論文件運動的核心概念

2018-12-01 06:58:02歸吉官

檔案管理 2018年6期

摘要：文件形成活動和現行價值不僅是檔案學的重要概念，而且還是文件運動理論研究的核心概念。以往的研究之所以出現瑕疵，主要是由于對這些基礎概念的內涵與外延界定不清，把握不準所致。文件形成活動是貫穿于文件運動全程的主線，是文件運動規律的本質反映，同時也是文件價值形態轉化的重要觀察窗口?，F行價值的價值主體與文件形成者、受文者密切相關，其價值形態與文件雙重價值存在必然聯系，其價值作用范疇也有特定的時空范圍。對核心概念界定不清或脫離核心概念可能會誤認為文件運動可以出現回流或逆向、橫向等現象。

關鍵詞：文件形成活動；現行價值；文件運動規律

Abstract： The activities of records formation and current values are not only important concepts of archival science， but also the core concepts of records movement theory research. The reason for the disputes in the past research is mainly due to the unclear definition of the connotation and extension of these basic concepts. The activity of records formation is the main line running through the whole process of records motion， and it is the essential reflection of the law of records motion. The value subject of the current value is closely related to the documentary and the recipient， and its value form is inextricably linked with the double value of the document， and its value role category also has a specific time and space scope. Unclear or disengaged from the core concepts may mistakenly believe that document movements may recur or reverse， and horizontally.

Keywords： The activities of records formation； The current value； The law of records motion

縱觀文件運動理論研究的發展歷程，學界對文件運動規律的認識經歷了由淺到深，由單一到豐富的漸變過程。學者們從不同的實踐背景或角度出發都可以描述和揭示各異的文件運動規律，于是出現了目前多種文件運動理論或學說并立的局面。諸如文件生命周期理論、電子文件生命周期理論、文件連續體理論、科技文件運動規律等各種理論，還有文件（運動）理論模型、文件跳躍與回流運動論、文件縱橫運動論、文件螺旋式運動論等各種學說，形成多種理論或學說并存、并立。雖然各個理論或學說在建構過程中都有相對明確的內容和價值取向，而且也有比較清晰的研究對象和領域，但是這些理論或學說并沒有實現在同一文件運動理論系統中的完全耦合，甚至還出現理論與理論之間的排斥，學說與學說之間的爭執，以及同一理論內容的前后矛盾。之所以如此，究其根源在于研究者們不注重對文件運動理論的核心概念、重要概念的把握和建設。鑒于此，本文從影響理論建構的根基——基本概念入手重新詮釋文件運動的核心概念，通過多角度、多層次、立體式地分析其內涵，使其更加明確而清晰，以期對科學建構理論和有力解釋檔案現象有所幫助。

1 “文件形成活動”是文件運動理論研究的重要概念

1.1 文件形成活動是貫穿文件運動全程的主線。文件形成活動是文件客體屬性的源頭和基礎，也是認識文件的重要窗口，通過文件形成活動就可以牢牢抓住文件客體的屬性。吳品才教授認為“文件形成活動是文件產生和推動開展的那個活動，它不僅反映了文件形成的過程，更是體現和反映了文件形成的目的”[1]。文件形成活動有別于文件制作活動，它是文件得以形成的根本原因。筆者進一步認為文件形成活動主要包含兩個層面的內容：一是文件形成活動主要是指文件內容所反映的業務活動，這是大多數文件或者說理想狀態下文件所共有的特性；二是文件形成活動還可以是文件制作形成者的思想意志活動[2]。在現實中，文件的形成可以歸結為上述兩種基本情形。第一種情形比較普遍，相對容易理解。而第二種情形則屬于個例，當文件內容所反映的業務活動無法開展或不存在，但是文件確已產生，那么文件制作形成者的思想意志活動便可成為文件的形成活動，內容失實的檔案或偽誤檔案就屬于這一類。從嚴格意義上說，文件運動變化需以其形成活動為基礎，不存在脫離于文件形成活動的文件運動。亦即，文件運動只能以文件形成活動為主線進行價值更替變化的抽象運動。文件形成活動的組織和醞釀期是文件運動的前期準備階段或文件制作形成階段，文件形成活動的開展及其目標的實現是文件運動到現行期的標志即現行文件階段，而文件形成活動進入終止狀態即意味著文件生命有可能被終結，或者文件形成活動本身所具有的屬性有可能被其他相關社會實踐活動利用而延續生命。可以這么說，文件價值是文件運動的根本動力，而文件形成活動則是貫穿文件運動全程的主線，其基礎性地位和作用毋庸置疑。

