質量管理的最基礎工具

趙海峰

5S管理是來自日本的一種管理方法，目前已經越來越為大家所熟知，在工業(yè)企業(yè)和服務企業(yè)廣泛流行。截止目前，很少有其他管理方法能夠達到如此廣泛的應用。

但是，有很多人并沒有充分理解5S管理的本質，對5S的重要性和管理哲學也沒有多少理解和認識。本文將就5S管理的實質進行討論，以及探討由這個管理方法所引出的進一步思考。當我們從本質上了解5S管理之后，相信更多的企業(yè)和更多的人會更加愛上5S，更加明白5S之所以是質量管理的基礎方法，也可以進一步明確5S在管理學上的歷史地位。

5S管理的歷史地位

作為一種管理工具或者方法而言，筆者認為，5S管理足以堪稱應用最廣泛的偉大管理工具之一。如果要衡量一個管理工具的作用，我們可以從其應用的廣度和頻率指標來分析。5S管理作為一個管理工具，為現(xiàn)代企業(yè)廣泛采用。幾乎可以這樣說，如果一個企業(yè)連5S都沒有做，那么這個企業(yè)的管理水平可能存在很大的問題。因此，工業(yè)企業(yè)和服務企業(yè)推行5S管理，目前已經是非常普遍的做法。而且，管理水平如豐田這樣的公司，即使到了現(xiàn)在，也要每天做5S工作。可以這樣說，對于制造業(yè)企業(yè)而言，一個好的公司一定開展了5S方面的工作。但是如果沒有做5S的工作，這樣的公司很難說是一個擁有好的管理水平的公司。是否實施了5S，幾乎已經成為一個企業(yè)管理先進的必要條件。

做好5S管理是做好其他很多項管理工作的基礎，如TPM（全面生產維護）、TQM（全面質量管理）、JIT精益生產、安全管理等等，都要以5S管理作為重要的管理基礎。沒有有效的5S管理的實施，很多其他方面的管理工作也就失去了實施的基礎（見圖1）。

5S實施過程中的管理哲學

下面，我們從5S管理所包含的五個方面的基本內容（見圖2），來逐一闡釋在每一個步驟中所蘊含的管理思想，也從中了解5S管理的本質。

整理

最初很多日本企業(yè)的現(xiàn)場管理也是在一團亂麻的情況下展開的。而且，不管人們如何清理，過一段時間，現(xiàn)場又會變?yōu)橐粓F亂麻。這種剪不斷、理還亂的情況，觸動了現(xiàn)場管理人員的神經。他們腦洞大開，紛紛分析現(xiàn)場混亂的原因。最終找到的原因是，現(xiàn)場東西過多，不論人們怎么努力，現(xiàn)場的東西總會越來越多，所以也會越來越亂。因此，要想根本解決問題，就要不斷減少現(xiàn)場的東西，或者至少要做到現(xiàn)場的東西不會增多。要做到這一點，就要分析現(xiàn)場哪些東西是必要的，哪些東西是不必要，不必要的東西都不能放在現(xiàn)場。因此，解決現(xiàn)場混亂這個現(xiàn)象要解決的問題是，決定把哪些東西留在現(xiàn)場，把哪些東西清理出現(xiàn)場。這就是5S管理中的整理要做的事情。

整理過程的管理哲學

我們分析整理過程的管理，發(fā)現(xiàn)這里面臨的一個真正的管理道理是，任何問題出現(xiàn)之后，一定要找到問題的真因。現(xiàn)場混亂的真因，就是現(xiàn)場的東西太多了。解決的方法是，只能在現(xiàn)場保留必要的東西，而不是不斷地去打掃。因此，要做到這一點，就需要制定一個標準，只有符合標準的東西，才能留在現(xiàn)場。

到底什么東西才可以留在現(xiàn)場？答案是，現(xiàn)場工作中必要的東西。人們常常認為，現(xiàn)場任何東西都是必要的，尤其對于中國人。簡樸持家是中華民族的美德，很多人尤其是年齡大一些的人，根本舍不得扔一件東西。雖然人們都認為有必要該舍就舍，但到真的要扔的時候還是萬般不舍。在現(xiàn)場管理的整理過程中，要做到舍也著實不易。

5S管理的整理，是制定一個標準來區(qū)分物品是否有必要留在現(xiàn)場。那么，以什么標準為好？以物品的價值為標準嗎？顯然這是收藏的標準，而不是符合工作的標準。5S認為，應該按照物品使用的頻率，也就是物品的使用價值來確定存放現(xiàn)場的東西。每天都用的，放在操作臺或者桌子上；每周都用到的，可以放在現(xiàn)場的抽屜里面；每月用一次的，可以放在柜子里面。

