大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究

戴麗紅

[摘 要]隨著大數據時代的到來，將大數據技術運用到事業單位的檔案管理工作是現代化事業單位管理改革的必然發展趨勢，能夠實現對傳統檔案管理工作的優化與整合，促進事業單位檔案管理模式的不斷創新與發展。本文立足于當前事業單位檔案管理的現狀及面臨的困境，結合大數據技術的特點，對如何將其應用在檔案管理具體工作中進行了探討。

[關鍵詞]大數據技術；事業單位；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.086

[中圖分類號]D630.1；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-0-02

隨著互聯網技術的飛速發展，信息全球化趨勢已悄然到來。人們的工作和生活方式發生了巨大的改變，事業單位檔案管理工作迎來了新的發展機遇與挑戰。從我國事業單位檔案管理的現狀來看，受大數據的影響，我國事業單位檔案管理逐漸朝著信息化的方向發展，并在實踐中取得了一定的發展成果，提高了檔案管理質量與管理效率，促進了我國事業單位檔案管理快速發展。

1 大數據時代檔案管理面臨的挑戰

1.1 大數據為傳統的檔案管理理念及流程帶來了極大的挑戰

從我國事業單位檔案管理模式來看，普遍運用傳統的檔案管理模式，該模式下的檔案管理理念與現代化思想之間具有較大的差距。在傳統理念下的檔案管理工作是由檔案管理人直接對檔案資料進行整理分類，并做好相應的標記，為后期查詢工作提供便利。隨著大數據時代的到來，在現代化信息理念的影響下，產生了大量的數據信息，增加了傳統檔案管理的信息量，并存在檔案信息交叉現象，運用傳統檔案管理理念、管理流程已無法迎合現代化檔案管理的需求，導致現代化事業單位檔案管理工作無法順利開展。

1.2 大數據為檔案保存方法提出了新的標準與要求

從目前數據信息的管理方式來看，受現代化信息技術的影響，電子信息記錄與儲存方式已經代替傳統的紙質檔案管理方式，實現對文字信息、圖片信息、音像信息的數字化儲存與管理。通過運用電子信息儲存方式能夠優化傳統檔案管理模式，實現檔案信息的多元化儲存，為檔案管理工作帶來極大的便利，使檔案儲存、查詢工作能夠順利開展，有效節約了儲存時間、提取時間。

1.3 大數據對檔案管理人員業務素質提出了更高的要求與標準

大數據技術需要運用計算機技術、移動通信技術等現代化信息技術開展相應的信息操作工作，整個操作過程具有較高的復雜性、系統性、交叉性與互補性，檔案管理人員在管理過程中一旦出現一點失誤，均會對檔案信息管理工作帶來極大的負面影響。為確保大數據時代事業單位檔案管理工作能夠順利開展，需要不斷提高檔案管理人員的專業技能，提高檔案管理人員的業務素養，使檔案管理人員能夠正確使用大數據操作技術，確保檔案管理的質量與效率。

2 事業單位檔案管理當前面臨的困境

2.1 檔案信息資源開發缺乏合理性

從我國現階段事業單位檔案管理的情況來看，大數據技術并沒有很好地應用在檔案管理工作中，檔案管理信息化發展得不全面，特別是在檔案信息資源開發與利用環節，尚且存在諸多不合理的現象。從國家檔案資源管理角度分析，沒有實現檔案管理的信息化，將會對大數據時代的檔案管理模式帶來不利影響，無法實檔案管理的全面化、系統化、一體化，進而會影響檔案管理的可持續發展。在事業單位發展的過程中，檔案管理對其發展具有直接影響，不利于對檔案信息進行合理開發、科學利用。相關研究顯示，將大數據技術應用在檔案管理工作中，能夠實現檔案管理的現代化、信息化與一體化，全面整合檔案管理的各項信息與資源，實現事業單位檔案資源共享，優化國家體制配置，為檔案管理工作提供一個良好的發展空間與應用平臺，實現檔案管理的精細化、科學化與合理化，簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理工作的質量與工作效率。

2.2 檔案信息內容管理缺乏安全措施

從我國事業單位檔案管理的實際情況來看，檔案管理具有極強的私密性，涉及眾多社會公民的個人隱私，然而檔案管理人員在開展檔案管理工作時并沒有重視檔案信息的私密性，導致檔案信息的私密性較差，為檔案信息管理工作埋下了嚴重的安全隱患。尤其是檔案信息涉及諸多重要的內容，需要管理人員對其進行嚴格保密，不可出現信息外漏的現象。國家事業單位員工對國家建設與發展具有積極的促進作用，個人信息泄露將直接威脅事業單位員工的人身安全、財產安全。為此，國家事業單位在開展檔案信息管理工作時，應重視信息內容管理，落實各項安全管理工作。

