淺議提高軍隊干部檔案管理需把握的幾個環(huán)節(jié)

摘 要：軍隊干部檔案工作既是軍隊檔案事業(yè)的重要組成部分，又是干部工作的有力保障和依據(jù)。管好、用好軍人干部檔案，對于建立健全軍隊干部管理使用機(jī)制，便于首長機(jī)關(guān)用人決策，科學(xué)合理地選賢任能，促進(jìn)軍隊現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展具有十分重要的意義。下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際，就加強(qiáng)軍隊干部檔案管理問題談幾點(diǎn)粗淺看法。

關(guān)鍵詞：軍隊干部檔案；管理水平；服務(wù)方式；創(chuàng)新發(fā)展

1 充分利用信息自動化管理，全面提升軍隊干部檔案的管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，軍隊的干部檔案管理工作也正朝信息化、數(shù)字化方向迅速發(fā)展。目前干部檔案的管理方式還停留在主要依靠手工操作的形式，不利于檔案材料的快速查詢、檢索和利用。拓寬運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)和先進(jìn)管理方法的領(lǐng)域，加速推進(jìn)軍隊干部檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，已成為干部檔案管理部門現(xiàn)實(shí)而緊迫的任務(wù)。

現(xiàn)在雖然有要求提供軍人檔案材料的電子光盤，但是因?yàn)閭€人檔案材料不同于其他單頁材料，掃描個人檔案材料非常緩慢且耗時，所以不被廣大檔案管理人員青睞，推廣率不高，難以達(dá)到充分利用電子版的快捷效果。應(yīng)切實(shí)把信息化建設(shè)作為軍隊干部檔案工作的頭等大事，科學(xué)籌劃，精心實(shí)施，逐步實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)開展軍隊檔案服務(wù)利用工作。

根據(jù)目前全軍機(jī)關(guān)都將建立局域網(wǎng)，為干部檔案在網(wǎng)上的資源共享創(chuàng)造了有利條件。筆者認(rèn)為，軍隊干部檔案管理工作也應(yīng)在嚴(yán)防失泄密的同時加強(qiáng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分利用全軍現(xiàn)行的《軍隊信息系統(tǒng)》（為保密，此為簡稱）軟件，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息資源的共享，對軍隊干部檔案進(jìn)行存貯管理，進(jìn)一步提高干部檔案的利用效率和工作質(zhì)量，不但可以更加系統(tǒng)、生動、直觀地反映出每個干部德、能、勤、績等方面的基本情況，而且還為首長、機(jī)關(guān)選拔任用干部提供更為迅捷全面準(zhǔn)確的參考意見，既促進(jìn)軍隊干部隊伍建設(shè)健康發(fā)展，也可提高軍隊干部檔案的現(xiàn)代化管理手段。

同時對電子文檔的歸檔、整理、保管和利用做出明確規(guī)定，使電子文檔歸檔與管理達(dá)到有據(jù)可依、有章可循；另一方面，積極協(xié)調(diào)信息部門，將電子文檔的歸檔與推廣使用機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，使電子文檔工作成為機(jī)關(guān)人員利用辦公自動化系統(tǒng)處理公文的一個必須執(zhí)行的環(huán)節(jié)，大力推動檔案電子版的歸檔與管理工作發(fā)展。

2 更新觀念，轉(zhuǎn)變軍隊干部檔案的服務(wù)方式

軍隊干部檔案的生命在于它的有用性、可用性和實(shí)用性，軍人干部檔案管理的最終目的是利用。干部檔案工作者應(yīng)解放思想，更新觀念，與時俱進(jìn)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，不斷挖掘軍人干部檔案的利用價值，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保衍娙烁刹康母鞣N最新情況、最新材料信息實(shí)時掌握并及時入庫，充分發(fā)揮《軍隊信息系統(tǒng)》在干部工作中的作用。

1）由單一保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。人才交流、選賢任能是促進(jìn)軍隊現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要保障之一。在嚴(yán)防泄密的前提下，積極開發(fā)利用干部檔案信息資源，為選賢任能服務(wù)，是部隊干部檔案工作的重要任務(wù)。軍隊干部檔案工作要堅持保管與利用并重、指導(dǎo)與服務(wù)相結(jié)合的原則，以為部隊及時提供一流服務(wù)為宗旨，使軍人干部檔案工作真正實(shí)現(xiàn)由單一保管型向開發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變，使干部檔案的服務(wù)保障作用得到最大限度的發(fā)揮。

2）由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。干部檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變過去那種“收、理、核、看、轉(zhuǎn)”的服務(wù)觀念，要積極進(jìn)取，意識超前，跟蹤服務(wù)，把軍隊干部檔案工作與選拔人才工作結(jié)合起來，主動為首長、機(jī)關(guān)選拔任用干部提供人才信息服務(wù)，為建立健全科學(xué)有效的用人機(jī)制創(chuàng)造良好的條件。進(jìn)一步深化干部檔案信息的服務(wù)保障作用。

