原生電子竣工圖歸檔實踐探

劉淑妮 趙釗

摘 要：竣工圖是基建檔案中的核心價值檔案，如何從紙質向電子歸檔逐漸過渡，這是時代的需求和現實的需要。本文對比分析了原生電子竣工圖與傳統數字化歸檔的利與弊，以西安交通大學實踐中原生電子竣工圖歸檔為例，提出了以施工單位編制為主，設計、監理及建設單位協同保障的原生電子竣工圖編制歸檔模式，此舉很好地滿足了日常竣工圖高頻的信息查考功能，并為完全意義上的原生電子竣工圖實現打好了基礎，具有一定的現實借鑒意義，最后分析了其可實現的關鍵性保障措施。

關鍵詞：原生電子竣工圖；數字化掃描；雙套制；協同；增量電子化

Abstract： Completion drawings is the core archives of all capital construction archives and how to switch from paper archives to electronic archives adapts to not only the requirement of the era but also the need of reality. In this paper， the pros and cons of original electronic completion drawings and traditional digital archives is comparatively analyzed with the practice of filing original electronic completion drawings of Xian Jiao Tong University as an example. this paper puts forward a filing mode that focuses mainly on compiling construction side of employer with design unit， supervisory unit and construction side of contractor supporting cooperatively. Above-mentioned mode meets the requirement of rapid information search for completion drawings ， moreover ，this mode lays the foundation of realizing original electronic completion drawings in the true sense， which is of a certain practical significance . In the end， the paper analyzes critical measures to guarantee implement.

Keyword： original electronic completion drawings digital scanning double bearing cooperation electronic increment

1 原生電子竣工圖歸檔的現實意義和時代需求

隨著信息化、智能化、網絡化程度的不斷提高，檔案工作的內容、方法和手段也在不斷地被改變，目前我國檔案工作正經歷從紙質向電子歸檔、從實體管理向檔案數據管理、從手工操作向信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。數字型智慧檔案館建設一直是檔案界近年討論的熱點，而電子文件的收集是其建設的重要支撐和保障。

作為一名一線基建檔案收集人員，自己深知竣工圖是基建檔案利用中頻次最高的核心價值檔案，它對于后期建筑物的維護、管理、改擴建、工程審計等發揮著至關重要的作用，而電子竣工圖的收集一直是基建檔案工作者著力攻關收集的重點內容。一方面這是時代的呼喚，我國檔案工作正在逐步落實“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，葆有職業敏銳性，樹立電子文件思維意識，努力收集更多原生的電子文件是檔案人的職業要求，以為數字檔案館建設做好基礎保障；同時這也是現實客觀所需和形勢所迫。現在歸檔的竣工藍圖多是計算機出圖，而且有些是在打印版的基礎上再次復印，并非過去由底圖曬制出來的藍圖，紙張、字跡線條耐久性都很差。作者曾翻開兩年前歸檔的館藏竣工圖紙，發現折痕處已經嚴重泛黃，后期因利用時打開次數較多折痕處已斷裂，圖面內容字跡線條也已開始褪色，隨著時間推移，圖紙質量可以預知，很不利于竣工圖永久保存，所以電子竣工圖的收集迫在眉睫。

2 傳統電子竣工圖歸檔的現狀及弊端

目前，據作者了解，不論各城市建設檔案館還是高校、企業，電子竣工圖歸檔普遍采用傳統的數字化掃描方式，即將紙質竣工圖收集齊全完整后，通過數字掃描的方式來轉換，形成JPEG或TIFF格式文件，掃描雖然可以保障紙質和電子版內容完全一致，各種簽章也很好地得以保留，不論對于后期信息查考還是憑證使用，都能滿足需求，但是也弊端多多。一方面成本很高，不經濟，而且掃描后圖片存儲占用空間較大。另外，后期在利用時，如果需要打印圖紙，因為底色是藍色的，黑白打印圖面內容很不清晰；再如有些城建檔案館在歸檔時，要求各歸檔單位自行掃描圖紙，為了便于存儲，掃描后圖紙要求壓縮在2MB以內，圖面內容清晰度也因此大打折扣。更重要的是此做法與目前國家檔案局“增量電子化”的戰略要求不接軌，所以，依托現代信息技術和管理手段的原生電子竣工圖的歸檔是大勢所趨。

