檔案管理的規范化思路

文 /張 穎

檔案，歷史的痕跡，在人類歷史發展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個家族、一個單位，檔案都是不可忽視的部分。時至今日，檔案管理工作已然是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據，檔案管理的重要性不言而喻。

然而，許多單位在實際工作中對檔案管理工作不夠重視，缺乏對檔案的規范化管理，使得檔案管理的作用得不到充分發揮。那么，如何有效地推進檔案的規范化管理呢？有的認為要切實加強對檔案工作的領導，有的認為要實行檔案法制化，有的認為要將檔案管理工作納入部門、個人年終成績考核，各有千秋但又流于片面。作者結合自己的工作實踐，認為要有效地推進檔案規范化管理，必須從以下幾個方面入手。

對檔案管理制度進行完善

任何工作的開展，制度是關鍵，制度的完善可以為工作的落實提供強有力的支撐。因此，在規范檔案管理工作過程中，必須從完善檔案管理制度入手，對檔案管理的職責、具體流程、管理標準等進行量化確定。同時，基于新形勢下的檔案種類不斷增多，檔案管理理念也在不斷地更新，在制度完善中，還需要充分考慮這些方面的因素，不斷地進行制度的創新和更改，以此確保檔案管理制度能夠符合實際，能夠為檔案管理人員落實工作提供具體的參考依據。

制訂檔案管理方案

當前，隨著信息技術應用的日益廣泛，檔案管理工作已經步入信息化時代。在此時代背景下，一些傳統的檔案管理方式將被逐步淘汰，新時期的檔案管理需要不斷地創新發展，形成新的管理方案。在檔案管理方案制定過程中，工作人員必須要將新時期的檔案管理要求和現階段的檔案管理實際情況融合起來，總結出當前檔案管理工作的特點，在此基礎上，確定檔案管理工作的階段性目標。這樣一來，制定出的檔案管理方案才是有價值的，檔案管理的有效性才能充分體現出來。

采用信息化管理方法

在信息化時代，數字化的工作方式為我們提高了管理效率。因此，信息化的檔案管理工作方式將逐步替代傳統模式。開展檔案管理工作的各單位，應構建檔案信息數據庫，在此數據庫中，將所有的檔案資料集中起來，進行分類的存儲，以方便今后的查詢。過去的檔案管理主要是紙質檔案管理，紙質檔案在存儲方面要求較多，不僅需要寬敞的空間，同時需要保證內部環境的適宜，一旦保存不當，檔案就容易被損壞。因此，采用電子化管理方式以后，不僅存儲方便，而且節約空間，但需要注意網絡安全。

開放檔案信息利用

檔案資料有著較高的利用價值，對其進行合理的利用，可以將其作用最大化地發揮出來，因此開放檔案信息利用思路是非常重要的。在檔案管理工作實踐中，應創新檔案資料利用的思路，創新現代化的檔案服務方式，使得檔案管理工作取得更好的效果。例如，在檔案信息快速增長的情況下，面對數量繁多的信息，檔案管理部門應采用橫向聯合、信息資料共享的方式來進行檔案信息利用，以此來實現檔案信息作用最大化的目標，實現檔案管理的規范化開展。

通過上述分析可以看出，在檔案管理工作開展中，社會對檔案管理的要求是在不斷提高的，相對于傳統的檔案管理工作有著更好的發展機遇，同時也面臨著更大的挑戰。因此，在新形勢下，檔案管理部門應深入分析、總結社會對檔案管理的期許，并以此為基礎，對檔案管理規范化工作進行創新，從檔案制度完善、檔案管理方案重新制定、采用信息化的管理方法以及開放檔案管理信息利用思路等方面入手，更好地促進檔案管理工作規范化。