淺析離退休管理工作中的檔案管理信息化

崔榮星

[摘 要]在離退休者的檔案管理中，由于退休人員較多，相關(guān)管理中心也不重視離退休者的檔案管理，導(dǎo)致檔案管理存在諸多問題，不利于維護(hù)離退休者的合法利益。基于此，本文分析了離退休活動檔案管理中常見的問題，并提出了相應(yīng)的對策，希望能夠?yàn)楹笃诘臋n案管理提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；離退休；管理活動；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.070

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

離退休項(xiàng)目檔案涉及很多內(nèi)容，例如，離退休者在管理服務(wù)階段會產(chǎn)生諸多文字、語音信息以及個(gè)人資料檔案、健康檔案等，信息內(nèi)容很多，可能造成遺漏現(xiàn)象。所以，相關(guān)管理中心要妥善管理離退休活動的檔案資料，優(yōu)化相應(yīng)的管理服務(wù)，從而才能更好地適應(yīng)當(dāng)前社會的老齡化狀況。

1 離退休管理過程檔案管理的作用

事業(yè)單位離退休職員的檔案，全方面、準(zhǔn)確、完整地記載了離退休職工的基本狀況，也是國家檔案中非常關(guān)鍵的構(gòu)成部分。但是，許多離退休職工的檔案資料并未得到集中管理，很多都寄放在勞動市場，因此從整體來說，國內(nèi)的檔案管理模式較為分散、零亂，從而會影響人事資料的權(quán)威性。目前，在離退休職工人事檔案使用主體上，不僅包含事業(yè)單位與單位離退休職工自身及直系親屬，而且還包含社區(qū)與醫(yī)保部分及公檢法機(jī)關(guān)等。因此，離退休職工檔案管理的基本功能及作用非常明顯，與我國的民生項(xiàng)目息息相關(guān)。

2 離退休活動檔案管理中常見的問題

2.1 相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

相關(guān)調(diào)查信息顯示，在管理離退休者的工作檔案時(shí)，一些基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，缺少一個(gè)專業(yè)的檔案保存場所，大多數(shù)是直接存放在辦公室或是一些臨時(shí)場所，沒有做好防水、防火方面的工作，對檔案信息的安全性產(chǎn)生了較大的影響，很難滿足當(dāng)前檔案管理活動的要求。

2.2 缺少科學(xué)的制度保障

由于缺少科學(xué)的制度保障，原來的工作單位在管理離退休者工作檔案時(shí)，未及時(shí)向社保管理中心移交檔案信息，社保組織與人力單位分別負(fù)責(zé)參保信息與退休檔案管理，從而很難及時(shí)進(jìn)行資料統(tǒng)計(jì)，不利于開展相關(guān)工作。同時(shí)，個(gè)人的社保信息都是存放在各個(gè)單位內(nèi)，采用的是不同的管理方式，其合法權(quán)益將很難得到保障。

2.3 認(rèn)識片面，缺乏關(guān)注

盡管離退休管理活動、離退休職員檔案管理并非事業(yè)單位的核心人物，但針對事業(yè)單位全局發(fā)展而言卻是非常重要的，單位唯有提高離退休工作檔案管理的認(rèn)識，妥善開展離退休職員檔案管理活動，才能保證事業(yè)單位穩(wěn)定團(tuán)結(jié)、健康發(fā)展。但是，很多事業(yè)機(jī)構(gòu)均沒有高度重視離退休職員檔案管理活動。根本原因在于，與單位經(jīng)營活動、科研等工作相比，離退休職員管理工作的地位比較靠后，與單位經(jīng)營活動檔案信息比較，事業(yè)機(jī)構(gòu)離退休職員檔案發(fā)揮出的參考作用不明顯。因此，很多單位均對離退休管理過程的檔案管理不夠關(guān)注，在檔案管理方面投放的人力、物力及財(cái)力均很少。

3 信息化背景下加強(qiáng)離退休活動檔案管理的對策

3.1 完善檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施

為提升離退休業(yè)務(wù)檔案管理的信息化程度，首先必須完善與改進(jìn)離退休檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)備，政府財(cái)政中心要全力支持離退休業(yè)務(wù)檔案控制活動，提供足夠的資金保證，采用科學(xué)的措施來處理資金問題。而且，事業(yè)機(jī)構(gòu)要努力配合，采取多種途徑籌集檔管理工作需要的經(jīng)費(fèi)，保證檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施創(chuàng)建工作可以快速開展，相關(guān)管理部門需創(chuàng)建單位離退休職員檔案管理部門，對各單位內(nèi)的離退休職員的檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的查詢效率，在創(chuàng)建檔案信息時(shí)要引進(jìn)信息化系統(tǒng)，并做好設(shè)施維護(hù)與溫度管理等配套設(shè)備的安裝工作，創(chuàng)造一個(gè)穩(wěn)定的檔案管理空間。此外，單位要采用科學(xué)的計(jì)算機(jī)設(shè)施及軟件技術(shù)，努力創(chuàng)建離退休檔案控制工作的信息庫，實(shí)現(xiàn)離退休職員資料的聯(lián)網(wǎng)操控和信息共享。