1.2 考量文件價值應建立在文件形成活動之基礎上。人們對文件客體屬性變化最直接、最直觀的感受就是文件本身，尤其是文件所反映的內容信息或者業務活動，而這歸根結底都只能指向文件形成活動?！拔募\動唯一的動力源泉是文件價值類型的呈現及其變化，而文件價值類型的變化受文件客體屬性變化的制約。”[3]文件價值是社會主體對文件客體屬性的一種肯定關系，而文件客體屬性又是通過文件形成活動來集中體現。因此，文件價值形態的變化受制于文件形成活動的變化。文件形成活動由組織和醞釀、開展和執行到完成或終結的變化過程決定著文件價值的更替變化，文件形成活動運行到哪一階段就決定著文件將呈現什么樣的價值形態。顯而易見，現行價值和非現行價值的劃分直接體現了文件形成活動的變化過程。即便是依據文件價值的作用對象分為第一價值和第二價值的文件雙重價值理論，也需立足于特定的文件形成活動，否則是不成立的。另外，在文件或檔案價值鑒定中同樣需要立足于特定的文件形成活動，甚至可以說價值鑒定很大程度上是對文件形成活動的鑒定。因為“誰是形成活動，那么文件或者檔案就是它的原始記錄；換言之，文件或者檔案是其形成活動的原始記錄，它只真實地記錄著其形成活動的全過程，而非其他”。[4]文件形成活動的重要性和完整性直接影響著文件的取舍和價值大小。在數字時代，當學界對“來源”有了更深刻的認識，即普遍認同“來源實質上與多樣的職能及活動關系相聯，而不是主要與其初始的組織結構位置相聯”[5]這樣的共識之后，基于職能來源的宏觀鑒定法所強調的“對文件或記錄的職能來源進行鑒定”[6]中的職能來源與本文提到的文件形成活動或形成文件的社會實踐活動并無二致。不言而喻，宏觀鑒定法的基本思想集中體現了文件價值與文件形成活動固有的內在聯系，而且要求在開展檔案價值鑒定時需充分考慮形成文件或記錄的社會實踐活動。在檔案工作中，價值鑒定是一大難題，這除了價值鑒定本身的復雜性外，還有一部分原因是檔案工作人員對一些文件的形成活動缺乏必要的了解，不熟悉文件形成的來龍去脈，所以難以對文件或檔案作出有效的價值判斷。文件價值形態的變化與文件形成活動密切相關，考量文件價值應建立在特定的文件形成活動基礎上。

