Excel

張甫英

摘 要：在系統(tǒng)而煩瑣的資助工作中，科學(xué)使用Excel，找到做好資助工作的捷徑，使資助工作以直觀的方式展現(xiàn)出來，將資助系統(tǒng)數(shù)據(jù)紙質(zhì)化、檔案化。

關(guān)鍵詞：資助 表格 檔案管理 便捷

中職助學(xué)政策是國家發(fā)展職業(yè)教育，促進(jìn)教育公平和勞動(dòng)者素質(zhì)提高的一項(xiàng)重要舉措。中職助學(xué)既是國計(jì)，更是民生，事關(guān)每一位中職學(xué)生的切身利益，因此工作要求高，容不得半點(diǎn)馬虎。

作為一名普通的計(jì)算機(jī)專業(yè)課教師，我從2013年開始，接受了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安排，從事學(xué)生資助系統(tǒng)信息上報(bào)的工作。初步接觸資助工作，感覺此項(xiàng)工作繁雜而瑣碎，工作量特別大，忙而無序，忙而無果，因?yàn)槌送瓿少Y助系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)上報(bào)外，還要?dú)w類整理大量的檔案信息，并且隨時(shí)接受市、縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的督促檢查，每一次都做得苦不堪言，身心疲憊。于是我總想：能不能每次不這么疲于應(yīng)付檢查，能不能找到一條簡(jiǎn)單高效的捷徑完成學(xué)生資助工作，并且能讓所有數(shù)據(jù)直觀地表現(xiàn)出來，讓人一目了然。

帶著這種想法，趁著在“學(xué)生資助規(guī)范化管理”年中對(duì)學(xué)生資助檔案的規(guī)范化要求的東風(fēng)，我仔細(xì)分析了學(xué)生資助檔案的要求和數(shù)據(jù)，認(rèn)為這實(shí)質(zhì)上是一個(gè)將資助系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)紙質(zhì)化的過程，只要將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出并生成每月考勤、擬公示、公示、明細(xì)和匯總表冊(cè)文件，再按照學(xué)生申請(qǐng)及個(gè)人材料、受助情況（從考勤到公示，形成明細(xì)和匯總）、資金發(fā)放、數(shù)據(jù)核查、建檔立卡、感恩教育和綜合類（上級(jí)下達(dá)各類文件精神）的順序分七個(gè)板塊組織學(xué)生資助檔案，就形成了一學(xué)期的學(xué)生資助檔案歸檔文件目錄。

思路有了，可是這七個(gè)板塊中的內(nèi)容有些是現(xiàn)成的，而更多的是需要重新生成，比如一學(xué)期的受助情況中擬公示、公示、明細(xì)和匯總表，這是資助檔案整理中最難的部分。學(xué)生資助檔案中的擬公示內(nèi)容包括序號(hào)、姓名、性別、班級(jí)、受助標(biāo)準(zhǔn)、是否建檔立卡貧困戶、備注；公示內(nèi)容包括序號(hào)、姓名、民族、性別、學(xué)段年級(jí)、家庭住址（鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)）、家長(zhǎng)姓名、資助標(biāo)準(zhǔn)、是否建檔立卡；明細(xì)表內(nèi)容包括序號(hào)、姓名、民族、性別、身份證號(hào)碼、學(xué)段年級(jí)、家庭住址、家長(zhǎng)姓名、聯(lián)系電話、銀行卡號(hào)、備注；匯總表內(nèi)容包括姓名、性別、民族、出生年月、戶籍所在地、身份證號(hào)碼、資助金額、中職學(xué)生資助卡號(hào)碼、離校時(shí)間、類別填“1”（東部、中部、西部）、簽字、學(xué)生電話。四個(gè)表中的信息有許多重復(fù)的選項(xiàng)，比如學(xué)生的年級(jí)、班級(jí)、姓名、性別、民族、身份證號(hào)碼、家庭住址、家長(zhǎng)姓名、聯(lián)系電話、中職學(xué)生資助卡號(hào)碼等。

