基于信息化背景的教育考試檔案管理工作探究

單超

摘 要：檔案管理工作是教育事業(yè)的重點工作之一。隨著時代的不斷前進，信息化的檔案管理模式一定會取代傳統(tǒng)的檔案管理模式，成為新的行業(yè)主流趨向。本文對此進行了討論與分析，希望對信息化背景之下的教育考試檔案的管理工作展開有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：信息化背景；教育考試檔案；工作管理；探究

近幾年來，隨著我國一部分學校的學籍變動頻繁，再加上受教育的人數(shù)不斷增加，給學校教育檔案的管理帶來了很大的難度。另一方面，大數(shù)字化時代已經(jīng)到來，傳統(tǒng)的檔案管理形式在實際操作的時候，存在著諸多的弊端，往往導致工作的效果并不理想，這是現(xiàn)階段我國學校教育檔案管理過程當中的重點問題之一。

一、高校教育考試檔案在管理過程中較為常見的問題

1. 高校教育檔案的材料難以收集

對于現(xiàn)階段的高校教育檔案管理工作來說，在實際工作展開的時候，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料難以收集的情況，由于學生較多，并且入學的時間又各不相同，導致在實際工作展開的時候，對于學生的檔案管理不可能做到高度統(tǒng)一，在對其進行管理的時候，檔案的材料通常會涉及很多的內(nèi)容，收集的時候不能百分百地保證檔案材料的準確性。

2. 檔案的管理在一定程度上滯后于信息化社會的發(fā)展

現(xiàn)階段，我國還有一部分學校采用傳統(tǒng)的檔案管理方式對教育檔案進行管理。隨著信息化時代的到來，檔案管理工作的效率應該有明顯的提升，但是由于很多學校的檔案管理形式并沒有積極有效地適應現(xiàn)階段的時代發(fā)展需求，從而在很大程度上導致無法適應現(xiàn)階段的社會發(fā)展。其滯后于信息化社會的進程主要體現(xiàn)為以下兩方面。

（1）規(guī)章制度的滯后

規(guī)章制度滯后主要表現(xiàn)在一部分高校的檔案管理制度較少，不能夠滿足學校檔案管理工作的實際運行需要，并且都是針對紙質(zhì)檔案管理來說的，對于現(xiàn)階段的信息化檔案管理并沒有實際意義。但是，我國還沒有頒布較為全面的信息化檔案管理的相關(guān)法案，這也就導致了檔案管理人員在展開工作的時候，并沒有較為具體的條例作為依據(jù)，從而導致教育檔案管理工作帶有一定的盲目性。

（2）檔案管理的手段較為落后

雖然我國教育部門已經(jīng)在各省實施了網(wǎng)上招生的信息化管理手段，但是在實際工作展開的時候，經(jīng)常會遇見一些突發(fā)的情況，從而導致新政策在運行的時候效果并不理想。對于現(xiàn)階段的高校教學來說，仍然處于手工管理或者是電腦單機管理階段，還沒有達到信息化管理的需求，并且很多學校的教育檔案較為繁雜，在進行人工整理的時候，經(jīng)常會出現(xiàn)差錯，并且工作量相對較大，往往會給相關(guān)的檔案管理工作人員造成很大的工作壓力。

二、信息化背景下高校教育考試檔案管理的幾點思考

1. 對相關(guān)的管理制度進行重新地制定以及修改

目前，我國檔案管理工作在實際展開的時候，往往還缺乏系統(tǒng)性，傳統(tǒng)的檔案管理制度很難適應現(xiàn)階段信息化社會的不斷發(fā)展，要對檔案管理工作的制度進行有針對性的修改或者重制，使其變得更加科學化、規(guī)范化。近幾年，我國已經(jīng)推出了一系列的新法規(guī)以及新制度，但是很多高校并沒有將其進行實際的落實，依然在很大程度上沿用著傳統(tǒng)的檔案管理的模式，導致工作展開的效果并不明顯。并且，針對現(xiàn)階段我國高校電子檔案流失的問題，我國相關(guān)管理部門已經(jīng)做出了明確的規(guī)定，并且推出了適用于信息化時代管理的相關(guān)制度條例，使得教育檔案的管理變得更加制度化以及高效化。

2. 加大對于教育檔案管理的宣傳力度

對于我國現(xiàn)階段的教育檔案管理工作來說，之所以工作質(zhì)量難以提高，其中一個重要的因素就是由于相關(guān)部門對于檔案管理工作的宣傳力度不夠，沒有使工作人員對其產(chǎn)生充分的重視，要有目的性地培養(yǎng)工作人員對檔案管理工作的重視程度，從而在源頭上解決檔案管理的規(guī)范化問題。

3. 加強檔案部門與學校其他相關(guān)部門的合作以及融合，充分地利用校園資源

為了提升學校的整體運轉(zhuǎn)質(zhì)量，對檔案管理工作應該給予充分的重視，學校的檔案管理工作應該提供館藏資源的網(wǎng)上檢索，圖書館方面應該有這樣的技術(shù)與設備對其進行支持，學校部門應該與檔案管理部門建立合作的關(guān)系，這樣可以避免學校教育檔案的重復建設，同時還加強了維護方面的建立以及部門之間的合作關(guān)系，對今后的工作展開有很大的幫助。

參考文獻：

王軍芬，周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國成人教育，2009（7）：65-66.