3西安交通大學原生電子竣工圖歸檔實踐探索案例分析

2017年始，西安交通大學檔案館（以下簡稱我校檔案館）基建檔案之竣工圖全面實現了雙套制歸檔，不論是新建和改擴建項目還是修繕改造項目，建立了以施工單位編制為主，設計、監理及建設單位協同編制審核原生電子竣工圖的歸檔機制，這在檔案業內具有一定的開創性，具有一定的現實意義。

3.1 前期調研論證階段。CAD技術已經廣泛應用于設計行業，為施工圖底稿留下了數字版本，設計院在給建設單位提供紙質版施工圖的同時，也提供了電子版施工圖，這一般是建設單位在設計合同中提出的共性要求，在施工階段，建設單位給施工單位提供紙質圖紙的同時，一般也會提交電子版，這首先給原生電子竣工圖的編制、歸檔創造了很好的外部基礎條件。當作者意識到這一點時，從2015年開始，每一次在項目資料歸檔時，都會耐心細致地向編制竣工圖的施工單位及建設單位多方了解原生電子竣工圖歸檔難度以及可實施的條件，比如：施工單位是否愿意將施工中所有變更改繪在電子施工圖上？施工單位是否具有這樣的技術實力？改繪完之后，設計院、建設單位、監理單位多方是否愿意審核會簽？建設單位是否愿意承擔起從中協調以及前端控制的關鍵角色？如果歸檔，應該是以什么樣的格式來歸檔，CAD還是將CAD轉換成PDF格式？如何來轉換？電子竣工圖的真實性、完整性、準確性如何來保障？在后期查檔利用的過程中，電子竣工圖如何與檔案管理系統掛接，等等，這些都曾是作者心中的疑問，經過與建設和施工單位反復溝通、協調與論證，以及作者在實踐中摸索，這些問題最終迎刃而解，原生電子竣工圖歸檔也順理成章得以實現。

3.2 不斷強化雙套歸檔意識的過渡期。實踐證明，建設單位在原生電子竣工圖歸檔實現中發揮著至關重要的作用，所以這是突破口，因此作者抓住每次與校基建部門兼職檔案員宣傳交流的機會，并多次發函至校基建部門宣傳原生電子竣工圖歸檔的必要性及現實需要性，并從中提出自己近年來對此問題的一些思考、見解及可實現的途徑等，多舉措并進，反復和建設單位協商如何更好地實現，最終基建部門從開始的極力抵觸到逐漸地接受與配合，最終與建設單位達成共識，形成以施工單位編制為主，建設單位、設計單位及監理單位協同保障原生電子竣工圖質量的機制。原生電子竣工圖的實現是件惠及多方的事情，建設單位作為竣工圖利用的最大主體，他們是最大的受益者，有了電子版，后期查檔將更加快捷和準確，而且檔案館也向信息化、數字化的方向邁進了一步，服務成效提高了，歸檔部門的積極性也更高了，兩者之間相輔相成，相互促進，形成了歸檔的良性循環。實踐探索中，歸檔的電子竣工圖質量也經歷了從零星的CAD、PDF到點、線、面逐次鋪開、格式從不統一到逐漸統一；從新建項目到修繕項目逐漸輻射。

3.3 初步實現雙套制歸檔的飛躍期。各種條件時機成熟后，2017年我校檔案館決定將竣工圖的收集變為雙套制（即紙質+電子）歸檔，并發函給學校相關基建部門，提出原生電子竣工圖明確的歸檔要求。雖然，目前我校收集到的原生電子竣工圖上沒有電子竣工圖章，還不是完全意義上的電子竣工圖，但只要保證內容和紙質完全一樣，能夠完全真實反映建筑竣工結果，就可以滿足后期查檔中大部分的信息查考功能需求，這就是電子竣工圖收集的一大飛躍和進步，一般用于憑證使用的查閱較少，除非建筑質量出現問題，不過即使需要作為憑證，還有紙質竣工圖做后盾，且當電子竣工圖章和電子簽名規范而全面實現時，真正的原生電子竣工圖便可實現，作者堅信這一天指日可待，重要的是先打好基礎。