按照資助管理工作的規(guī)定，助學(xué)金的發(fā)放必須嚴(yán)格以考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，資助系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)必須與考勤系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致。對(duì)照考勤數(shù)據(jù)，完成資助系統(tǒng)每月的數(shù)據(jù)上報(bào)。可是考勤系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都是按月份上報(bào)的，如果能將每個(gè)月的考勤信息與學(xué)生的基本信息結(jié)合起來，那么一學(xué)期的資助情況信息就用一張表格自然生成，以前繁瑣而毫無頭緒的工作就變得有條理而簡(jiǎn)潔了。如以2017年秋季學(xué)期資助情況建立表格。表格的標(biāo)題包含免學(xué)費(fèi)金額、助學(xué)金金額、1月考勤、12月考勤、11月考勤、10月考勤、9月考勤、年級(jí)、班級(jí)、姓名、性別、民族、身份證號(hào)碼、家庭住址、家長(zhǎng)姓名、家長(zhǎng)聯(lián)系電話、學(xué)生聯(lián)系電話、是否建檔立卡、學(xué)生資助卡號(hào)。表格中免學(xué)費(fèi)金額、助學(xué)金金額由每個(gè)月考勤的和再乘以月資助標(biāo)準(zhǔn)200元得到，其他各項(xiàng)信息除學(xué)生資助卡號(hào)項(xiàng)外均由考勤系統(tǒng)提供。

通過此表可以直觀地快速了解并生成學(xué)生資助情況中的各類表冊(cè)文件，解決了資助檔案整理中混亂而低效的難題，具體操作如下：

1、生成每學(xué)期每月的擬公示、公示表冊(cè)文件。

在上表中，利用Excel的“數(shù)據(jù)篩選”篩選9月考勤，然后將姓名、性別、班級(jí)、建檔立卡貧困戶四項(xiàng)復(fù)制粘貼到一張Excel工作表，就可以生成擬公示表；再將姓名、民族、性別、年級(jí)、家庭住址、家長(zhǎng)姓名、建檔立卡貧困戶七項(xiàng)復(fù)制到另一張Excel工作表中就可以生成公示表。

2、生成每月流失學(xué)生的離校時(shí)間。

在上表中增加一列“離校時(shí)間”，利用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能，篩選9月考勤為“1”，10月考勤為“空白”的記錄，則這些學(xué)生即為10月份離校的，則在“離校時(shí)間”這列上填上10月離校；篩選10月考勤為“1”，11月考勤為“空白”的記錄，則這些學(xué)生即為11月份離校的，則在“離校時(shí)間”這列上填上11月離校；以此類推，完成該學(xué)期12月、1月的學(xué)生的流失情況登記。

3、統(tǒng)計(jì)每月增加學(xué)生的信息

如果每月的擬公示、公示名單都一一打印的話，造成紙張、打印機(jī)墨粉等耗材的極大浪費(fèi)。如果每學(xué)期第一個(gè)月學(xué)生資助信息全公示，從第二個(gè)月起到學(xué)期末只公示增加的學(xué)生信息或流失的學(xué)生信息，那不但節(jié)約了辦公資源，還大大減輕了無為的工作量。如在上表中增加一列“到校時(shí)間”，用Excel的篩選功能篩選10月考勤為“1”，9月考勤為“空白”的記錄，則這些學(xué)生即為10月增加，在“到校時(shí)間”列上填上10月增加；篩選11月考勤為“1”，10月考勤為“空白”的記錄，則在“到校時(shí)間”列上填上11月增加。按規(guī)定秋季學(xué)期學(xué)籍系統(tǒng)的關(guān)閉在11月20日后，所以12月、1月無增加學(xué)生。

4、生成每學(xué)期資助的明細(xì)和匯總表表冊(cè)文件。

5、生成助學(xué)金發(fā)放表冊(cè)文件。

上述4和5的操作均用Excel的復(fù)制、粘貼操作將表中相關(guān)選項(xiàng)復(fù)制到新工作表即可完成，在此不再贅述。

有了該表，能直觀地了解一學(xué)期來學(xué)生的資助情況，比如助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)受助資金總額，學(xué)生每個(gè)月的增加、流失情況，助學(xué)金的發(fā)放表格上報(bào)等，將資助工作直觀地展現(xiàn)出來，達(dá)到了“化繁為簡(jiǎn)，化難為易”的效果。

通過該表的使用，我將學(xué)校從2007年到2017年來的資助檔案進(jìn)行了整理，分別建立了春季學(xué)期和秋季學(xué)期資助情況表共21個(gè)，掌握了11年來學(xué)校資助的明細(xì)材料，填補(bǔ)了我校11年來只有受助資金總額而沒有明細(xì)資料的空白。2017年，學(xué)校接受市縣資助管理中心領(lǐng)導(dǎo)組織的資助工作檢查，漢源縣職業(yè)高級(jí)中學(xué)獲得了滿分的驕人成績(jī)。

該Excel表格雖然很簡(jiǎn)單，但它卻是我做好資助工作的

法寶。