加強建設工程項目檔案管理的思考

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，建設工程項目不斷增多，建設周期長、投資大、環節多、要求高等是當前工程項目建設和發展的顯著特點，因此，使得項目檔案的種類、數量增多、價值增重。做好建設項目檔案管理，是項目管理中非常重要的一個環節，也是一個企業管理水平的重要體現，本文將對如何加強建設工程項目檔案管理，談一下筆者的觀點和認識。

關鍵詞：建設工程；項目檔案；管理

建設周期長、投資大、環節多、要求高等是當前工程項目建設和發展的顯著特點，因此，項目檔案的種類多、數量大、價值重。建設工程檔案數據資料記錄著整個建設項目的全過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。在當前的形勢下，加強對建設工程項目檔案管理工作研究，具有一定的現實意義。

1 建設工程項目檔案管理的意義

1.1 項目檔案的作用

項目檔案既是項目建設的真實記錄、也是全面鑒定工程建設質量、檢查事故原因、追究事故責任的重要依據；項目檔案為工程建設管理、運行、維修、改建、擴建等技術工作決策服務，同時還起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考作用，為國家長遠的經濟建設服務。其作用主要體現在以下幾方面：為領導決策提供可靠依據；為本單位各項工作提供重要參考；為維護國家利益和現代化建設事業服務；為編史修志科研等提供第一手資料；為整個社會和民生服務。

1.2 建設項目檔案管理的重要性

建設項目檔案資料的管理是整個建設項目管理工作的有機構成部分，其直接反映了建設項目的建設質量，同工程使用和管理都有著密不可分的聯系，需要從檔案資料中得以充分展示。同時，項目檔案資料對于工程本身也有著巨大的指導作用，并對其他類似工程的開發建設具有一定的借鑒意義。建設項目檔案資料能夠多次再利用，充分體現出項目檔案資料的價值，也是建設項目質量控制的重要環節，其重要程度不言自明。

2 加強項目檔案管理，提升項目檔案管理水平

2.1 建設項目從一開始就要進行檔案管理工作

強調從項目的提出、論證初始，就要有專人對檔案工作進行通盤考慮和統籌規劃，遵循工程建設和檔案形成的規律，堅持檔案工作與工程建設同步管理，即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”，保證歸檔資料的“完整、系統、準確”。

2.2 建設項目檔案要納入合同管理

合同是一切項目管理的基礎，是約束參建各方強有力的法律依據和紐帶，有了合同就有了工作的主動權和法律保障。因此，在簽訂項目設計、施工、監理的合同時要設立專門條款，明確有關方面提交檔案的相關要求，如對檔案移交的范圍、整編質量、套數、移交時間、歸檔載體形式等要有明確要求。

2.3 建設項目要創新管理模式

為更好地完善建設項目檔案管理，必須要創新管理模式，加強檔案工作的依法管理，這既是建設項目管理工作的重要內容，也是協調檔案工作與其它工作關系的依據，更是做好檔案工作的重要保障。有了規章制度，就可以駕馭全局，統攬全局。而要落實好這一系列工作就要求相關技術人員以及資料管理人員必須要保證檔案資料的完整性、真實性和有效性，強化檔案管理責任意識和自覺性，規范檔案報送及編制程序。具體實施中，要不斷加強檔案資料管理工作的編制和檢查，指導基層業務有序開展，并做好相關業務的咨詢以及有關業務的培訓工作，有效落實建設項目檔案管理責任制度。

1）強化工程施工現場技術文件管理。工程施工企業應當加強各方形成資料管理，尤其是技術負責人應當對現場施工技術資料進行分類管理和監督檢查，并做好與工程項目施工建設進度同步的分類管理體系。

2）加強工程建設項目檔案管理信息化建設。加強信息化建設是工程建設項目檔案管理水平得以提高的有效手段和途徑。檔案信息是工程建設單位技術進步的信息資源，同時也是提高建設單位市場競爭力的有力抓手。通過加強信息化建設和采用信息化技術措施，構建科學高效的檔案管理平臺，對檔案信息進行高質量的匯總管理，從而提高檔案服務效率。

