新時期高校人事檔案管理面臨的困境及對策研究

張 倩

高校人事檔案信息的管理是師資隊伍建設的主要載體，也是高校人才資源儲備的重要信息庫，對高校人才資源的儲備、開發和合理配置起到舉足輕重的作用。對高校人事檔案的管理的成敗，直接關系到人事制度的改革和正常的人事組織工作開展，既事關每位高校教師的切身利益，也關乎高校人事部門的政策決策和高校的人才使用效率。如何科學地管理和利用好高校干部人事檔案，用以指導高校人才管理中的實際工作，有助于科學合理地使用人才，對年度考核、薪金發放、崗位調整、職務任命和職稱評聘等人力資源的綜合開發提供重要依據。

一、新時期高校人事檔案管理面臨的困境

(一)高校人事檔案材料歸檔、收集、鑒別等不完善

在高校人事檔案信息管理工作中普遍存在人事檔案歸檔不及時、資料收集不全面、和在歸檔中對材料的鑒別部仔細等諸多困境，也給人事檔案管理帶來嚴重影像和諸多不便。由于諸多原因，人事檔案的相關資料都分散在科研處和教務處以及個人手中，甚至部分歸檔資料存在字跡不清晰，缺少簽名、公章等，還有工作經歷、出生日期、任職時間填寫有誤和前后不一致等情況較多。這些不合格的人事檔案也是困擾檔案管理人員的難題，使得檔案管理工作經常處于被動的應付整理狀態，也為高校在人才選用和干部選拔方面提供有效信息和可靠的依據。

(二)高校人事檔案管理制度及軟、硬件配套設施不健全

在高校人事檔案管理中多數沒有健全規范的管理制度和政策性約束，也是直接制約和困擾著高校人事檔案管理工作實施與開展的主要困境。由于多數高校都沿用傳統的檔案管理設施，新的檔案管理硬件被套設施更新不及時和配套建設不到位，多數都是把辦公、閱檔和庫房都集中一個倉庫或辦公室，不利于人事檔案資料的收集和歸檔整理，同時存在較大的保密、防潮、防火等安全隱患。對軟件設施運用較少，對一些紙質信息資料缺乏電子檔案存儲，仍然需要人工檢索查閱檔案資料，直接影響人事檔案管理的工作效率，不利于檔案資料的管理。

(三)高校人事檔案普遍存在有效利用率低的困境

隨著科技術手段的日益更新，網絡化、信息化的水平也在不斷提高和普及。信息管理系統在高校也已得到普遍采用，但在高校人事檔案管理工作中有些先進的技術手段還沒有完全得到廣泛運用。高校在人事檔案資料的收集過程中，缺乏相應指導，資料歸檔不及時及鑒別不夠仔細是面臨的主要困境，有的單位只把檔案目錄、個人信息等錄入計算機系統，根本無法實現無紙化閱檔，查閱人事檔案資料仍然需要人工檢索操作調閱檔案。這樣既不利于檔案的保管，也直接影響到干部人事檔案管理的工作效率和人事管理檔案的利用率。

二、加強高校人事檔案管理的應對策略

(一)加強宣傳力度不斷充實和規范高校人事檔案

大力加強人事檔案管理宣傳工作力度，在思想上進一步提升高校教師的檔案意識，各部門高度重視和增強檔案意識，積極配合好人事檔案資料的補充、收集和整理工作。組織人事部門嚴格把關做好檔案的收集、整理、鑒別和歸檔工作，尤其對須本人簽字的要經過本人簽字后由組織審查加蓋公章方可歸檔。如本人不在的須由組織注明原因并加蓋公章再歸檔，做到嚴把質量審查關從源頭上杜絕不規范 、不完整的材料歸檔。加強人事檔案管理的科學化、規范化管理，有助于提升高校人事檔案管理工作的效率和人事檔案的利用率。

(二)健全高校人事檔案管理制度和完善軟硬件設施

新時期高校人事檔案管理應該充分考慮到高校自身發展特點和工作實際的需要，來制定切實可行的人事檔案管理制度。并在狠抓落實上下真功夫，對檔案的轉出轉進和收集歸檔有嚴格的要求，完善人事檔案管理細則使之制度化和規范化。不斷完善軟件設施建立計算機數據平臺，把圖片文字和紙質資料轉換為數字信息，易于保存查詢和資源共享。加大硬件設施投入配備專用檔案柜，設置專門檔案庫房、資料整理室、閱檔室和辦公室，并做好防火、防盜、恒溫、防蛀、防潮等措施并做到定期檢查。

(三)進一步提升高校人事檔案的有效共享利用率

隨著網絡信息化的飛速發展，高校人事檔案的信息化管理已然成為大勢所趨。建立高校人事檔案管理的數字化平臺，讓其能夠最大限度地提高人事檔案的利用率，把最先進的科技手段運用到高校人事檔案管理工作中，更夠更好更全面的為人事工作和政策抉擇服務。數字化檔案的建立有效的將紙質和圖片資料轉換為數字信息既方便查詢，提高工作效率，同時避免了紙質檔案的損壞，延長人事檔案的使用壽命。通過網絡能夠便捷地為高校提供人才檔案信息服務，極大地提升人事檔案的有效共享利用率。

[1]陳媛華.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J].人力資源管理,2015(05).

[2]陳蕙蘭.高校干部人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].江蘇技術師范學院學報,2010,16(05).