一步促進該行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。最后，要從軟硬件等技術層面入手，確保檔案管理系統的安全性，選用那些性能更高的檔案安全管理技術，并對數據進行定期的備份，另外，還需要引入相應的加密技術，構建內部的防火墻，對外網的入侵和非法訪問進行防控，從而顯著提升網絡安全性。