整理過程在實際操作中，首先要突破人的心理障礙，包括生活習慣的認知和文化歷史的障礙。比如，中國人有句俗話“破家值萬貫”，其一是指家里過日子久了就會積攢很多的東西，其二是指買到這些東西實際上是要花掉不少錢的。在現(xiàn)場的整理過程中，只有突破如上所述這一類的心理障礙，才能進一步實施執(zhí)行。

整頓

整理之后，人們發(fā)現(xiàn)找到應有的東西還是比較麻煩。比如，從一堆工具中找到一把鉗子還是要尋找很長時間。如圖3就是沒有整理過的工具，在這樣紛亂的工具里找到需要的工具要浪費大量時間。如果人們的現(xiàn)場時間用在找工具上面，豈不是很大的浪費？因此，整頓就要讓人們快速找到東西。各種整頓方法，如形跡化、可視化，都可以做到“一眼就能夠了解現(xiàn)場的東西，一下子就能夠找到要查找的東西”這樣的效果。經過整頓之后（見圖4），員工很容易就能找到所需要的東西。

整頓需要達到的現(xiàn)場特點是“一下子就能夠找到所需要的東西”。通過整頓，降低了現(xiàn)場員工不必要的查找時間，提高員工的有效工作時間（見圖5）。

整頓的管理哲學

整頓真正的本質是解決現(xiàn)場的時間效率問題。在一天工作八個小時的范圍之內，有些工作是增值的工作，有些工作不是增值的工作。如查找、盤點、檢查、檢驗、等待等這些工作或事務都是非增值的事務，對于企業(yè)而言，這一類的事務越少越好。通過整頓之后，檢查和查找的時間會大大減少。衡量整頓是否到位的標準之一就是“三十秒內找到必須的東西”，減少或者消除了檢查的時間。

整頓的作用不僅僅是找東西，更重要的是提高工作效率，使原來短時間不可能完成的工作，能夠在極短的時間內完成，同時也為檢查、安全管理等打下良好基礎。

清掃

上述的整理、整頓，會讓現(xiàn)場總是處在一個動態(tài)的工作條件下。因此，難免會產生揚塵、積灰、漏油等現(xiàn)象。此時，不斷實時的現(xiàn)場清掃就非常重要。5S現(xiàn)場的清掃，不僅是表面揚塵、積灰、漏油的清掃，更重要的是必須要做到源頭的清理，即必須要分析揚塵、積灰、漏油產生的主要原因。如何分析問題的真因？企業(yè)不可能要求所有的員工尤其是文化知識水平較低的員工都掌握到非常高超的問題分析技巧，5S管理融合了一種徹底分析問題的方法，就是“五個為什么”。員工在現(xiàn)場遇到問題，凡事都要問五個為什么，從而找到問題的真因。五個為什么原理如圖6所示。

如，員工在做“清掃”這一步驟時，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場有一個電動機的聯(lián)軸器漏油了。如果按照原來的思維，工人會把地板上面的油擦洗干凈，然后用一個鐵盤放在地面上接油，但機器的漏油并沒有得到改善。因此，用“五個為什么”的工作方法，分析流程如下：

機器為什么會漏油？

因為油封不好。

機器為什么油封不好？

因為震動大。

機器為什么震動大？

因為地腳螺絲松動

為什么地腳螺絲松動？

因為地面的固定樁松動。

分析下來，員工發(fā)現(xiàn)，要解決電動機聯(lián)軸器漏油，最終需要緊固地面的固定樁。

結合上面的案例可以發(fā)現(xiàn)，其實清掃的同時，就是對于設備的檢查。因此，在現(xiàn)場的設備管理中，對于設備的清掃過程，也是完成對于設備的“點檢”過程。在5S管理的實際操作中，清掃不僅僅是打掃現(xiàn)場的衛(wèi)生，打掃設備表面的塵埃，而是要徹底找到真正的污染源，消除現(xiàn)場污染的根源。同時，也是對于設備的一次點檢過程。

清掃過程“五個為什么”的分析，體現(xiàn)了日本企業(yè)的管理特色。即，日本企業(yè)管理特別注重將一些原本復雜的分析方法，通過極簡單的方式讓每一個員工都容易學會。而這種看似簡單的分析方法，對于培養(yǎng)員工深入分析問題，查找問題真正原因的習慣養(yǎng)成非常重要，同時也非常實用，遠遠超過諸如要求員工“做事要認真、分析問題要細致”等難以實現(xiàn)有效操作的模糊性要求。