3.4 我校檔案館對原生電子竣工圖收集歸檔的要求及分步實施

3.4.1 項目竣工驗收后，由施工單位負責匯總所有變更編制竣工圖，倡導變更隨發生、隨編制的原則（即與工程進度同步）。竣工圖的改繪與編制應符合國家現行有關制圖標準和相關規定。編制竣工圖的形式和深度應根據不同情況區別對待：（1）如果施工嚴格按照設計施工，即使無任何變更發生，電子版內容也要在建設單位的總協調下，經監理、設計、建設單位多方審核的確無任何變更發生后，由設計單位將圖框欄中的“施工圖”改為“竣工圖”，修改出圖時間后，由施工單位將CAD格式轉化為PDF格式后，生成最終的原生電子竣工圖并進行歸檔，出圖后，同時加蓋出圖章、注冊章、竣工圖章，轉換為最終的紙質竣工圖。（2）在施工過程中，如果發生了變更，不論是一般性變更還是結構形式、工藝改變、平面布置改變等其他重大改變，由施工單位負責收集匯總好所有的設計變更，應注意收集齊全完整，按照國家建委 1982 年《關于編制基本建設竣工圖的暫行規定》，可在紙質上改繪或需要重新繪圖的，一律由施工單位在原施工圖CAD電子版基礎上進行變更改繪或者重新繪制。在建設單位的總協調下，經監理、設計、建設單位審核無誤后，由設計單位將圖框欄中的“施工圖”改為“竣工圖”，修改出圖日期后，由施工單位將CAD格式轉換成PDF格式，生成最終的原生電子竣工圖。

3.4.2 施工過程中，如果出現新增設計圖紙，原施工圖和新增設計圖紙相互補充，構成了最終的竣工圖，施工單位將電子版與實際施工結果對照檢查后，在建設單位協調下，經監理、設計單位審核無誤后，由設計單位將圖框欄中“施工圖”改為“竣工圖”，并修改出圖日期后，交由施工單位直接將其轉換為PDF格式，生成最終的電子竣工圖歸檔。注意未采用或全改的施工藍圖不歸檔，用新的變更藍圖代替原圖，且應修改完善圖紙目錄。

3.4.3 施工單位在圖紙轉換或者委托外單位出圖轉換（實際歸檔中，有些施工單位愿意出費用委托外單位轉換的）時，必須保證圖面內容不丟失，轉換之后施工單位還要再次核對，以確保圖面內容與轉換前完全一致。另外，CAD電子版竣工圖一般是多張圖紙內容在一個DWG文件中，轉換時要進行拆分，盡量一張圖紙一個PDF文件。當然，在實踐中，作者發現對于一些小型修繕項目，圖紙量比較少的情況，可以按照專業進行轉換，即一個專業轉換一個PDF文件，因為專業圖紙量少，查閱時也不影響快捷率，瀏覽時也更加清晰。對于專業圖紙量非常大的情況下，還是逐張轉換使用時更加方便。特別強調的是，歸檔電子竣工圖圖面內容和紙質版必須完全一樣，是嚴格經過施工、監理、設計、建設單位共同質量審核，能夠真實反映建筑竣工結果。

3.4.4 所歸檔圖紙以單位工程為單位，包含總包和所有分包圖紙，總承包單位負責其自建項目竣工圖的編繪工作，分包單位負責所分包工程竣工圖的編繪工作。歸檔要求：①原生電子竣工圖歸檔2套，格式要求將CAD轉化成PDF，一套刻錄成光盤，一套上傳檔案管理系統。②光盤存儲路徑為：工程名稱+電子竣工圖，例材料學科或基礎大樓工程電子竣工圖。盤內文件首先按照專業各自分開，各專業文件夾下每份PDF圖紙按照圖紙目錄有序排列，盤內文件名存儲路徑為：序號+工程名稱+圖名。③移交前圖面內容經監理、設計、建設單位多方審核，內容完整、準確、真實。