3）由手工查閱向網(wǎng)絡(luò)共享轉(zhuǎn)變。許多單位的干部檔案雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫管理，但因平時使用不夠，在提供利用時，還不能夠及時利用數(shù)據(jù)庫的快捷方式，更多的還是局限于手工查找方式，影響了干部檔案利用效率。筆者認(rèn)為應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的《軍隊信息系統(tǒng)》中的干部檔案信息，建立干部檔案信息網(wǎng)站，通過內(nèi)部局域網(wǎng)，直接為首長、機(jī)關(guān)最大便捷的提供所需要的檔案材料保障終端，也為各基層單位提供更為方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。

3 嚴(yán)格把關(guān)，確保干部檔案的真實(shí)完整

軍人檔案材料的真實(shí)性是軍隊干部檔案的生命。干部檔案質(zhì)量的高低，不僅事關(guān)干部檔案工作的健康發(fā)展，而且對軍隊干部隊伍建設(shè)也有著直接影響。干部檔案管理人員要本著對軍隊建設(shè)和干部本人負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍、扎扎實(shí)實(shí)地把好干部檔案的質(zhì)量關(guān)。

1）把好“立檔”關(guān)。建立軍人干部檔案是干部檔案工作的起點(diǎn)，是一項基礎(chǔ)建設(shè)，它直接關(guān)系到每個軍人檔案的質(zhì)量，也影響著檔案的利用。所以，立卷建檔要及時、準(zhǔn)確、完整。其中重要的組成部分“履歷書的填寫、審定；原始材料的分類、認(rèn)定、排列、登記；材料內(nèi)容的完整、手續(xù)的齊全”等要從源頭抓起，確保檔案建立后的準(zhǔn)確。

2）把好“入檔”關(guān)。做好檔案材料的鑒別也很重要。在每接收一份檔案材料后，力求取舍有據(jù)，分類合理，這是提高軍人檔案材料質(zhì)量關(guān)鍵。干部檔案工作者，要堅持該“進(jìn)檔”的材料一定不能空缺，要嘴勤腿快，不怕麻煩，經(jīng)常及時督促各材料形成部門歸檔。要勤收集、嚴(yán)整理，對不該“入檔”的材料堅決卡住，尤其要注意虛假材料的鑒別。凡接收的檔案不符合要求的應(yīng)堅決予以退回。

3）把好“轉(zhuǎn)遞”關(guān)。在轉(zhuǎn)遞調(diào)動、離隊干部檔案時，必須提前進(jìn)行全面、系統(tǒng)地整理、核對，嚴(yán)防缺漏件及虛假材料的混入。切實(shí)做到轉(zhuǎn)出的檔案材料翔實(shí)、完整；分類準(zhǔn)確、編排有序、裝訂規(guī)范。轉(zhuǎn)遞手續(xù)齊全完備。

4 采取措施，促進(jìn)干部檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

近年來，在各級機(jī)關(guān)和首長、干部檔案工作主管部門和檔案管理人員的共同努力下，軍隊干部檔案工作和基礎(chǔ)建設(shè)有了長足的進(jìn)步。但由于各種客觀因素，干部檔案工作還存在著許多薄弱環(huán)節(jié)，需要我們繼續(xù)努力工作，改進(jìn)不足，進(jìn)一步加快干部檔案工作的發(fā)展步伐。

1）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。近年來，軍隊干部檔案工作的地位雖有提高，但還存在檔案意識不強(qiáng)、落實(shí)力度不夠、工作關(guān)系不暢等問題，干部檔案工作的地位和作用還沒有得到足夠的重視。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)利用報刊、網(wǎng)絡(luò)等傳播媒體的力度，對干部檔案工作及時宣傳，使各級機(jī)關(guān)充分認(rèn)識到干部檔案工作的必要性和重要性，并對干部檔案工作內(nèi)容要求有所了解。

2）更新觀念，嚴(yán)格要求。干部檔案工作者應(yīng)樹立求真求實(shí)的觀念，端正服務(wù)態(tài)度，認(rèn)真核實(shí)一些模糊不清的檔案材料，去偽存真，拾漏補(bǔ)遺，對殘缺不全的檔案，應(yīng)盡量補(bǔ)充完整、修正準(zhǔn)確，以提高干部檔案的真實(shí)性和可靠性。

3）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證質(zhì)量。把干部檔案工作納入機(jī)關(guān)辦公正規(guī)化管理范疇，建立健全崗位責(zé)任制度，形成分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，主管部門直接抓，檔案管理人員時時抓的氛圍，從而為軍隊干部檔案工作向高層次發(fā)展提供有力的保障。應(yīng)定期對干部檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，確保干部檔案工作質(zhì)量。

4）積極培養(yǎng)高素質(zhì)干部檔案管理人才。軍隊檔案管理是項連續(xù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，實(shí)現(xiàn)軍隊干部檔案管理現(xiàn)代化，關(guān)鍵在于提高干部檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員除需具備堅定的政治信念、嚴(yán)格的保密觀念外，應(yīng)在適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)管理方式上不斷提高，這就還需具備現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識和管理能力。應(yīng)通過各種培訓(xùn)班、研討會等形式，加強(qiáng)在職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)高新技術(shù)，更新知識結(jié)構(gòu)，提高軍隊檔案管理人員開展電子文件歸檔與管理工作的技能，為提高軍隊干部檔案管理水平奠定堅實(shí)的人才基礎(chǔ)。

作者簡介

柳捷（1966-），女，漢，湖南長沙，大專，職員，館員，研究方向：檔案管理。