行政單位財務管理存在的問題及對策

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（廣東省衛生和計劃生育委員會 廣東廣州510060）

一、前言

行政單位的職責是完成國家所賦予的行政管理任務。財務管理作為行政事業單位管理的核心，保證了行政單位計劃和任務的順利完成。只有不斷地加強財務管理，才能適應當前各項財政改革任務的需要。然而，通過日常財務管理工作及對下屬單位督查審計發現，行政事業單位財務管理還存在很多問題，違規情況屢見不鮮。加強財務管理，有利于從源頭上反腐倡廉，有效預防和遏制腐敗行為的發生，對各項財務活動進行有效的控制和監督；能夠提高資金的使用效益，樹立“資金走到哪里，管理跟到哪里”的觀念，將資金使用的管理、控制、監督貫穿到單位的各個環節；可以建立行之有效的支出約束機制，根據單位的實際情況、業務特點、管理要求，建立完善的內部控制制度，加強部門之間、崗位之間的相互制約、相互監督，做到事前有預算計劃、事中有跟蹤控制、事后有監督管理。

二、現階段行政單位財務管理存在的問題

（一）費用報銷存在的問題

1.會議培訓費存在的問題。（1）在會議培訓費中列支接待費。由于接待超標準、超規模，或者安排了接待，但是無對方單位公函，無法報銷，于是將接待餐費在會議培訓費中報銷。（2）會議培訓費附件不齊全。會議報銷只是附有發票，沒有會議計劃、會議通知、會議清單、簽到表、會議議程等佐證資料。（3）違規收取培訓費。舉辦培訓班要求參訓人員交納培訓費或是自行負擔食宿費等方式轉嫁、攤派培訓費用。（4）挪用、轉移會議培訓費。日常督查中發現某單位列支會議費2萬元整，經延伸審計至舉辦會議的酒店發現，該會議并未召開，報銷單所附會議簽到表、會議議程等均為虛假捏造。

2.差旅費開支存在的問題。（1）虛報出差人數。由于出差住宿人均超標準或是為套取出差補助，報銷經辦人多填列出差人數，導致出現同一人員同一時間出差不同地市的現象。特別是有些處室/單位業務需要邀請專家或是邀請其他單位人員出差，由于財務人員對外單位人員不熟悉，無法核實出差人員、出差行程，更容易出現多報出差住宿費、多報差旅補助的情況。（2）出差調研、考察無實質內容、無明確公務目的、異地部門間無實質內容的學習交流和考察調研等，或是在出差期間擅自改變行程繞道旅游。（3）轉嫁出差住宿費。出差住宿超標準，就將費用轉嫁下屬單位或基層單位。（4）公務出差鋪張浪費。在督導中發現某單位職工出差至某地，乘坐飛機往返，因當地無租車公司，又讓自身工作單位所在地出租車公司派車前往作為當地督導用車。

3.專家勞務費存在的問題。一是發放手續不規范，專家勞務費發放沒有附邀請函、簽收表或轉賬記錄，發放表未列明專家身份證號。二是擅自擴大專家勞務費發放范圍。部分單位對專家概念界定不明確，擅自擴大專家勞務費的發放范圍，勞務費發放對象除專家、學者外，還包括了抽調的一般工作人員、資料整理人員等。如發放專家研討會專家勞務費時，將所有參會人員納入發放范圍；發放抽調參與專項督導檢查專家勞務費時，將所有抽調的外單位人員納入發放范圍。

4.委托業務費存在的問題。一是存在委托業務拆分的現象。委托業務經費總的開支較大、委托數量也多，但通過政府采購途徑的數量卻很少，仍存在故意拆分委托業務的現象，規避政府采購。如受托單位相同且委托內容相似的業務，拆分成幾項委托業務。二是委托業務合同不重視履約驗收。在實際工作中，很多單位都自行組織對供應商履約驗收，但是收而不驗、驗而不實的現象時有發生。比如某單位為了加快資金進度，將系統建設委托業務資金一次性支付給供應商，業務系統建成后遲遲沒有組織驗收，經財務多次催促后，業務處室驗收敷衍了事，提供的驗收報告更是簡單隨意。

5.資金管理不規范，使用假發票、假事項、真發票挪用財政資金。一是以假發票套取財政資金。如督查某單位發現，該單位報銷的“停車費”等公務用車運行維護費用，報銷票據的票面信息與國地稅網上查詢信息不一致。經在國地稅網上查驗，部門公務用車運行維護費存在 “沒有查詢到發售記錄”和“發票蓋章單位與發票領購單位不一致”等。二是以虛假合同轉移財政資金。與業務合作公司簽訂虛假委托業務合同，或者存在真實委托業務，但是支付金額大于實際業務需要經費，轉移財政資金。再從該公司支出，或者直接套取現金。三是使用真發票挪用財政資金。購買真發票報銷，但是實際業務并未發生，或者復印電子發票，重復報銷。

