文書檔案管理的改進措施

文/隋笑林

文書，本文主要討論公務文書，主要是指機關在公務活動中形成或使用的具有特定格式的文書，如：請示、批復、報告、通知等。在以往的文書檔案管理中，主要采用的是紙質(zhì)檔案管理方式，但當今社會科技不斷進步，各類技術革新為紙質(zhì)文書管理模式提供了更多的可能性。在這樣的背景下，各單位紛紛開展了紙質(zhì)文書檔案管理工作的改革，但因為缺乏相關的經(jīng)驗，所以改革效果并不是很理想，新的文書檔案管理模式還在探究過程中。本文將就目前文書檔案管理工作中存在的不足進行分析，以期能找到更佳的管理工作模式。

文書檔案管理中存在的不足

文書工作與檔案工作銜接不順暢

文書檔案管理工作是一個整體，但在整體之下，文書工作與檔案工作是分開的。文書工作與檔案工作之間有著密不可分的聯(lián)系，但又是獨立存在的個體，因此在開展這兩項工作的過程中，既需要注重整體，同時也需要尊重個體。就文書工作和檔案工作的落實現(xiàn)狀進行分析可以看出，大部分單位在兩項工作獨立開展中取得了一定的成效，但在兩項工作銜接中存在問題。文書工作人員的檔案管理意識淡薄，而檔案管理人員則對文書工作不夠了解，在這樣的情況下，就導致了兩項工作的銜接不順暢，文書檔案管理工作的整體落實效果受到了影響。

各部門的配合不到位

文書檔案管理工作涉及到的內(nèi)容廣、部門多，因此需要單位各部門密切配合，才能保證工作的順利落實。但在實際操作過程中，有些部門缺乏配合意識，有些部門不愿意配合，在各部門配合不力的情況下，文書檔案管理人員收集資料的難度增加，很多機密的資料無法收集齊全，不完整的文書檔案資料，限制了文書檔案價值的發(fā)揮。同時在各部門配合不力的情況下，文書檔案管理人員的工作積極性會受到打擊，從而影響這一管理工作的開展。

文書檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

文書檔案管理工作開展的質(zhì)量與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關系。對各單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)進行評價發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)人才，而是從其他崗位臨時抽調(diào)出來的，對文書檔案管理工作認識淺顯、知識體系不完備，極大程度地束縛了文書檔案管理工作的開展和創(chuàng)新。

改進文書檔案管理工作的措施

對文書工作和檔案工作銜接進行規(guī)范

在文書檔案管理工作中，文書工作屬于基礎性工作，文書工作的主要職責是收集文書資料，做好文書資料的立卷歸檔工作。在此工作完成之后，檔案管理人員才能從事具體的管理工作。因此，在文書工作開展中，各單位應給予這一工作更多的關注和支持，文書工作人員在實際工作中，應對文書資料的紙張、文字格式等進行要求，在收發(fā)文件的時候，必須要做好登記工作，若是發(fā)現(xiàn)文件缺失，則應及時查找。在對領導的講話、外出開會的記錄等賬外資料進行整理過程中，必須要及時收集處理，確保文件材料的完整。做好文書工作，可以為檔案工作做好鋪墊，兩者的有效銜接，對文書檔案管理工作效率的提升有著積極的作用。

增強各部門的配合意識

在文書檔案工作開展中，資料的收集是非常關鍵的，因此文書檔案管理人員應多與各部門交流，多了解各部門的工作，及時掌握最新的資料。同時為了增強各部門的配合意識，單位應對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳，對各部門的配合職責進行明確，以此來促使各部門能夠配合文書檔案管理人員的工作。另外，在各部門開辦各項活動的時候，文書檔案管理人員應積極參與其中，整理單位在活動中形成的反映細節(jié)的檔案資料，篩選研究、綜合分析、認真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源。

對文書檔案管理人員進行培訓

文書檔案管理工作的執(zhí)行離不開相關的工作人員，因此在落實這一工作的過程中提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)尤為重要。單位應聘請此方面的專家為工作人員講解最新的文書檔案管理技術、管理要點等，以此來增加文書檔案管理人員的知識儲備，提升其專業(yè)技能，促使工作人員能夠更好地完成工作。

綜上所述，在文書檔案管理工作中，面對切實存在的問題，我們應及時地進行分析、予以解決，應跟隨時代的步伐創(chuàng)新文書檔案管理工作，確保文書檔案管理工作能夠與時俱進，為單位提供更加可靠的歷史資訊。