“五個為什么”分析法，也非常好地體現(xiàn)了管理上的“化繁為簡”。即，讓各種素質的員工都能夠簡單快速地學會使用。

清掃中的管理哲學

5S中的清掃，是要找到管理中問題的真因，消滅問題的根源，而不僅僅只是看到問題的表面。清掃表面的浮塵并不能真正解決問題，分析出問題產生的真正原因，消滅問題源，才能真正的解決問題。

清潔

清潔的過程，就是對于上述“整理、整頓、清掃”堅持做并習慣化。所謂“清潔”，不僅包括通常的干凈、清潔的意思，而主要是指維持和鞏固上面“整理、整頓、清掃”獲得的結果，保持生產現(xiàn)場任何時候都整齊、干凈。保持作業(yè)現(xiàn)場潔凈明亮，使員工產生愉快的心情，有利于提高工作效率。

所以，清潔的過程，實際上是對于以上整理整頓、整理和清掃的動作不斷重復的過程。實施清潔的過程中，堅持持續(xù)對與前面3S（整理、整頓、清掃）的不足之處進行糾正，對前面3S的意義進一步提高認識，使員工意識螺旋式上升。為了真正維持3S，就要在全企業(yè)整體實施，全面宣傳和教育，并通過巡檢、5S通報、宣傳畫、標語、交流會等各種形式來加強員工對于5S的理解。

清潔中的管理哲學

5S管理融合了一種徹底分析問題的方法，就是“五個為什么”。員工在現(xiàn)場遇到問題，凡事都要問五個為什么，從而找到問題的真因。

在“清潔的過程中”，“標準化”是最重要的工作內容。首先，要使“清潔”的標準成為企業(yè)內部的日常例行工作，清潔的過程也是一個標準化的過程。清潔的狀態(tài)主要包含有三個要素：“干凈”、“高效”、“安全”。在制定清潔標準的過程中，這三個方面都要有具體的標準，所有這些標準的要素就構成“清潔狀態(tài)”的標準要求。只有建立相關的標準之后，才能保證企業(yè)的管理水平上臺階。否則，就會隨時下滑。

企業(yè)的管理水平會由于員工的惰性，對標準的執(zhí)行存在弱化的趨勢。針對于此，海爾公司提出了斜坡球理論（見圖7），在實行OEC日清控制中，海爾堅持按照標準做事，實際上也可以看做是“清潔”的一種表現(xiàn)形式。

素養(yǎng)

為了保證管理水平不下滑，有標準還不夠，還要有執(zhí)行的人。沒有人的素養(yǎng)的提高，前面做得再好也沒有辦法保證效果。有人說管理就是制定標準、讓人按照標準來做、并不斷修改標準的過程。標準能不能得到有效實施，最終還要靠不斷地提高人的素質來達成。所以，5S管理最后一個環(huán)節(jié)也落在了人的素質提高上面。

素養(yǎng)的主要目的，是要讓員工形成良好的按照作業(yè)標準要求進行作業(yè)的習慣。凡是已經制訂了標準的，所有員工一定要按照標準來執(zhí)行。5S是通過整理、整頓、清掃、清潔，來不斷提高員工的素養(yǎng)（見圖8）。很多公司采取了強化員工意識的方法，如每天的晨會，班前班后會等，歸根到底也是要不斷的提高員工的素養(yǎng)。

素養(yǎng)的管理哲學

不管是什么樣的管理方法，最終都是要人來執(zhí)行的。所以，不斷推進員工的素質是非常重要的。衡量員工素質的重要條件之一，就是員工是否不折不扣地理解和執(zhí)行公司已經制定的相關標準。

在此，我們可以得到一個結論就是，5S管理的本質，并不是對于物和環(huán)境進行的管理，而是通過一系列的可實施、可控制的操作，來對人的素質進行管理。人的素質將決定產品和服務的質量。

5S在管理方法上的突破

在5S管理方法之前，企業(yè)對于要求員工要遵守規(guī)則，或者遵守標準的要求。需要不斷做員工的思想政治工作來實現(xiàn)，但企業(yè)管理者卻很難衡量，到底員工心里是否能夠真正理解和遵守相關標準。而且，這其中最大的問題是，企業(yè)不會每天都能夠召集員工討論，企業(yè)也很難衡量員工心里是否真正理解和接受，企業(yè)對員工的思想動態(tài)也沒有辦法進行有效控制。

5S管理的偉大之處在于，它針對員工能否按照標準進行工作，制定了一個可操作的、可衡量的標準，擺脫了不斷要求員工提高思想意識、認真工作等難以有效落地和操作的方法，實現(xiàn)了員工的管理可控。可以說，5S管理是現(xiàn)場管理和質量管理的最基礎、應用最廣泛的管理工具，發(fā)揮著構建質量管理大廈的基礎作用。