文書管理工作的問題分析

黃楚然

文書檔案是我們了解國家各種政策的一個(gè)信息平臺(tái)，因此我們要重視文書檔案地重要性，發(fā)揮它的價(jià)值，幫助國家機(jī)關(guān)人員按規(guī)矩辦事，減少因?yàn)椴幻靼咨霞?jí)命令而造成的失誤，減少損失。文書管理的工作量較大、分類較為繁雜，需要投入相對(duì)應(yīng)的人力和物力，文書管理工作為其他工作的進(jìn)行打下了一個(gè)重要的基礎(chǔ)，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的情況下，文書管理逐漸走向了智能化管理，這要求相關(guān)的管理人員要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)的一些普遍功能。為了完善文書管理這個(gè)系統(tǒng)，減輕相關(guān)管理人員的負(fù)擔(dān)和壓力，研究現(xiàn)在辦公室人員新的變化和需求，在實(shí)踐的基礎(chǔ)之上，提出相對(duì)應(yīng)的管理手段和措施。

一、文書管理工作的重要意義

企業(yè)單位和機(jī)關(guān)單位要想獲得更長遠(yuǎn)的發(fā)展，文書管理是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它安排了其他工作的發(fā)展以及一些行程，保證的其他工作按照預(yù)期效果進(jìn)行，重視文書管理工作的重要性是我們完善這個(gè)系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)。文書管理總結(jié)出了一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫，其中的每一個(gè)數(shù)據(jù)都對(duì)我們有重要的幫助。為我們提供了抉擇的科學(xué)意義，減少彎路。也記錄著一個(gè)企業(yè)和一個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展成果，展示了一個(gè)企業(yè)和一個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展光明方向。文書管理工作者要及時(shí)了解公司和單位現(xiàn)在的運(yùn)行狀況，與現(xiàn)實(shí)接軌才能夠記錄真實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，根據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)記錄靈活地調(diào)整自身的發(fā)展方案。同時(shí)，不能根據(jù)老一套的文書管理工作模式進(jìn)行，要及時(shí)根據(jù)社會(huì)的變化進(jìn)行模式創(chuàng)新，提高自身在社會(huì)競爭當(dāng)中的實(shí)力。

二、創(chuàng)新文書檔案管理工作的具體措施

(一)創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案規(guī)律

第一，建立自我營銷機(jī)制。企業(yè)要提高利潤空間，為自身謀求更長遠(yuǎn)的發(fā)展，就要將一部分權(quán)力下放，讓營銷有足夠的主動(dòng)權(quán)，在遵循上級(jí)命令的同時(shí)，根據(jù)自身的實(shí)際情況靈活改變營銷路線，加大宣傳力度，提高品牌的知名度，在市場(chǎng)當(dāng)中提高品牌的影響力。第二，建立和完善主動(dòng)參與機(jī)制。文書檔案管理部能夠向傳統(tǒng)模式當(dāng)中一直處于被動(dòng)狀態(tài)，必須從被動(dòng)走向主動(dòng)。提高文書檔案管理相關(guān)人員的工作積極性，自下而上的提出一些珍貴的意見以供上級(jí)決策參考，把上游與下游的聯(lián)系密切起來，加強(qiáng)兩者的溝通。第三，銜接機(jī)制的作用。銜接機(jī)制是上級(jí)與下級(jí)溝通交流的一座橋梁，上級(jí)適時(shí)聽取下級(jí)的意見，提高自身決策貼近現(xiàn)實(shí)的意義。下級(jí)及時(shí)了解上次決策的緣由，減少了決策實(shí)施的障礙。兩者在溝通交流中形成一種共識(shí)，企業(yè)上下一心才能夠走得更遠(yuǎn)，在市場(chǎng)當(dāng)中也能夠樹立一個(gè)良好的口碑。檔案工作的管理工作變得順暢，生產(chǎn)環(huán)節(jié)與利用環(huán)節(jié)緊密扣在一起。