3）做好工程文件資料歸檔工作。工程施工項目檔案管理過程中，應當確保歸檔文件完整、齊全，能夠真實地反映出工程項目施工建設過程。同時，還要以歸檔范圍為參照，核對該文件材料歸檔完整性；各單位的文件材料歸檔，一定要完整；各階段、各工序文件材料歸檔，也應當保持完整。通過文件前后之間的聯系，核查歸檔完整與否。有了完整、準確、系統的檔案，才能為工程建設和領導決策提供可靠的依據。維護檔案的完整、準確、系統，是對重點建設項目檔案工作最基本的、也是最重要的要求。

3 加強建設工程項目檔案管理的新舉措

要提升建設項目檔案管理水平，我們就必須要有新的舉措來促進與保證其實現：

3.1 實行項目總工負責制

建設項目檔案工作實行項目總工負責制，主持項目檔案形成、整理、移交等工作，實行全員管理、全過程管理和全方位管理，增強檔案意識，為檔案工作提供必要的工作條件，確保檔案工作正常開展。

3.2 成立工程項目檔案領導小組

由于建設工程項目檔案形成于工程項目建設的全過程中，同時在收集整理時又涉及到多個參建單位。因此，為確保工程項目檔案得以完整、準確、、系統、及時歸檔，需要建立一個工程項目檔案領導小組。領導小組成員根據小組方案分工，落實分工計劃工作內容，展開施工前各項準備工作，履行小組成員職責，開始執行項目檔案各項管理工作，最終確保工程項目的竣工資料得以準確及時歸檔。

3.3 強化責任考核

建立健全工程項目檔案目標管理考核機制，將檔案管理工作納入到綜合考核的范疇中，做好考核激勵工作，強化考核力度，努力提升參建人員的檔案責任意識，全面推行檔案管理工作責任制。對不認真履行責任的單位以及工程竣工驗收備案后逾期不上交檔案的單位，要求立即整改。若依然不按時移交，則需要依據相關規定給予適當的經濟處罰，情節嚴重者，追究其相應的責任。

3.4 加強崗位技能培訓，提升人員綜合水平

采取多渠道、多方式的培訓辦法，對參建單位的檔案人員開展相關專業技能培訓活動，著重就檔案管理的重要性、相關法律法規、相關管理制度、檔案的收集范圍、整編要求、移交時間、竣工檔案驗收的具體要求等方面進行培訓。這樣一來，各個參建單位的檔案管理人員不僅能自覺強化檔案管理工作，同時也能以一個更專業的方式開展檔案管理工作，從而有助于檔案資料的安全規范收集整理。

3.5 提高建設工程項目檔案管理信息化水平

信息化時代的到來為檔案管理工作帶來了新的契機，因此建設工程項目檔案的管理也應該努力引入信息化技術。一是盡快落實紙質檔案的數字化整理；二是嚴格遵循國家相關電子文件歸檔和管理規范以及檔案數字化技術規范，積極構建檔案管理信息數據庫，將檔案信息的歸檔存儲方式予以明確規定，以便于檔案資料得以及時有效歸檔，并利于查閱和保管。

4 結束語

總而言之，隨著社會經濟的快速發展，對工程建設項目檔案管理也提出了更高的要求。對于施工企業而言，應當重視工程建設項目檔案管理、健全和完善工程建設項目檔案管理制度以及保密管理機制，加強信息化建設和檔案管理人才隊伍建設，思想上保持與時俱進，才能跟上時代發展的步伐，才能實現建設工程項目檔案的價值。

參考文獻

[1]《企業檔案工作規范》實施指南 李和平主編.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重點建設項目檔案工作指南》（天津市檔案局）.

[4]《建設工程文件歸檔規范》（GB/T 50328-2014）.

[5]《檔案集息化建設實務》楊公之主編.

作者簡介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。