人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及完善思路

文/渭南師范學(xué)院 許秀

人事檔案管理就是對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。因此，人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有一定的影響，企業(yè)要重視人事檔案管理工作，切實(shí)做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理體制不完善。時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)的規(guī)模發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。傳統(tǒng)的管理體制形式單一，靈活度低，不能有效開展檔案管理工作。比如出現(xiàn)人事檔案制度的改革時(shí)，其人事檔案制度和體系也會(huì)隨之發(fā)生變化，導(dǎo)致相關(guān)的工作人員發(fā)生變動(dòng)，產(chǎn)生新的人事檔案管理人員。但是大部分新的人事檔案管理人員不具備專業(yè)知識(shí)和技能，更沒有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，無法達(dá)到管理工作的要求，進(jìn)行檔案管理工作容易發(fā)生錯(cuò)誤，不能有效開展檔案管理工作。其次，人事檔案管理體制力度不夠，沒有建立完整的學(xué)籍檔案或者相關(guān)資料體系，不能及時(shí)有效地登記個(gè)人資料和檔案，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔和死檔的情況。

（二）缺乏專業(yè)管理人員。當(dāng)前人事檔案管理工作崗位上嚴(yán)重缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才，面臨人才缺乏的問題和挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，大部分人事檔案管理工作人員是兼職，或者從各個(gè)部門調(diào)動(dòng)人員來完成檔案管理工作，開展檔案管理工作的專業(yè)性不夠強(qiáng)。當(dāng)檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要完成大量的交接工作，導(dǎo)致工作的進(jìn)度受到一定的阻礙，大大降低工作效率，而且進(jìn)行交接工作過程中容易發(fā)生信息的泄露和丟失。再者，人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力低下，不能滿足管理工作的要求和需求，無法提高人事檔案管理水平。

（三）信息數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性。人事檔案管理的信息數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性，出現(xiàn)嚴(yán)重信息遺漏和虛假的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)無法根據(jù)人事檔案資料作出正確的決策。人事檔案管理工作人員在工作期間很是松懈、懶散，沒有認(rèn)真對(duì)待工作，為了應(yīng)付檢查隨便做做樣子，只是簡單地將一些基本信息錄入，導(dǎo)致人事檔案信息和資料不完整，而且完成信息錄入工作后，沒有對(duì)信息進(jìn)行仔細(xì)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匦?duì)和檢查，不能進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的補(bǔ)充和修改，造成信息錯(cuò)誤和失真的情況出現(xiàn)。而且還經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息涂改的現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部的有些工作人員為了得到晉升機(jī)會(huì)或者其他原因，采用非法手段，賄賂并收買人事檔案管理工作人員，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和涂改，導(dǎo)致無法保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

二、應(yīng)對(duì)人事檔案管理挑戰(zhàn)的完善思路

（一）健全管理體制，系統(tǒng)管理人事檔案。為了有效開展人事檔案管理工作，提高管理工作效率和水平，企業(yè)應(yīng)該合理地根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、時(shí)代背景以及管理工作中的不足進(jìn)行管理體制的改革，以健全管理體制，更加系統(tǒng)地管理人事檔案。人事檔案管理體制中要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理工作的重視，合理分配管理人員的工作內(nèi)容，對(duì)一系列的檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合，有利于系統(tǒng)地管理檔案資料。人事檔案管理體制要加強(qiáng)靈活度和規(guī)范性，充分發(fā)揮體制的優(yōu)勢(shì)，保證檔案管理工作有序進(jìn)行。人事檔案管理體制中還可以增加相應(yīng)懲罰制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，有效提高工作效率。除此之外，還要制定并完善相關(guān)的人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，以加強(qiáng)管理工作的準(zhǔn)確性和嚴(yán)格性。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)和訓(xùn)練。人事檔案管理工作人員沒有接受專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不具備專業(yè)的檔案管理能力，其綜合素質(zhì)和專業(yè)水平比較低下，因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)和訓(xùn)練。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)不僅需要對(duì)檔案管理工作人員開展檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，比如檔案整理、歸類等方面的培訓(xùn)，有效提高工作人員的專業(yè)水平，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作的相關(guān)培訓(xùn)，讓工作人員掌握檔案信息收集、整理的技能，增強(qiáng)工作人員對(duì)人事檔案的管理能力。企業(yè)還可以建設(shè)一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，培養(yǎng)一批全面的、專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)他們定期開展檔案管理的學(xué)習(xí)和考核，以滿足人事檔案管理工作的需求。

（三）做好信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督工作，保證真實(shí)性。針對(duì)當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性的情況，企業(yè)應(yīng)該建立相關(guān)的檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，做好信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督工作，保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)能督促工作人員應(yīng)認(rèn)真地開展工作，降低工作人員的松懈性，加強(qiáng)信息記錄的完整性，促使工作人員及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況將個(gè)人的資料和信息如實(shí)地記錄，減少對(duì)檔案信息發(fā)生涂改的現(xiàn)象，杜絕棄檔、死檔情況的出現(xiàn)。開展檔案管理的監(jiān)督工作，能有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行校對(duì)，及時(shí)修改和糾正錯(cuò)誤，保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。企業(yè)還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將信息數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的安全性，并有效地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的核實(shí)和認(rèn)證，加強(qiáng)檔案管理信息的嚴(yán)格性和可靠性。