3.4.5 電子全文上傳后，直接生成竣工圖電子條目，并掛接了原文，省去了之前文件級條目的著錄，通過批量修改的方式完善責任者、文件時間、歸檔單位等字段信息。對于大型的基建項目，首先按照專業進行合理組卷，各專業視圖紙量多少分為一卷或多卷；對于小型基建項目，可以視圖紙量的多少按專業分別鋪開或者分為多卷。實踐歸檔中，關于電子竣工圖沒有專門建庫表，而是和項目的其余技術資料依次排列在一起，利用時直接按字段就可以檢索到全文。

3.4.6 電子竣工圖光盤按照載體著錄在聲像檔案分類下，因考慮到光盤只是備份，只著錄案卷級條目，案卷題名為：例材料學科基礎學科大樓工程電子竣工圖，不著錄文件級條目，日常的查檔利用，主要是利用檔案管理系統的數據。因此每一個建設項目向歸檔單位移交時，除JJ12-MN項目之外，還有SX19光盤的移交，為了方便和兼職檔案員簽字移交、節約紙張，一般將兩類案卷移交目錄合并在一起。

3.4.7 電子竣工圖移交時，除了常規的案卷移交目錄之外，建立施工、監理、設計、建設四方協同質量把關的移交制度，各方對竣工圖審核意見必須清晰完整地填寫在我館自行編制的《竣工圖歸檔審查意見表》上，加蓋公章后，將其作為一份文件歸檔保存。

目前，我國檔案工作處于雙軌向單軌的過渡期，應善于抓住機遇，尋找突破口，從原生的角度收集電子文件是大勢所趨。我校原生電子竣工圖的歸檔機制，與傳統的數字化方式相比，優勢多多，圖面內容完整真實，清晰度高，占用存儲空間小，操作簡單，以最小的成本達到了效率最大化，經實踐反饋，施工單位及各參建方配合程度很高，不管從收集歸檔的角度還是后期利用的效果，收效甚好。

4 原生電子竣工圖編制單位之探討

長期以來，由誰來編制竣工圖更有優勢，一直是業界討論的熱點問題。從目前國家現行的一系列建設項目檔案管理的標準、條例及規范來看，竣工圖應由施工單位來編制。然而在一些行業標準中，如國家發改委2005年發布的《電力工程竣工圖文件編制規定》（DL/T5229-2005），國家能源局2012年發布的《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012），明確規定，由原施工圖設計單位負責竣工圖的編制，所以從國家層面和行業標準方面，執行是有差異的。

作者在中國知網以“竣工圖”作為關鍵詞進行搜索發現，多數觀點還是贊同國家目前規范倡導的施工單位為竣工圖編制主體，也有呼吁變革竣工圖編制主體，改為設計單位的聲音，其中代表性觀點為：宋麗梅、常連福、李光2012年《檔案學研究》第3期《創新電子竣工圖編制的模式》中，提出設計單位為編制主體的電子竣工圖模式，其關鍵論點為：設計單位從編制的人力、技術、設備上更占優勢，可以規范、簡化編制流程，更加省時省力；對于提升行業信息化水平也有重要意義。不可否認，這的確是設計單位編制的優勢。然而，作者覺得對于竣工圖的編制，最重要、最核心的是圖紙內容的真實性、準確性和完整性，而這點的把握，設計單位是遠遠不如施工單位，施工單位是建筑產品的直接生產者，對整個施工過程及其變更是最了解的，可以保障圖紙內容與竣工結果的完全一致性。對于人力和技術上的弱勢，作者覺得施工單位并不缺乏精良的制圖技術人員，所以這點弱勢也表現得微乎其微。從目前我校的實際歸檔情況看，這并不足以成為阻力，所以作者更傾向于施工單位為主體的編制模式，施工單位是圖紙質量最有力的保障者，關于兩者各自編制的優劣分析見表1。