2 界定檔案學意義上的“現行價值”概念

2.1 國內外對“現行價值”的相關表述。檔案學研究經常會使用到“現行價值”，尤其是在文件運動理論研究中更是繞不開這一概念。比如現行文件具有現行價值，這就是經常能看到的表述，也是基本常識。按理說，研究者們對“現行價值”應該比較熟知，對概念內涵及本質的把握也應該比較準確。但事實并非如此，當遇到一些特殊文件在作復雜性運動時，“現行價值”往往未能得到合理的解釋和運用，甚至出現誤用。在進一步分析“現行價值”之前，先來認識國內外檔案學者對其及與之相關概念的理解。阿根廷知名檔案學家曼努埃爾·巴斯克斯教授認為：“‘現行就是一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律的或行政的效力或力量；‘現行期則是文件用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或者從一般意義上說是為完成其內容規定的任務或達到其為之而形成的目標而發揮作用的階段?！盵7]我國檔案學者也有相類似的表述，例如，傅榮校這樣概括：“現行作用——是文件內容針對的活動正在進行之中，文件對其形成者（或使用者）的作用。（此時顯示的是第一價值）”[8]陳瓊認為：“文件現行效用是指文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，是發文者與受文者特定關系的體現?！盵9]曹洪斌則簡單表述為：“所謂現行性，顧名思義，就是正在執行、施行之意?！盵10]綜合各種相關定義，無論是表述為現行價值，還是現行效用，抑或現行性，大家對其本質的認識基本是一致的，那就是文件正在發揮信息傳遞和活動控制功能，或者說與文件內容相對應的業務活動正在執行、施行。然而，在實際的研究當中將“現行價值”停留在這一認識層面是遠遠不夠的。認識“現行價值”離不開特定的價值主體，也即文件對誰產生這樣的現行效用，這是構成文件價值關系的核心要素。此外，“現行價值”作用的時空范圍及其與其他價值形態的關系等等都需要進一步梳理和明確。

2.2 現行價值的核心要素

2.2.1 文件形成者是構成現行價值的第一個價值主體。文件對其形成者來說具有表達意志、傳遞信息以及對業務活動的管理、控制功能，說明現行價值的第一個價值主體首先應該是文件的形成者。如果文件所發揮的信息傳遞和活動控制功能與文件形成者無關，或者文件形成者并未參與其中，那么構成現行價值的價值主體是殘缺的。甚至可以說，此情形的現行價值不是真正意義上的現行價值，而且是違背常理的。因為文件產生形成的初衷首先是為了其形成者服務，對其形成者具有某種功用。對于一般的公文類文件來說，現行價值的價值主體與其文件反映的業務活動聯系比較緊密，權責明晰，而且業務活動難以復制，所以公文類文件的形成者與現行價值是緊密聯系在一起的。而某些科技文件則大不一樣，由于與其相對應的業務活動的可復制性，再加上文件與原形成者的聯系不是很緊密，即便該文件已經成為歷史文件，那么其內容所反映的業務活動依然可以在新時空中重新運轉，重現出執行、施行之意。比如古代宮廷建筑圖紙用于當今的仿古建筑設計，某一機械零件產品停產之后又重新啟用其原設計圖紙投入到新的生產線恢復產品生產。當然，我們不能將這種穿越時空而呈現的價值稱為現行價值，只能說是一種參考價值。因為文件的原形成者已不復存在，文件發揮的信息傳遞和活動控制功能也不是對文件原形成者而言的。

2.2.2 文件受文者是構成現行價值的第二個價值主體。文件受文者是文件現行價值的第二個價值主體，文件對其受文者來說具有依據功能。當文件受文者接收到文件形成者所制發的文件，受文者即可按照文件形成者的行文意圖執行、施行文件內容所反映的業務活動。此時，文件對受文者來說具有一種辦事的依據作用，用以明確受文者只能嚴格按照文件內容規定的任務或者行文意圖去開展相關活動，實現行文目的。這就是現行價值在受文者上的具體體現。還需強調的是，這里的受文者是文件的既定受文者或原始受文者，而不能理解為接收到文件的任何主體，不應將文件的受文者隨意擴大化。否則，將會影響到對現行價值的準確理解。一旦文件現行價值的第二個價值主體（文件受文者）與文件的既定受文者或原始受文者不一致，將無法維持和體現文件形成者和受文者在其業務活動中的既定關系及地位。例如，一份具有商業機密的科技文件被第三人竊取，該文件內容對第三人確有現實使用的價值，但這種使用價值并非現行價值，而是一種參考價值或情報價值。因為第三人不是文件的既定受文者，與現行價值無法構成價值關系?；蛟S可以將思考向前推進一步，假如第三人使用的文件辦理完畢，那么該文件也是無法成為第三人與文件形成者開展相關活動真實的歷史記錄的。所以，現行價值的第二個價值主體（文件受文者）只能是文件的既定受文者或原始受文者。