(二)提高檔案管理工作人員的水平

檔案管理工作人員是管理工作的直接者，對(duì)檔案管理工作發(fā)揮的作用不可小覷。企業(yè)通過隊(duì)伍素質(zhì)和程序機(jī)制兩大方面對(duì)于員工進(jìn)行有力的管理。建立競爭合作機(jī)制以及后期的評(píng)價(jià)機(jī)制，確保檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力過強(qiáng)，以及保持一個(gè)高昂的工作情緒。第一，而且要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目紤]到檔案管理工作人員的環(huán)境和氛圍，單一的管理工作使得工作本身變得有些枯燥無味，企業(yè)要注重對(duì)人員工作量的安排，確保他們有足夠的休息時(shí)間，提高管理人員對(duì)企業(yè)本身的信心和支持力度。第二，然后管理工作量較大，數(shù)據(jù)繁雜，對(duì)工作人員有一定的耐心和細(xì)心的要求，實(shí)時(shí)引進(jìn)一些高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工，減少數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。第三，檔案管理的模式根據(jù)時(shí)代而改變，這要求管理人員及時(shí)更新自己的專業(yè)知識(shí)庫，熟練地掌握一些現(xiàn)代技術(shù)，企業(yè)可以定期或者根據(jù)管理工作內(nèi)容對(duì)員工們進(jìn)行一定的培訓(xùn)，幫助管理工作人員梳理與時(shí)代相進(jìn)的新型觀念。

(三)技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效益

檔案管理工作有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞒绦颍瑥暮炇盏戒N毀，需要員工們切身投入工作當(dāng)中。依托現(xiàn)代新型技術(shù)，企業(yè)要適時(shí)跟進(jìn)更新自己的技術(shù)，提高自身的服務(wù)效率，減輕員工們的工作量。現(xiàn)在管理技術(shù)成為一個(gè)新興的媒介，連接了檔案管理信息的來源和銷毀，在很大程度上提高了工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤。同時(shí)要完善自身的網(wǎng)絡(luò)檔案管理的系統(tǒng)，避免一些重要信息的流失以及外泄，造成企業(yè)一些不必要的損失。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)談管理的研發(fā)者來說，要及時(shí)轉(zhuǎn)換自身的思想意識(shí)，從對(duì)檔案管理的片面走向全面，多維角度看待檔案管理，對(duì)于一個(gè)企業(yè)所做出的貢獻(xiàn)。企業(yè)在應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行難管理的同時(shí)，難免會(huì)遇到一些傳統(tǒng)觀念根深蒂固的員工，因?yàn)椴幌雽W(xué)習(xí)新技術(shù)而固守手工管理的辦法，企業(yè)要及時(shí)對(duì)他們的思想進(jìn)行調(diào)整，讓他們跟緊時(shí)代的腳步，提高企業(yè)管理人員的水平。

網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存的大數(shù)據(jù)庫，更是一個(gè)資源共享的平臺(tái)。重視網(wǎng)絡(luò)的作用，從數(shù)據(jù)的收集到應(yīng)用離不開網(wǎng)絡(luò)的幫助。網(wǎng)絡(luò)甚至影響著一家企業(yè)管理水平，以及現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。在利用網(wǎng)絡(luò)管理自身的重要信息的同時(shí)，要在吸取歷史教訓(xùn)的基礎(chǔ)之上，不能將網(wǎng)絡(luò)生搬硬套融入自身的管理體系。根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略需要以及現(xiàn)時(shí)的管理水平，將網(wǎng)絡(luò)靈活地應(yīng)用在自身的管理，將網(wǎng)絡(luò)的價(jià)值最大化。

總之，企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的成功競爭不僅依靠自身硬實(shí)力，更歸功于自身的管理軟實(shí)力。檔案管理是一家企業(yè)的筋骨，聯(lián)系的其它工作的開展，有利于企業(yè)正視其他工作的成效。在數(shù)據(jù)化的背景之下，企業(yè)及時(shí)轉(zhuǎn)換自身員工的管理意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)這個(gè)有力的平臺(tái)，讓信息的下方和收集變得及時(shí)迅速，企業(yè)上層能夠及時(shí)得知發(fā)展的現(xiàn)狀，規(guī)劃適合自身發(fā)展的藍(lán)圖。

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2010,23(4):3～4.

[2]李玲.文書檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].山西檔案,2009(1):1～2.