表1 設計、施工單位編制竣工圖優劣分析

5 保障原生電子竣工圖實現的關鍵性措施

5.1 從國家規范和行業標準層面，應該將電子竣工圖列入歸檔范圍，并明確編制和歸檔要求。目前，制約竣工圖歸檔的相關規范《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》、GB/T50328-2014《建設工程文件歸檔規范》、國家檔案局發布的DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規則》等，并沒有將電子竣工圖編制、歸檔納入其中，還停留在紙質竣工圖的層面，隨著檔案業務實踐的不斷發展，表現出不合時宜。另外為了保障原生電子竣工圖和紙質具有同等的憑證及法律效力，從技術層面、制度層面推動電子簽章及電子簽名的全面啟動，為竣工圖的雙套歸檔真正向單套歸檔轉變營造良好的外部環境，使其法制化、制度化、規范化、常態化[1]。

5.2 從歸檔單位的角度，建設單位要充分認識到原生電子竣工圖歸檔的現實意義和價值，并竭盡全力做好協調保障工作，做好前端控制，調動起各參建單位協同編制的積極性，從而讓各方優勢互補，保障竣工圖質量，這個至關重要。建立以施工單位編制為主體，設計、監理、建設協同作戰的編制機制。將雙套歸檔要求在每個招標環節就考慮在內，并列入合同管理，明確各自的職責和義務，建立工程款制約制度（不歸檔原生電子竣工圖，不予支付工程結算款），提前讓各方引起足夠思想重視，各參建方在相關報價時就可以考慮到相關的工作量，比如施工單位對原電子版施工圖的改繪、PDF格式轉換，設計單位對施工單位的協助，監理、設計對圖紙內容的全面審核把關等，可將時間成本和精力成本充分考慮在內。

5.3 變更是否收集齊全完整，對原生電子竣工圖的真實性、完整性起著決定性的作用。變更依據性文件是編制竣工圖的依據，它是指一個建設項目在施工過程中，因為施工的客觀條件和現實需要而對原施工圖進行變更形成的設計修改通知單及附圖、變更聯系單及技術核定單等。從目前歸檔情況來看，一個建設項目，沒有變更的情況很少，多數都有變更，而且有些變更量是很大的，這也為原生電子竣工圖的生成創造了很好的外部條件，當有變更或者變更較大的時候，作者在與施工單位交流中發現，他們更愿意在電子版上進行改繪，因為在電子版上改繪比手工在原施工圖上改繪更加方便高效。施工單位在編制時，設計、監理的協同尤為關鍵。施工單位現場技術負責人要密切關注變更情況，做好記錄與收集匯總工作，不能有所遺漏，設計駐現場代表、監理單位及建設單位對變更的發生發揮著決策、溝通協調的重要作用[2]，三個部門要協同把好源頭控制關，最終形成在建設單位的總協調下，施工單位編制為主，設計單位配合（可以充分發揮其設備先進、技術力量雄厚的優勢），監理單位審核的齊抓共管的良好局面，一起協同保障變更依據性文件收集齊全完整，并全部改繪沒有遺漏。

5.4 建立嚴格的審核會簽制度。施工單位在設計單位的配合下，改繪完所有的變更之后，各參建單位要組成技術審核小組，對所完成的原生電子竣工圖進行審核會簽，主要審核變更是否收集齊全、所有的變更是否修改到位、變更修改的依據手續是否齊全，圖面內容是否準確、完整、系統，并與竣工結果完全一致。如若發現問題，應及時由各責任方進行整改完善，以免為以后建筑物維修管理留下隱患。在歸檔環節，檔案館收集人員應根據紙質變更情況對圖面內容進行抽檢，作者不贊同檔案人員參與每個建設項目竣工驗收環節，來確保歸檔資料的完整性，因為這不符合實際，尤其基建量非常大的單位，一方面檔案人員精力根本顧不過來，另一方面意義也不大，做好前端控制才是關鍵。總之多環節來共同保障原生電子竣工圖的質量。

參考文獻：

[1]肖曉平.關于工程竣工圖編制的幾個問題[J].中國檔案，2013（7）：63.

[2]宋麗梅，常連福，李光.創新電子竣工圖編制的模式[J].檔案學研究，2012（3）：44.

（作者單位：劉淑妮，西安交通大學檔案館；趙釗：寶雞文理學院檔案館 來稿日期：2018-06-28）