3.2 優(yōu)化管理制度，貫徹落實(shí)責(zé)任機(jī)制

在實(shí)施檔案管理信息化系統(tǒng)時(shí)，需要完善相應(yīng)的管理制度，確定職責(zé)，保障網(wǎng)絡(luò)與信息的安全性，進(jìn)一步改革檔案管理機(jī)制，由此滿足信息化管理的需求。在相應(yīng)的需求標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，相關(guān)部門應(yīng)制定一個(gè)健全的規(guī)章機(jī)制，可以與信息化管理工作相符合，進(jìn)一步細(xì)分電子檔案管理步驟，特別是在電子文件與檔案方面，一定要確保電子檔案的真實(shí)性和安全性，以及檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)。而且，針對相關(guān)管理部門來說，建立集中檔案統(tǒng)計(jì)職務(wù)等規(guī)范也是非常重要的，由此梳理檔案網(wǎng)絡(luò)，根本目的在于實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 建立檔案資源信息系統(tǒng)，保障檔案資料的安全性

隨著社會的快速發(fā)展及進(jìn)步，必須加大檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)力度，建立檔案資源信息系統(tǒng)，將現(xiàn)存的各種資源集中起來，系統(tǒng)處理各項(xiàng)檔案資料。而且，單位有必要將檔案存儲在專門的檔案管理平臺上，從而才能更好地開展離退休業(yè)務(wù)管理活動。國內(nèi)檔案管理工作的信息化應(yīng)用起步很晚，目前仍然采取傳統(tǒng)的管理模式，來管理文檔、圖片和影像信息，從而就會增加查詢的難度，保存中也會出現(xiàn)很多問題，在以后的離退休業(yè)務(wù)檔案管理過程，必須投入充足的人力、物力以及財(cái)力等資源，便于提高離退休檔案工作的效果。

3.4 提高認(rèn)識，提高檔案管理責(zé)任

根據(jù)黨的政策要求，需全面處理離退休職員管理及服務(wù)工作，既是事業(yè)單位的政治職責(zé)，還是一個(gè)影響較深、意義明顯的民生項(xiàng)目。所以，單位要提高認(rèn)識，了解離退休檔案管理工作在事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營中的重要意義，確定離退休職員檔案管理所處的地位，加強(qiáng)傳播檔案法律、勞動保障法規(guī)，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理觀念。另外，事業(yè)單位應(yīng)采取多種科學(xué)的輿論模式、培訓(xùn)工作，使單位內(nèi)所有人員都了解檔案管理的性質(zhì)、作用及意義。

3.5 提升檔案管理信息化水平

目前，離退休業(yè)務(wù)檔案管理工作的總體水平較低，人工操作與應(yīng)用系統(tǒng)比較混亂，所以一定要調(diào)整檔案管理工作。信息化系統(tǒng)是一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目，需要做好以下工作。其一，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，事業(yè)單位要盡可能創(chuàng)建檔案管理工作的信息化系統(tǒng)，集中檔案格式文本與種類，不斷提高檔案查詢與利用的效率。其二，注重完善離退休業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)信息資源，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，努力開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，做好各項(xiàng)檔案資料的信息化處理工作，進(jìn)而逐步提高離退休檔案管理水平。

3.6 提升檔案管理能力

隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理工作采取信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為離退休管理工作的重要途徑。這就需要事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，形成與時(shí)俱進(jìn)的管理思想，掌握信息化建設(shè)的機(jī)遇，引入科學(xué)的管理設(shè)施，憑借科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)施及先進(jìn)管理思想開展離退休檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)形成“以人為本”的觀念，不僅要積極采用計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息庫促進(jìn)檔案信息轉(zhuǎn)變，及早創(chuàng)建內(nèi)部信息化數(shù)據(jù)管理平臺，還要組織內(nèi)部培訓(xùn)，采取網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)培訓(xùn)、職業(yè)技能訓(xùn)練提升檔案管理者的工作水平，為離退休職員管理工作提供良好的檔案資料服務(wù)。

3.7 提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，創(chuàng)建專業(yè)的人才隊(duì)伍

若要保證整個(gè)離退休活動檔案管理體系順利運(yùn)轉(zhuǎn)，一定要保證相關(guān)管理者可以高度重視自身的職責(zé)，培養(yǎng)出專業(yè)化的人才。檔案管理人員需要具有多元化理論，從而才能滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，全部檔案管理人員的知識組成要素，對檔案管理者及其理論結(jié)構(gòu)分布具有較大影響。所以一定要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理人才團(tuán)隊(duì)。首先，檔案管理者了解與采用離退休相應(yīng)的檔管理理論。其次，眾所周知，檔案管理活動最明顯的特征是可以采用多元化的技術(shù)成果，所以相關(guān)管理者一定要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識。最后，需要全面掌握離退休人員的各種知識，主要涉及各項(xiàng)技能，需要管理者對這些基本技能進(jìn)行全面了解與學(xué)習(xí)。

4 結(jié) 語

離退休業(yè)務(wù)檔案管理是確保離退休員工基本生活權(quán)利的關(guān)鍵工作，一定要改變以往的模式，采取先進(jìn)的科技技術(shù)，加快創(chuàng)建離退休業(yè)務(wù)檔案管理的信息化，以提高離退休人員資料管理的質(zhì)量及效率。

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