（二）往來賬戶不清理

在日常督導檢查中發現，多個單位往來賬戶不清理。主要原因有：一是各單位歷史遺留的往來款項，由于形成年限久遠，賬戶審批人輪崗、經辦人調動、財務人員輪崗，或是原始憑證、記賬憑證的遺失、損毀等原因，無法查明清理賬務。二是行政事業單位由于會計核算工作薄弱、財務人員不足，或是單位負責人財務管理意識不強，加上“新官不理舊賬”的思想，對往來款項清理工作不重視，導致往來賬戶疏于管理，長期掛賬不按規定及時清理。三是某些單位由于工作需要，專項經費未到賬，擠占了其他經費先行墊支，事后又因各種原因，專項經費無法歸墊，導致會計無法列支，長期掛賬。四是會計核算錯誤形成的往來款項，主要是財務人員核算疏忽，或是不了解業務的來龍去脈導致。

（三）信息化程度不高

從行政單位內部管理來看，很多行政單位已實現財務信息化、會計電算化，但是由于建設的主體不同、建立的目的不同、投入使用的時間不同等因素，各個系統都是相對獨立，形成“信息孤島”，因此無法實現信息資源共享。例如：財政部門建立的財務核算系統、各個單位自主研發或購置的財務報銷系統、采購部門建立的采購管理平臺等，都是獨立運行，未能實現信息一體化，這就造成各個信息系統數據不能共享。對于信息的使用者來說，需要人工整理、匯總、統計，或是重復錄入、重復勞動。

三、加強行政單位財務管理的對策

（一）研究制定財務管理權責清單

近幾年，巡視組、財政部門、審計部門通報的審計調查報告，指出財務管理存在的內部控制制度有缺陷、采購流程不規范、轉嫁接待費和會議培訓費等問題，都要求我們在監督到位和嚴格問責的工作機制上拿出更加有效的措施。為了進一步規范財務管理，我們組織相關處室，根據相關法律，研究編制了財務管理的權責清單，作為財務管理的工作規范指引。權責清單總結了過去財務工作中容易出現的不合規、不合理問題，包括預算管理、收支管理、資產管理、合同管理、采購管理等方面，一共274條禁止性條款，將不符合法律法規的條款明確排除，同時附上在工作、督導、審計中發現的問題和案例分析，重點是規范經辦人行為，該做什么，不該做什么，嚴格了單位的支出管理。

（二）清理往來款項

首先要明確清理工作具體任務、清理時間節點，除了組織專業財務人員對下屬單位的賬務清理工作進行指導，還可以聘請會計師事務所協助清理。其次對各種往來款項進行分類，制定不同的處理辦法。一是屬于無法支付或是由于對方單位已不存在等特殊原因無法支付的應付賬款，按要求核銷賬務處理后，款項上繳財政。二是屬于向財政借款資金，沒有使用或無需再使用的，按規定應及時歸還上繳國庫。如果已經支出且支出合理的，建議單位向財政部門申請列為財政撥款，經批準后，單位調賬列為收入處理。三是屬于單位職工個人欠款，如處室購置工具書，書店無法刷公務卡，經辦人辦理借款的，此類欠款應要求當事人在規定期限內歸還，期限內不歸還的，應停止對該處室或個人再次辦理借款，并將催還欠款通知書抄送分管領導。四是對于一些賬齡較長、憑證賬簿遺失，無法查明原因的呆賬，可聘請會計師事務所協助清查，根據相關的經濟鑒證證明和審計報告作出資產盤盈盤虧處理。

（三）推進信息化建設

1.建立內部控制系統。受傳統體制等多種因素的影響，行政單位內部控制系統不健全，在一定程度上影響財務管理的水平。內部控制系統是將信息化建設與內部控制制度相結合，通過內部控制信息化，優化財務管理流程，減少人為操縱因素，有效防范業務風險。內部控制系統建設需要對各個信息系統進行資源整合，建立一體化系統，實現信息共享。內控控制系統建設可以從一開始的局部零散的內部控制，發展成為整體系統的內部控制，也可以從一開始的單純的會計控制系統，發展成為全面的全員控制系統，內部控制系統是一個循環往復、不斷優化完善的過程。

2.信息化促進財務管理工作的案例分析。結合筆者所在單位的內部控制信息系統建設情況進行分析，一是在建立內部控制系統過程中，通過系統將經費預算、經費支出、風險控制三者結合起來，實現支出實時動態監管，從經辦人在填寫報銷單時就開始預算控制、標準控制。沒有預算或者預算超支等情況將無法通過系統審核，真正實現了經費的事前控制。二是在系統設計時，根據崗位設置不相容崗位相分離，明確各個崗位的職責范圍，并將內部審批權限在系統上備注，使得業務審批更加規范化、報銷流程更趨標準化。三是系統設置自動提示功能，報銷經辦人在填寫報銷單時，將報銷內容所需材料提示報銷經辦人，并設置培訓超標準、會議是否定點、接待有無公函等功能提示，實現系統的監控預警（如圖1）。四是添加電子票據管理模塊，報銷人以電子發票報銷的，需把電子發票代碼和發票號碼、金額等信息錄入系統，進行查重，如果重復填列將無法保存報銷單，以防止出現電子發票重復報銷的現象。在信息化模式下的財務管理，崗位職責清晰，部門權限明確，業務處理高效，過程信息透明可查。