2.3 現行價值與文件雙重價值的關系。通過上文分析得知，文件現行價值有兩大價值主體，一是文件的形成者，二是文件的受文者。文件對其形成者而言，具有指揮或控制功能；文件對其受文者而言，具有依據作用。不管是指揮、控制功能，還是依據作用，均體現了現行價值在文件形成者和受文者兩個不同主體上的作用形式?，F行價值與其價值主體的關系可以這樣概括：現行價值只能表現為對文件形成者和文件受文者的價值。到此，或許會發現這一表述與謝倫伯格的文件雙重價值存在一些驚人的相似之處。謝倫伯格原先將文件第一價值的價值主體視為文件的形成者，后來何嘉蓀教授對謝倫伯格的文件雙重價值理論作了適當發展，認為文件第一價值的價值主體，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者[11]?？梢?，文件現行價值的價值主體與經過理論發展后的文件第一價值的價值主體是完全一致的。因此，判斷一份文件是否具有現行價值，首先要看它是否存在第一價值；該文件對怎么樣的主體能夠產生現行價值，關鍵是要看該主體與第一價值的價值主體是否吻合。到此可以形成這樣一個認識：現行價值只能表現為第一價值，但是第一價值并不只有現行價值。文件第一價值比現行價值更廣，不是所有具有第一價值的文件都呈現出現行價值。與現行價值對應的文件類型是現行文件，在此筆者有必要對現行價值和現行文件的價值作一區分?，F行價值只能表現為第一價值并不等同于現行文件只有第一價值，很多現行文件都具有第二價值?，F行文件除了具有對文件形成者和受文者的現行價值外，還有對其他利用者的參考、情報等非現行價值。

2.4 現行價值在時空維度上的作用形式。文件只在特定的時間維度和空間領域發揮現行價值效用，離開既定的時空范圍，文件現行價值將不復存在。首先，從時間維度上看，文件現行價值發揮效用的時間應與文件形成活動（業務活動）反映的時間相符，或者文件的形成或發送與其既定時間一致。不存在超越時間范圍的業務活動的重現和現行價值“回流”，即便某些歷史文件反映的業務活動在現今可被成功復制用于開展與之相關的社會實踐活動，但是時光無法倒流，此前已經消逝的各種情景無法原原本本呈現。因此，文件只要履行完現行使命，其現行價值隨即消失，而且不可逆轉。其次，從空間領域上看，文件現行價值發揮效用的空間應與文件形成活動（業務活動）一致。與文件內容相對應的業務活動是文件現行價值發揮效用的唯一領域，不應脫離于既定的業務活動談現行價值。在現實當中，確實存在某些科技文件可以橫跨多個業務活動的空間領域，按照原有的文件內容和使命，遵循原有的文件運行軌跡重新運轉的現象。但是這種情形不是文件現行價值在與其相關的業務活動中的再現，而是其他文件價值類型在起著參考或情報價值作用。因為，文件是特定業務活動的產物，而且文件與其業務活動是一一對應關系，在特定業務活動中產生的文件，其現行價值只能針對該業務活動而言。一般來說，公文類文件現行使命履行完畢后，很難再跨越時空按原文件內容和使命重新運轉。認為某些科技文件可以出現“現行價值”的“起死回生”，主要是對“現行價值”的誤讀誤解造成的。從科學的文件管理角度看，應該嚴格遵循“一事一文”原則。每一項重要的業務活動都應該有相關的文件與之相對應，直接套用其他業務活動的文件開展自己的業務是一種想當然的、脫離實際的想法。