然而，我國事業單位在開展檔案管理工作時，并沒有全面落實安全管理職責，對信息管理不夠重視。尤其是在紙質答案轉化成電子檔案的過程中，受諸多外界因素的影響，導致檔案缺失，影響檔案信息的完整性與安全性。此外，電子信息主要利用計算機系統開展管理工作，一旦開展檔案管理的計算機遭受黑客入侵，將會出現電子檔案信息泄露等現象。

3 大數據技術在事業單位檔案管理中的應用

3.1 注重信息化管理理念與傳統管理理念的結合

為積極應對大數據時代為事業單位檔案管理帶來的機遇與挑戰，實現檔案管理工作的現代化、信息化與一體化，圖書館首先需要從管理理念與管理方法入手，將信息化管理理念與傳統管理理念結合起來，使事業單位檔案管理人員的思想能夠協調統一，緊跟時代發展潮流，樹立長遠發展眼光，提供多種途徑提升檔案管理的質量與管理效率。

從我國事業單位檔案管理的實際情況來看，受我國傳統檔案管理理念的影響深遠，盡管傳統檔案管理方式在實際應用中具有一定的優勢，但是該管理方式與現代化社會發展之間有出入，無法實現對檔案信息的快速管理與整合，信息化進程相對比較緩慢。為此，事業單位在開展檔案管理工作時，應從檔案管理信息化的目的入手，注重結合傳統管理理念與現代信息化管理理念，充分發揮傳統檔案管理和現代信息化檔案管理的優勢，不斷提高檔案管理的質量與效率。事業單位首先應做好員工的培訓工作，定期對事業單位檔案管理人員開展相關培訓，使檔案管理人員能夠正確使用信息化硬件設備及軟件技術，根據實際情況選用合理的信息化管理技術，使傳統管理與先進管理能夠協調統一。例如，我國很多圖書館的管理就是傳統檔案管理理念和現代管理理念的結合，當人們想要到圖書館找一本書時，可以先到圖書館的電腦上查看這本書的具體位置，然后再根據閱覽室里書架上的標簽進行查找，這樣不僅節省了時間，也提高了效率。

3.2 落實檔案信息資源安全管理工作

事業單位在開展檔案管理工作時需要提高對檔案信息資源安全管理的重視，落實各項安全管理工作。在大數據時代，我國事業單位的檔案管理工作不斷得到完善與整合，實現紙質檔案向電子檔案的有機轉化，增強了檔案館的全面性、統一性與協調性。為此，事業單位在開展信息化檔案管理工作之前，首先應做好紙質檔案的管理工作，防止紙質檔案丟失，并對紙質檔案進行加密處理，提高紙質檔案的私密性。其次，檔案管理人員在開展信息錄入工作時，應嚴格按照紙質檔案中的各項內容，準確無誤地將檔案信息填到信息檔案中，實現紙質檔案到電子檔案的真實轉化，提高電子檔案信息的準確性、可靠性與真實性，防止信息錄入錯誤給后期管理與使用工作帶來不必要的困難。再次，檔案管理人員在完成檔案錄入工作之后，應嚴格落實紙質檔案管理工作，不可將紙質檔案隨意丟棄，為后期檔案管理、檔案使用提供可靠的理論依據。最后，檔案管理人員應提高對電子檔案管理工作的重視，在計算機系統中安裝具有可靠性、安全性的安保設備，及時對破壞電子檔案系統的信息進行抵御與處理，提高電子檔案信息的安全性與可靠性，防止電子檔案信息出現泄露現象。

3.3 深入挖掘檔案信息的各項資源

為加大電子檔案信息的開發力度，提高信息技術在事業單位檔案管理中的應用率，需要深入挖掘檔案信息中的各項資源，提高檔案信息的利用率和檔案信息管理質量，不斷完善電子檔案管理體系。從電子信息技術在檔案管理中的實際應用來看，信息化的檔案管理模式比傳統檔案管理模式更加快捷、簡單，能夠在較短的時間內完成檔案錄入、分類、管理、查詢和運用等工作，極大地提高了檔案管理的效率與管理質量，充分開發檔案資源，防止檔案信息浪費。例如，在寫一篇文章時，只要在網上輸入這篇文章的關鍵詞，那么和關鍵詞有關的文字記錄都可以在網上找到，然后可以根據自己的需要進行挑選。但是如果只是查找紙質資料，那就會加大工作量，畢竟在看紙質資料時需要逐字逐句進行瀏覽，從而會看到大量的無用信息，降低了尋找信息的效率。

與此同時，檔案管理信息化能夠豐富檔案信管理模式，將文字信息、圖像信息、聲音信息、動畫信息等多種信息方式結合在一起，優化檔案管理方法，使檔案信息具有完整性、一體性與系統性。

4 結 語

大數據有效推動了我國事業單位檔案管理的信息化、現代化與一體化，優化了檔案管理方式，提高了我國事業單位檔案管理的質量與效率，使我國事業單位檔案管理工作能夠緊跟時代發展的潮流，在最大程度上能夠滿足現代化檔案管理的各項需求。

主要參考文獻

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