3 對核心概念界定不清或脫離核心概念可能帶來的后果

3.1 認為文件會發生回流運動或橫向運動。無論是何嘉蓀教授的文件回流運動論[12]，還是吳品才教授的文件橫向運動論[13]，均認為已經完成現行使命的非現行文件可以“起死回生”重現現行價值。然而，這里的“現行價值”并非真正意義上的“現行價值”。對于已經失去現行價值的文件而言，產生現行價值的客觀條件——文件形成活動（業務活動）已經逝去不復返，離開特定的文件形成活動談現行價值不僅毫無意義可言，甚至還會引發不必要的爭論。在文件的回流運動論和橫向運動論中，所謂的“現行價值”并不都表現為第一價值，其價值主體也與文件第一價值的價值主體不相吻合，即現行價值的價值主體不是文件的原始形成者和既定受文者，而是利用文件的第三人或者說是其他利用者。在科技文件管理中，倘若科技文件與其內容所反映的實物不盡一致時，是允許對該具有現行價值的科技文件進行修改或補充的，這也正體現了科技檔案形成的“動態律”[14]。當實物發生變動時，這一做法能夠保證科技文件內容與其所反映實物的一致性。當然，諸如病歷檔案、人事檔案等一些專業性強的專門檔案同樣可以采取類似的管理方法。不過，這樣的做法只適用于具有現行價值的現行文件，如果是已經失去現行價值的歷史文件，是不允許對其作任何修改的，歷史記錄的原貌需要原樣保存。如果認為“古代建筑圖、古代宮廷菜譜”等文件在現今還具有現行價值，那么當這些文件與現在所開展的業務活動不完全相符時，也允許對文件作相應的修改或補充。很顯然，這是違背檔案工作原則的。實質上這些文件已經是歷史文件，文件的歷史原貌要得到充分維護和保持。如果違背這一客觀規律，歷史文件被視為再次呈現現行價值的現行文件進行管理，必將傷及檔案的本質屬性。

3.2 混淆文件運動與文件利用活動。文件運動是文件內在的、本質的抽象運動，其驅動力是文件價值，而文件利用活動則是文件運動的具體表現形式。鑒于此，才有學者認為：“文件橫向運動與檔案利用是有區別的?！盵15]由于利用主體的需求不同，文件利用活動會呈現出多樣化，與文件運動并不是一一對應關系，即同一文件運動階段可以表現出各有差異的文件利用活動。處于現行期的文件，對不同利用主體具有不同的價值，對文件形成者和受文者而言具有現行價值，體現的是第一價值；而對其他利用主體來說則是一種參考或情報價值，體現的是第二價值。文件進入非現行階段，對文件形成者和受文者而言具有憑證價值，體現的是第一價值；同樣，對其他利用主體來說則是一種參考或情報價值，體現的是第二價值?，F行價值是文件運動到現行期所特有的，是維系和體現文件形成者和受文者的固有關系及地位的一種價值關系，是其他利用主體不享有的。文件回流運動論和文件橫向運動論認為文件進入非現行期后可以再現現行價值。其實不然，所謂的“現行價值”重現實際上是文件形成者和受文者以外的其他利用主體對文件的利用，文件發揮的是參考或情報價值，體現的是第二價值。這種情形既不是文件的回流運動，也不是文件的橫向運動，而只是一般的文件利用活動。文件運動與文件利用活動雖有一定的聯系，但兩者不能等同，更不能混淆使用。

綜上所述，認為文件可以發生回流（逆向）運動、橫向運動的理論觀點都有一個共同的缺陷，那就是沒有將文件運動根植于特定的文件形成活動中進行考量，并由此導致對“現行價值”概念理解的失當。然而，文件形成活動和現行價值恰恰是文件運動理論研究的核心概念，在復雜性文件運動的解析中具有不可忽視的作用。

*本文屬廣西民族大學引進人才科研啟動項目“西方檔案學理論中國化進程中的時代化研究”（2017MDSKRC10）研究成果之一。

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